Jak zefektivnit třídní schůzky

Je pravda, že v posledních letech začaly některé školy nahrazovat třídní schůzky individuálními konzultacemi a hromadná setkání rodičů například společnou kávou, snídaní, večeří, grilováním apod. V řadě škol zůstaly „klasické“ třídní schůzky zachovány. Veselá (2017) uvedla, že třídní schůzka je zaužívaný způsob komunikace rodiče se školou. Škola je tradiční instituce, která pořádáním třídních schůzek poskytuje rodiči potřebnou stabilitu a jistotu čehosi známého bez nutnosti vyvíjet nějakou zvláštní aktivitu, ke které jsou rodiče nuceni na individuálních konzultacích. Zda jsou lepší konzultace, třídní schůzky, nebo jiné formy setkávání učitelů a rodičů (případně i dětí), není předmětem tohoto článku. Vycházím z předpokladu, že třídní schůzky stále existují, a věnuji se tomu, jak je vést kvalitně a efektivně. Třídní schůzka, pokud je vedena správným způsobem, je prostor, který může velmi dobře pomoci při prevenci konfliktů, pomůže učiteli vyjasnit komunikační styly, nastavit spolupráci a celkově zefektivnit komunikaci s rodiči i v průběhu školního roku. V textu popíšu efektivní zásady vedení třídních schůzek s ohledem na respekt k hromadnému vzdělávání a individuálním potřebám, přípravu programu, samotné vedení schůzky a fázi po schůzce.

Pro tuto chvíli berme třídní schůzku jako pravidelné setkání třídního učitele (případně za účasti dalších učitelů) s rodiči žáků. Je to schůzka, která není svolávána ke konkrétnímu tématu, ale je pravidelně stanovena v harmonogramu školního roku jako forma informování rodičů při předem stanovených situacích – zahájení školního roku, uzavírání známek v jednotlivých čtvrtletích, případně při ukončení školního roku.

Obdobná pravidelná setkávání v jiném než školním kontextu se zpravidla označují jako porady. S ohledem na typologii porad dle Šuleře (2008) by bylo možné třídní schůzku nejvíce přirovnat k tzv. výrobní poradě, která má za cíl „rutinní zajištění bezproblémového chodu určitého procesu, útvaru nebo činnosti. Důležitým na nich bývá zejména předání potřebných informací“ (Šuleř, 2008, s. 4). Třídní schůzky jsou právě prostorem na předávání potřebných informací ze strany učitele a vedení školy rodičům¹⁾ dětí. V některých případech je možné na třídních schůzkách nalézt i aspekty tzv. řešitelské porady, kdy dochází k novým nápadům či ke snaze zefektivnit určité činnosti. Šuleřem definovaná krizová porada může mít také někdy formu třídní schůzky, pak se ale nejedná o ono pravidelné setkání, ale o třídní schůzku svolanou mimořádně s ohledem na určitý významný problém v dané třídě. Podle Švece (2006), který se ve své publikaci věnuje poradám ve školním prostředí, by bylo možné třídní schůzku nejlépe zařadit mezi tzv. informativní porady, jejichž cílem je sdělení nějakých informací.

Přistoupit ke třídní schůzce jako ke specifickému druhu porady považuji za vhodné, protože poté je možné využít nástroje, zásady a techniky, které usnadňují efektivitu takovýchto setkání. Z vlastní pracovní i osobní zkušenosti vím, že tento přístup není zvykem. To pak ale vede k výsledku, že přípravě programu třídní schůzky není věnována náležitá pozornost, průběh není efektivní a fáze po setkání se neřeší vůbec. Celkově se tedy z třídní schůzky stává neefektivní setkání. Další problematickou částí třídních schůzek jsou komplikovaná témata, která se během nich otevřou a která nejsou efektivním způsobem řešena či vyřešena. I těmto situacím by prospělo, kdyby se k třídní schůzce přistoupilo optikou zásad pro efektivní porady.

