V dnešním článku vysvětlím velmi důležitou čtvrtou fázi životního cyklu dokumentu – jeho vyřízení a uzavření spisu. Tato fáze navazuje na tři předchozí týkající se příjmu dokumentu, jeho evidence, rozdělení a oběhu. Všechny dokumenty doručené škole a zaevidované v základní evidenční pomůcce musí být vyřízeny, proto je důležité dokázat rozlišit, které dokumenty jsou úřední povahy (a evidují se) a které nikoliv. Samozřejmě to závisí na pracovníkovi, který evidenci dokumentů zajišťuje, nicméně pomocníkem mu může být například seznam neevidovaných dokumentů, který je součástí spisového řádu školy.
Vyřízení dokumentů a uzavření spisů ve škole
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
VYŘÍZENÍ DOKUMENTŮ A UZAVŘENÍ SPISŮ
Všechny dokumenty úřední povahy doručené škole jsou neprodleně zaevidovány v základní evidenční pomůcce (podací deník, elektronická spisová služba), rozděleny a předány jednotlivým zaměstnancům k vyřízení.
Každý takto zaevidovaný dokument musí být vždy řádně vyřízen.
Mezi
způsoby vyřízení patří poštou, e-mailem, datovou schránkou, faxem, telefonicky, osobně, ale i vzetím na vědomí.
Vyřídí-li příslušný pracovník dokument vzetím na vědomí, osobním kontaktem nebo telefonicky, učiní se o tom záznam v základní evidenční pomůcce. Pokud je dokument v analogové (listinné) podobě, učiní o způsobu vyřízení rovněž záznam na tomto dokumentu.
Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
podle spisového a skartačního plánu školy. Tyto údaje se zapíší buď do otisku podacího razítka, pokud tyto náležitosti obsahuje, nebo přímo na dokument. Vyřízené dokumenty se vrátí zpět pracovníkovi pověřenému vedením základní evidenční pomůcky, který do ní zaznamená, jakým způsobem a kdy byl příslušný dokument vyřízen.Vyřízení doručeného dokumentu není evidováno v základní evidenční pomůcce samostatně, ale je připojeno k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím, tzn., že
na doručený dokument se odpovídá pod stejným číslem jednacím.
Kopie odpovědi je přiložena k originálu doručeného dokumentu.Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis.
V čísle 6/2011 tohoto časopisu jsem vysvětlila, že se spis tvoří buď spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. Dokumenty v analogové (listinné) podobě se vzájemně spojí fyzicky.
Vyřízením spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení.
Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu.
Z uzavřeného spisu nesmějí být vyjímány jednotlivé dokumenty.
SPISOVÝ ZNAK, SKARTAČNÍ ZNAK, SKARTAČNÍ LHŮTA
Spisový znak je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.
Přehled spisových znaků je uveden ve spisovém a skartačním plánu školy.
Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení. Skartačním znakem „A“ (archiv)
se označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie. Skartačním znakem
„S“ (stoupa)
se označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartačním znakem
„V“ (výběr)
se označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii nebo ke zničení.Tento výběr provádí v rámci skartačního řízení místně příslušný archiv na základě návrhu školy. Dokument se označuje jedním skartačním znakem.
Spis se označuje skartačním znakem
odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu,
který má nejvyšší hodnotu
, přičemž má skartační znak „A“ vyšší hodnotu než skartační znak „V“ a skartační znak „V“ má vyšší hodnotu než skartační znak „S“.Skartační lhůta je doba, během níž musí být dokument uložen ve škole a vyjadřuje se číslem doplněným za skartačním znakem
(např.
A 5
znamená, že daný dokument musí být ve škole uchován 5 let a poté půjde v rámci skartačního řízení k trvalému uložení do místně příslušného archivu).Spis se označuje skartační lhůtou
odpovídající skartační lhůtě dokumentu v tomto spisu, která má nejvyšší hodnotu. Škola stanoví ve spisovém řádu okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty, tzv. spouštěcí událost, kterou může být např. vyřízení dokumentu (spisu) nebo předání dokumentu (spisu) do školní spisovny. Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. O přidělení spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty (dle platného skartačního a spisového plánu školy) se provede záznam v základní evidenční pomůcce.VYHOTOVOVÁNÍ DOKUMENTŮ
Dokument vytvořený školou
(vlastní dokument) a
určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo školy a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů.
V odpovědi na doručený dokument se uvádí také číslo jednací odesílatele, popř. evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud je obsahuje. Jedná se o tzv.
hlavičkový papír, jehož vzor by měl být v příloze spisového řádu školy.
Dalšími náležitostmi dokumentu
jsou:datum podpisu dokumentu,
počet listů dokumentu,
počet listů příloh nebo počet svazků příloh,
jméno, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem.
PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ A UŽÍVÁNÍ ÚŘEDNÍCH RAZÍTEK
Podmínky podepisování dokumentů v analogové (listinné) podobě odesílaných školou, popř. osoby oprávněné k jejich podepisování stanoví spisový řád školy. Podepsaný dokument se opatří otiskem úředního razítka. Škola vede evidenci úředních razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce osoby, která úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, datum vrácení úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence, podpis přebírající osoby a údaj o datu, popřípadě předpokládaném datu, ztráty úředního razítka.
Ztrátu úředního razítka škola neprodleně oznámí Ministerstvu vnitra České republiky. V oznámení škola uvede datum, od kdy je razítko postrádáno. Škola dále vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jí užívané uznávané elektronické podpisy.
Použití razítek se státním znakema zaručeného elektronického podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, tzv. uznávaný elektronický podpis upraví škola ve svém spisovém řádu. Při běžném korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku. Kulaté razítko se státním znakem se užívá na zadní straně vysvědčení a na rozhodnutí školy. Razítka se vyřazují z evidence v rámci skartačního řízení z důvodů jejich ztráty, ztráty jejich platnosti (změní se údaj na razítku) nebo dojde-li k jejich opotřebení.
ZÁVĚR
Každý dokument zaevidovaný v základní evidenční pomůcce školy musí být vždy řádně vyřízen. Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení
spisový znak, skartační znak
a
skartační lhůta
podle spisového a skartačního plánu školy.Na doručený dokument se odpovídá pod stejným číslem jednacím a kopie odpovědi je přiložena k originálu doručeného dokumentu. Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis.
Spis se označuje
skartačním znakem
a
skartační lhůtou
odpovídajícími skartačnímu znaku a skartační lhůtě dokumentu v tomto spisu, které mají nejvyšší hodnotu. Škola stanoví ve svém spisovém řádu okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty, tzv.
spouštěcí událost, kterou může být například vyřízení dokumentu (spisu) nebo předání dokumentu (spisu) do školní spisovny.
Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo školy a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, jedná se o tzv.
hlavičkový papír, který musí splňovat předepsané náležitosti. Podmínky podepisování vlastních dokumentů školy, používání úředních razítek a elektronických podpisů upraví škola ve svém
spisovém řádu.
V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat pátou fází životního cyklu dokumentu –
odesílání dokumentů ze školy.
ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby