Spisová služba

Kdepak velký černý pes a mrtvý kostelník. Stačí nánosy prachu, spousta nahromaděných dokumentů třeba ještě z dob minulého režimu nebo časů císaře pána, počínající plíseň a věci, které tam ani nemají co dělat. A co je horší, teď jste ji dostali na starost vy, a aby toho nebylo málo, v poště vám přistál dopis z okresního archivu, protože jste dlouhou dobu neskartovali nebo ještě vlastně vůbec.

Prvního února nabyl účinnosti Postup atestačního střediska pro elektronické systémy spisové služby při provádění atestace elektronického systému spisové služby, podmínky provádění atestace a výše úplaty za provedení atestace1), vydaný v návaznosti na § 44 písm. v) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen „zákon“).

Školy se často snaží zachytit svou historii i v širším kontextu, a to v podobě školních almanachů. Ty obvykle mapují vývoj školy za desetiletí, obsahují vzpomínky, seznamy absolventů, fotografie žáků, studentů i pedagogů, ale také například výtvarné práce současných i minulých studentů.

Podle archivního zákona mají školy povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií.

Normativní definicí spisové služby je, že „výkonem spisové služby [se rozumí] zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností“ [§ 2 písm. l) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „AZ“].

Obecně z praxe platí, že spisová služba v organizaci je nejlépe vykonávána nejen na základě platných právních předpisů, ale také tak, aby byla zajištěna kontinuita řady činností, do jisté míry i bez ohledu na to, kdo je přítomen příjmu dokumentů, jejich evidenci, oběhu, vyřizování a hlavně jejich uložení.

Text se zabývá uchováváním klasifikačních prací v prostředí škol.

Poslední ze série článků věnovaných tvorbě Spisového řádu. V minulém čísle jsme se věnovali obsahu úvodní kapitoly a dále kapitolám o příjmu dokumentů, evidenci a vyřizování. Nyní se podíváme na zbývající oblasti, které ve Spisovém řádu nemohou chybět.

V závěru minulého příspěvku, který byl věnován spisovému plánu (přesněji spisovému a skartačnímu plánu), bylo konstatováno, že připravíme skartační řízení.

Škola jako veřejná instituce se musí v rámci svého chodu řídit řadou právních předpisů. Jedním z nich je i archivní zákon a jeho hlavní prováděcí předpis – vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby. (podrobněji viz níže). Tyto právní předpisy dávají školám, mimo jiné, za povinnost mít vlastní interní normu, která upravuje oběh dokumentů v organizaci od jejich přijetí či vzniku až po likvidaci, tedy skartaci.

Jak postupovat při tvorbě spisového a skartačního řádu?

Právní předpisy, formuláře, metodické materiály zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví, v platném znění zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, střením, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), v platném znění vyhláška č. 74/2005 Sb., o zájmovém vzdělávání, v platném znění

Převod dokumentu do analogové podoby

Používání „hlavičkového“ a „normálního“ papíru právní předpis neurčuje. Norma, která ve velké míře upravuje obsah „hlavičkového“ papíru, je ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem. Z obsahového hlediska se „hlavičkový“ papír nejvíce blíží obsahu tzv. obchodního dopisu (např. obchodní dopis s odvolacími údaji ve sloupci, obchodní dopis s odvolacími údaji v řádku).

Zákon č. 23/2017 Sb., o pravidlech rozpočtové odpovědnosti, se vztahuje mimo jiné i na veřejné instituce, kterými jsou také územní samosprávné celky a jejich příspěvkové organizace. Cílem tohoto zákona je zlepšení celkového hospodaření sektoru veřejných institucí v České republice, posílení transparentnosti a efektivnosti veřejných financí a ve výsledku též podpora konkurenceschopnosti české ekonomiky, díky čemuž přináší nové povinnosti ve vztahu k vytváření rozpočtu, které je třeba dodržet v zákonných termínech.  

 

 Zahájení správního řízení o přijetí k základnímu vzdělávání

Příprava a průběh správního řízení ve věci odkladu povinné školní docházky

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“) ve svém § 312 dává zaměstnavateli právo vést osobní spis zaměstnance. Toto ustanovení současně uvádí, jaké písemnosti může spis obsahovat a kdo do něj může nahlížet. Personální spis je možné charakterizovat jako soubor zcela nebo částečně standardizovaných dokumentů odpovídající právním normám a zaznamenávající průběh a výsledky jednotlivých personálních činností (pef.czu.cz/~panek/AT2008/Projekty/Personalni_spis.doc, Návrh struktury personálního spisu).