Šuleř (2008) i Švec (2006) shodně uvádějí, že některé zásady jsou společné pro všechny typy a druhy porady. V přípravné fázi se jedná o definování tématu a cíle, určení účastníků, stanovení bodů programu a časové zarámování.

Ze zkušenosti vím, že u třídních schůzek zpravidla chybí všechny zmíněné zásady kromě určení účastníků, kterými jsou rodiče žáků a třídní učitel. Realizace těchto zásad výrazně přispívá k zefektivnění celého setkání. Třídní učitel může v přípravné fázi definovat téma a cíl pravidelného setkání. Tématem může být například zhodnocení uplynulého čtvrtletí a informace pro další období školního roku. Cíl třídní schůzky v takovém případě může znít: Zprostředkovat a shrnout zásadní informace uplynulého čtvrtletí a předat rodičům nezbytné informace pro následující období a také získat zpětnou vazbu a podněty z řad rodičů žáků vztahující se k tématu schůzky. Dílčím cílem může být vytvoření prostředí pro vzájemné setkání a diskusi k danému období školního roku.

Následně může třídní učitel určit, zda potřebuje zapojit i další pedagogické pracovníky (například učitele cizích jazyků, někoho z tzv. preventivního týmu nebo z vedení školy). Informaci o účasti dalších kolegů může poté zahrnout do programu třídní schůzky.

Na základě definovaného tématu, cíle a účastníků sestaví třídní učitel jednotlivé body programu a určí časový rámec pro celou třídní schůzku. Ze zkušenosti vím, že není možné odhadnout čas setkání, pokud nejsou stanoveny jednotlivé body, ke kterým se přiřadí odhadovaný čas potřebný k jejich projednání. Poté, co jsou jednotlivým plánovaným bodům přiděleny příslušné časové dotace, může dojít k překvapivému zjištění, že plánujeme schůzku v délce mnoha hodin, což není možné, a je nutné přistoupit ke korekci programu.

Pro korekci programu doporučuji využít jednoduchou techniku otázky, která se mi v praxi osvědčila: „Musíme se skutečně scházet, nebo je možné to vyřešit jinak?“ Tato technika nám umožní zreflektovat jednotlivé body programu a využít například e-mail k informativním sdělením, která dále nemusíme do schůzky zařadit. Takovým bodem programu může být například informativní sdělení, že ve školní jídelně jsou nyní na výběr čtyři jídla místo tří. To je sdělení, které dle mého názoru nepatří na žádné osobní setkání, protože je čistě sdělovací a je možné ho zařadit do informativního e-mailu, který může třídní učitel rozeslat spolu s programem třídní schůzky.

V přípravné fázi schůzky je dobré se také zamyslet nad materiály, které budou potřeba (viz také např. Švec, 2006), a předem je rozmnožit v dostatečném množství, zajistit si pomůcky a techniku a rozmyslet si potřebné role pro realizaci vlastní schůzky – u třídní schůzky je dobré předem vědět, kdo poradu bude zapisovat a zda například předáme na určitý čas vedení porady zástupci rodičů či jakým způsobem ho zapojíme.

Program porady s uvedením času a místa je nutné včas rozeslat všem účastníkům. Pojmem „včas“ rozumím takový termín, aby bylo možné předpokládat, že účastníci mají možnost se s tímto programem seznámit.

Průběh třídní schůzky je možné opět opřít o zásady a postupy, které se používají na (efektivních) poradách. Běžnou praxí je, že schůzku zahájí třídní učitel a pustí se hned do svých připravených bodů programu, které jsou, v lepším případě, sepsané na viditelném místě nebo je mají rodiče k dispozici v lavici, v horším případě je má u sebe pouze učitel. Při zahájení bych se opět opřela o doporučení Švece (2006) a shrnula téma a cíl setkání, zmínila krátce body programu a připomněla časový rámec. Na začátku třídní schůzky je vhodné určit také jednotlivé role, které pravděpodobně nemusejí být tak precizně definované jako u porady, ale minimálně zapisovatel je na třídní schůzce určitě potřeba.

