RNDr. Ing. Eva Urbanová, MBA

Rád bych znal odpověď, zda je povinností školy archivovat dílčí výsledky vzdělávání u žáka střední školy, které jsou objektivně zachovatelné (v tomto případě písemné čtvrtletní práce v listinné podobě). Pokud zde pro školu povinnosti archivovat tyto písemné práce existuje, z jakého právního předpisu povinnost vyplývá a kde je povinnosti přesně uvedena a jaká je zde skartační lhůta?

Od roku 2017 byla všem školám bez ohledu na jejich zřizovatele zřízena povinně datová schránka orgánu veřejné moci. Do té doby měly některé školy datovou schránku právnické osoby buď povinně ze zákona (byly zapsané v obchodním rejstříku), zřídily si ji na vlastní žádost, nebo ji neměly vůbec. Proč nastaly školám s rokem 2017 nové povinnosti v oblasti komunikace? Hlavním důvodem byla změna definice orgánu veřejné moci, tedy § 1 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o datových schránkách), která mezi orgány veřejné moci zařadila mimo jiné právnické osoby, jimž byla svěřena působnost v oblasti veřejné správy. A těmi jsou i školy, protože rozhodují v přenesené působnosti od státu ve správním řízení.

Převod dokumentů z digitální podoby do listinné a naopak je běžnou součástí praxe škol. Dokument doručený v elektronické podobě jako příloha datové zprávy datovou schránkou nebo e-mailem se jednoduše vytiskne. Stejně tak originální dokument v listinné podobě lze jednoduše převést do digitální podoby jeho naskenováním. Výstupem takového převodu ale bude vždy pouze prostá kopie dokumentu, která nemá žádné právní účinky. Škole to v mnohých případech vůbec nemusí vadit, protože si takto převedený dokument pouze zaměstnanec školy založí pro svoje vlastní potřeby, např. že se s listinným dokumentem lépe pracuje.

Žijeme v době rychlých změn kolem nás, které ovlivňují mimo jiné způsoby vzájemné komunikace. Počítače začínají být běžnou součástí každé domácnosti a s tím je spojen rozvoj informačních a komunikačních technologií, které se neustále zdokonalují.

Školy a školská zařízení uzavírají smlouvu s pověřencem pro ochranu osobních údajů. Při výběru pověřence, který není zároveň zaměstnancem školy, GDPR a doprovodné dokumenty stanoví vlastnosti a schopnosti, kterými by měl pověřenec disponovat. Následující dotazy mohou být pro školy vodítkem pro výběr kvalifikovaného pověřence pro ochranu osobních údajů.

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů účinné od 25. května 2018 (GDPR) zavádí v čl. 30  povinnost vést záznamy o činnostech zpracování. V tomto příspěvku se zaměříme na to, co je záznam o činnostech zpracování a zda jsou školní jídelny povinny tyto záznamy vést. Domníváme se, že školní jídelny mají povinnost vést záznamy o činnostech zpracování osobních údajů. Proto by si měly ujasnit, jaké osobní údaje v jakých procesech zpracovávají. Na základě toho vypracují tyto záznamy, které obecně popisují, jak jsou osobní údaje zpracovány v jednotlivých agendách školní jídelny.

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů účinné od 25. května 2018 (GDPR) zavádí v čl. 30 novou povinnost vést záznamy o činnostech zpracování. V tomto příspěvku se zaměříme na to, co je záznam o činnostech zpracování a zda jsou školní družiny povinny tyto záznamy vést.  

Základní vymezení spisové služby, legislativní ukotvení evidence, archivace dokumentů a definování základních pojmů v těchto oblastech.

Povinnosti škol a školských zařízení v oblastech vedení spisové služby a péče o dokumenty vyplývající z aktuálních právních předpisů. Vymezení nejdůležitějších zdrojů informací a stanovení organizačních opatření ve škole. Tvorba spisového řádu se spisovým a skartačním plánem.

Definování druhů a forem dokumentů. Způsoby příjmu dokumentu ve škole. Způsoby evidence dokumentů úředního charakteru a těch ostatních. Specifická evidence dokumentů dle právních předpisů. Náležitosti správné evidence dokumentů.

Stanovení místa a způsobu rozdělování dokumentů doručených do školy. Postupy oběhu dokumentů ve škole v závislosti na druhu dokumentu. Způsoby vyřizování doručených i vlastních dokumentů a přidělení spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt.

Možné způsoby zakládání spisu, jeho evidence a postup jeho uzavření. Zákonné náležitosti a označení spisu.

Místo, způsoby a náležitosti odesílání dokumentů ze školy. Přechodné a následné ukládání dokumentů ve škole. Postup ukládání dokumentů a spisů do spisovny školy a její zabezpečení a provoz.

Způsoby vyřizování doručených i vlastních dokumentů a přidělení spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt.

Vedení spisové služby v mimořádných situacích ve škole; spisová rozluka; kontrola plnění povinností vyplývajících z právních předpisů, sankce.

Cílem článku je vyčlenit některé aspekty přihlašování k zájmovému vzdělávání ve školní družině ve světle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen "Nařízení).

Cílem článku je vyčlenit některé momenty interního předpisu upravujícího zpracování osobních údajů dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen "Nařízení), které jsou spojeny s činností školní jídelny (resp. výdejny stravy).

Cílem pracovní situace je okomentovat podmínky využití souhlasu se zpracováním osobních údajů a obsah souhlasu se zpracováním osobních údajů. Předmětem článku není souhlas se zpracováním osobních údajů spadajících do zvláštní kategorie osobních údajů.

Cílem následujícího textu je popsat situaci, kdy správce získá osobní údaje od jiné osoby, než je subjekt údajů, a informační povinnost, která škole a školskému zařízení vzniká v této souvislosti.

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“) často označované zkratkou GDPR (GDPR – General Data Protection Regulation) bude v evropském prostoru od 25. května 2018 stanovovat pravidla pro zpracování osobních údajů.