V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se ukládání dokumentů. Dnes se budu věnovat důležité fázi oběhu dokumentů -jejich vyřazování. Žádné dokumenty, které podléhají skartačnímu řízení, nemůže škola bez souhlasu místně příslušného archivu likvidovat, protože by porušila zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, který byl od 1. 7. 2012 novelizován. V návaznosti na novelu zákona byla vydána úplně nová vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, která nabyla účinnosti 1. 8. 2012.
VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ
Desátou částí spisového řádu pro školy je
vyřazování dokumentů.
Postup, při kterém se
vyřazují dokumenty,
jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost školy,
a úřední razítka
vyřazená z evidence buď z důvodu jejich opotřebení, nebo změny údajů na nich uvedených, se nazývá
skartační řízení.
Za řádné provedení skartačního řízení
odpovídá ředitel školy.
Skartační řízení se provede
v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu,
ale může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud škola dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost.Škola
sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení,
uspořádaných podle spisových znaků. Odděleně uvede dokumenty se skartačním znakem
„A“
a dokumenty se skartačním znakem.
„S“.
Dokumenty se skartačním znakem
„V“
škola posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.Skartační řízení se provádí na základě
skartačního návrhu,
který obsahuje název školy, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, dobu jejich vzniku a návrh termínu provedení skartačního řízení. Skartační návrh
zašle škola příslušnému archivu k posouzení
a k provedení výběru archiválií. V případě listinné podoby se skartační návrh posílá ve dvojím vyhotovení.V souvislosti s novelou archivního zákona účinnou od 1. 7. 2012 bylo zrušeno jmenování členů skartační komise!
Na základě skartačního návrhu školy vyhotoví příslušný archiv
protokol o provedeném skartačním řízení,
který obsahuje soupis dokumentů, jež byly vybrány za archiválie, zařazení archiválie do příslušné kategorie, určení, kde bude archiválie uložena, a soupis dokumentů, které lze zničit. Škola předá příslušnému archivu dokumenty, popřípadě úřední razítka, vybrané jako archiválie k trvalému uložení.Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“, popřípadě úředních razítek, škola zabezpečí jejich zničení, tzn. jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu.
Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví škola ve spisovém řádu.
Pozor na skartační řízení podacích deníků,
které jdou do skartačního řízení až poté, co skartačním řízením prošly všechny dokumenty evidované v daném podacím deníku. Archiválie jsou ukládány do místně příslušných archivů, ve kterých nadále slouží veřejnosti k praktickému využití i odbornému studiu.ZÁVĚR
Dokumenty, kterým uplynuly skartační lhůty a nejsou již potřebné pro činnost školy, a úřední razítka vyřazená z evidence se vyřazují v rámci
skartačního řízení,
které se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení probíhá na základě
skartačního návrhu,
který vytvoří škola a předá do místně příslušného archivu k posouzení. Archiv vydá
protokol o provedeném skartačním řízení,
který bude obsahovat seznam archiválií, jež škola do archivu předá, a zároveň souhlas se skartací dokumentů se skartačním znakem „S“.V příštím vydání časopisu Řízení školy ukončím tvorbu vzorového spisového řádu pro školy (vedení spisové služby v mimořádných situacích, spisová rozluka, závěrečná ustanovení).
ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
VZOR
10. VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ
10.1
Skartační řízení se provádí zpravidla
(doplňte časový údaj, např. jednou za 5 let)
komplexně za celou školu a jeho předmětem jsou všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence.10.2
Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu, který obsahuje název školy, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, dobu jejich vzniku a návrh termínu provedení skartačního řízení.10.3
Skartační návrh obsahuje seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení, uspořádaných podle spisových znaků. Odděleně jsou uvedeny dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ škola posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.10.4
Skartační návrh zašle škola příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. V případě listinné podoby se skartační návrh posílá ve dvojím vyhotovení.10.5
Na základě předloženého skartačního návrhu školy provede pověřený zaměstnanec místně příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení a vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení, který obsahuje soupis dokumentů, jež byly vybrány za archiválie, zařazení archiválie do příslušné kategorie, určení, kde bude archiválie uložena, a soupis dokumentů, které lze zničit.10.6
Škola předá příslušnému archivu dokumenty vybrané jako archiválie. O předání archiválií k trvalému uložení v archivu se sepíše předávací protokol.10.7
Na základě povolení ke zničení dokumentů skupiny „S“ zařídí odpovědný zaměstnanec školy jejich likvidaci způsobem, aby nebyla možná jejich rekonstrukce, identifikace obsahu a aby nedošlo ke zneužití informací v nich obsažených.