Z organizačního hlediska může být v této fázi vše v pořádku a dobře připravené, přesto je i tak možné, aby se z dobře připravené třídní schůzky vyvinulo neefektivní setkání, a to především ve chvíli, kdy samotná komunikace nebude efektivně vedená. Základem pro kvalitně nastavenou komunikaci jsou předem stanovená, sdělená a odsouhlasená pravidla. Přestože se může zdát divné sdělovat na začátku schůzky přítomným rodičům pravidla komunikace, je možné je sdělit elegantní a jednoduchou formou. Třídní učitel může například využít následující jednoduchou formulaci pravidel: „Ke každému bodu programu se nejdříve vyjádřím já, shrnu to podstatné a informuji vás o všem, co vám potřebuji sdělit, následně bude prostor pro vaše dotazy, připomínky a diskusi. O slovo se prosím vždy přihlaste, budu diskusi vést a dbát na to, aby nikdo nezůstal zapomenut.“

Důležitá zásada, kterou musí mít třídní učitel při vedení třídních schůzek na paměti, je zásada hromadného vzdělávání, kdy má celek vždy svým způsobem přednost před jednotlivcem (také například Veselá, 2017). Tato zásada je často při setkání s rodiči mimořádně obtížná, protože někteří rodiče mají potřebu akcentovat pouze své téma, případně své dítě, a třídní schůzky využívají také k tomu, aby na sebe navázali další rodiče a přesouvali celé zaměření schůzky jiným směrem. Veselá (2017) doporučuje v těchto případech využít techniku pauzy, kterou je možné s úspěchem doplnit ještě o techniku parkoviště. Tyto dvě techniky považuji skutečně za mimořádně efektivní a myslím si, že mají velký dopad na celý průběh v podstatě jakékoli hromadné schůzky. Zároveň pomáhají učiteli komunikovat s respektem k jednotlivci a k celku, předcházejí zbytečným konfliktům a umožňují mu udržet plánovaný program schůzky.

Uvedu situaci z praxe, kdy byli rodiče informováni o zavedení ISIC karet pro vstup do školy přes speciální čtečku u branky. Na tuto informaci bylo původně plánováno maximálně pět minut, ale několik rodičů rozvinulo debatu týkající se ochrany osobních údajů, sledování dětí a zásahu do soukromí a dožadovalo se přesných znění smluv a dalších podrobností o kartách, které neměl učitel k dispozici, a celkově nebyl na diskusi připraven. V takové chvíli je vhodné téma „zaparkovat“ napsáním na flipchart nebo na stranu tabule vyhrazenou pro poznámky s tím, že se na téma nezapomene, ale není možné ho teď kvalitně prodiskutovat či vyřešit a že učitel se k němu vrátí ve chvíli, kdy bude dostatek informací, případně pošle podrobnosti e-mailem, předá vedení školy apod. Tímto způsobem učitel vyjádří respekt k potřebám jednotlivce či menší skupiny, zajistí, že téma není opomenuto nebo tzv. smeteno ze stolu. Zároveň působí profesionálně, protože si nic nevymýšlí, a také tím zajistí respekt k celku a dodržování stanoveného programu a časového harmonogramu. Samozřejmostí ovšem je, že se pak tématu skutečně věnuje způsobem, který na schůzce slíbil.

Ilustrativně aplikuji nyní tuto techniku na výše zmíněnou situaci s kartami ISIC. V případě, že se jeden z rodičů nespokojí s informací učitele, že předá otázku vedení školy, které se mu ozve, a chce záležitost řešit hned, může učitel reagovat tímto způsobem: „Chápu, že je to pro vás zásadní a potřebujete to vědět nyní, udělám si tedy na vás ještě dnes 20 minut času, abychom vše probrali. Nyní dokončíme body programu a ukončíme třídní schůzku v plánovaných 18 hodin, následně se v 18.15 opět sejdeme zde ve třídě s vámi a případně dalšími, které toto téma zajímá, a budu se vám opět věnovat.“ Je naprosto zásadní nenavazovat další schůzku bez pauzy. Právě ona pauza totiž umožní těm, které téma ISIC nezajímá, případně ho nechtějí řešit nebo už prostě jenom chtějí jít domů či mají jiný program, aby důstojně odešli. Učiteli tak v místnosti zůstane jenom menší skupinka zainteresovaných, někdy jen jeden rodič, nebo dokonce odejdou úplně všichni.

