Předposlední fází životního cyklu dokumentu je jeho uložení a následná archivace ve škole. Vzhledem k různým provozním podmínkám škol dochází také k ukládání dokumentU různým způsobem. V ideálním případě existuje ve škole pro jejich ukládání samostatná místnost zvaná spisovna. V současné době probíhá na mnoha školách proces optimalizace, který má velký vliv i na práci s dokumenty.
Ukládání dokumentů ve škole a jejich archivace
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ VE ŠKOLE
Všechny dokumenty a spisy
(dále jen „dokumenty“)
se
ve škole
ukládají
nejprve
v příručních spisovnách neboli registraturách
jednotlivých pracovníků školy, kterými jsou většinou skříně. Pro jejich přehlednost a snadnou dohledatelnost by v nich
dokumenty měly být uloženy podle určitého systému, nejlépe podle jednotlivých spisových znaků.
Ve chvíli, kdy jsou dokumenty vyřízené, jsou po dobu trvání jejich skartační lhůty uloženy ve školní spisovně, kde se ukládají podle spisového a skartačního plánu. Dokumenty se před jejich uložením kontrolují, jsou-li úplné –
obsahují podací razítko, číslo jednací, spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu
a v případě spisů také všechny dokumenty uvedené ve sběrném archu spisu.Postup při ukládání dokumentů stanoví spisový řád školy, ve kterém by měla být určena doba, kdy se vyřízené dokumenty do školní spisovny předávají, např. koncem školního nebo kalendářního roku, ve kterém byly vyřízeny, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle. Typickým příkladem dokumentu, který se nepředává do školní spisovny, je zřizovací listina, kterou musí mít vedení školy neustále při ruce.
Spisovna je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu školy a k provádění skartačního řízení. Novelou zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, která nabyla účinnosti 30. 12. 2010, už nemusí školní spisovna splňovat technické a bezpečnostní náležitosti stanovené tímto zákonem, nicméně by měla být umístěna a vybavena tak, aby zajišťovala bezpečné uložení dokumentů a jejich ochranu před nepovolanými osobami nebo fyzickým poškozením.
Hlavním důvodem je to, že některé školní dokumenty mají dlouhou skartační lhůtu (např. katalogové listy žáků mají skartační lhůtu 45 let) a je třeba s nimi zacházet tak, aby po této době mohly být v nepoškozeném stavu předány do místně příslušného archivu k trvalému uložení.
Ideální je umístění spisovny v uzamčené samostatné místnosti s regály.
Prací ve školní spisovně by měl být pověřen pracovník školy, který eviduje uložené dokumenty v tzv.
archivní knize.
Dokumenty se do archivní knihy zapisují průběžně podle toho, jak jsou do spisovny přebírány. Z praktického hlediska je možné si v archivní knize vytvořit oddíly podle druhů dokumentů. Každý oddíl se čísluje od jedničky. Dokumenty ukládá spisový pracovník do regálů podle spisových znaků, čímž vytváří přehledný systém sloužící k jejich budoucímu vyhledávání a provádění skartačního řízení. O zapůjčování a nahlížení do dokumentů pracovník také vede evidenci (zpravidla v samostatném sešitu) a postup tohoto procesu stanoví
spisový řád školy. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu, do archivní knihy se zapíše slovo
Ztráta
a číslo jednacího dokumentu, kterým byla ztráta řešena.Pokud škola nemá dostatečné prostory
pro zřízení spisovny jako samostatné místnosti,
uchovává dokumenty v uzamčených skříních.
SPISOVÁ ROZLUKA
Při zrušení nebo sloučení školy se provádí spisová rozluka. Její součástí je vždy skartační řízení, kdy se vyřadí dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty se předávají při sloučení nástupnické škole podle předávacích seznamů, při zrušení školy zřizovateli nebo likvidátorovi. Vyřízené dokumenty, kterým ještě neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nástupnické školy, resp. zřizovatele nebo likvidátora. Nevyřízené dokumenty se předají nástupnické škole, která si je zaeviduje jako doručené. Postup při provádění spisové rozluky musí být popsán ve spisovém řádu školy.
ZÁVĚR
Postup ukládání dokumentů ve škole je dán provozními podmínkami, které daná škola má a musí být popsán ve spisovém řádu školy.
Nejprve se dokumenty ukládají v příručních registraturách jednotlivých pracovníků školy, kterými jsou skříně, a po jejich vyřízení se předávají do školní spisovny, kterou je buď samostatná uzamčená místnost zvaná spisovna, nebo pokud škola nemá dostatečné prostory, tak uzamčené skříně.
Prací ve spisovně je pověřen zaměstnanec školy, který ukládá dokumenty do regálů podle spisových znaků, vede jejich evidenci v archivní knize a také zápůjčky.
Při reorganizaci (zrušení, sloučení) školy se provádí
spisová rozluka, jejíž součástí je vždy skartační řízení.
Dokumenty, kterým uplynuly skartační lhůty, se vyřadí, ostatní dokumenty se předají nástupnické škole, resp. zřizovateli nebo likvidátorovi k jejich dalšímu zpracování.V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat sedmou fází životního cyklu dokumentu –
skartační řízení a vyřazování dokumentů.
ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.