Fáze po schůzce bývá zpravidla méně náročná než příprava a vlastní realizace. Je v podstatě důležité dodržet jednu stěžejní zásadu, kterou je rozeslání zápisu všem zúčastněným. Pokud došlo k „zaparkování“ některých témat, je možné rozesílání zápisu využít i k doplnění informací, které na schůzce nebyly k dispozici, nebo k informování o dalších krocích v rámci řešeného a nedořešeného tématu. „Zaparkovaná“ témata je nutné v zápise zmínit a vyjádřit se, jak se v nich bude dále postupovat, jinak by tato technika nebyla správně provedena a došlo by spíše k únikovému řešení (Medlíková, 2012), což by se negativně odrazilo na další schůzce a rodiče by ztratili část důvěry v učitele (případně i školu jako takovou).

Osobně považuji za vhodné dát určitý čas na připomínky k zápisu, což může učitel formulovat takto: „Posílám Vám návrh zápisu z třídní schůzky a prosím Vás o případné připomínky do zítřejšího večera, pozítří bych rozeslal finální verzi. Děkuji za spolupráci.“ Termíny samozřejmě může učitel navrhnout jakékoli, doporučuji příliš časového prostoru na připomínky nedávat, vše bylo řečeno na schůzce, a kdo chce, připomínkuje hned. Tímto způsobem dostanou alespoň minimální možnost k zapojení se i nepřítomní rodiče, což je určitým vyjádřením respektu ke třídě jako celku a otevřeným gestem, které učiteli pomáhá vytvářet prostředí vzájemné důvěry a partnerství.

Schůzka skončila a témata, která byla uzavřena na schůzce, jsou uzavřena. Z praxe vím, že existují rodiče, kteří se po schůzce k řešeným tématům vracejí a znovu je otevírají a snaží se měnit již dohodnuté. V takové chvíli doporučuji přívětivě, ale jasně další diskuse odmítnout, například takto: „Děkuji vám za další podnět, v tuto chvíli jsme dohodnuti takto, nicméně v příštím pololetí bude téma znovu aktuální, tak se na něj můžeme podívat i z tohoto úhlu pohledu.“

Přistupovat ke třídním schůzkám optikou vedení porad považuji za vhodný přístup, který přispěje k jejich zefektivnění. Nicméně je nutné si uvědomit, že i když má učitel organizačně vše připraveno, je si vědom zásad a zná efektivní techniky, důležitý je i samotný způsob jeho komunikace, který by mu v ideálním případě neměl průběh schůzky komplikovat.

Způsobu vhodné a efektivní komunikace bez tzv. komunikačních stopek se budu věnovat v následujících článcích, kde se zároveň dotknu i složitého tématu tzv. komplikovaného rodiče a neopomenu ani situace, kdy se na třídních schůzce otevře téma žádající si další schůzku a zapojení vedení školy. Rovněž se zaměřím na nastavení vhodných komunikačních strategií ve škole, což je účinná prevence řady konfliktů, a popíšu i možnost využití kvalitně nastavené rodičovské zpětné vazby jako nástroje, který usnadní řešení hromadných stížností nejen na třídních schůzkách. V následujících článcích se tedy budeme společně věnovat všem zásadním oblastem, které se pojí s hromadnými setkáními s rodiči žáků, a budeme cílit na to, aby byla efektivní a konstruktivní, tedy lidově řečeno „v pohodě“.