Musí mít školy a školská zařízení datovou schránku?

Vydáno:

Zda si musí a jak zřídit datovou schránku začaly školy a školská zařízení řešit v roce 2013, kdy Česká správa sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“) informovala svoje klienty o povinnosti činit podání a jiné úkony, pro které je předepsán tiskopis, výhradně elektronicky. Školy a školská zařízení (dále jen „školy“) patří do skupiny zaměstnavatelů, kterých se tato povinnost týká. Původní termín zahájení povinné elektronické komunikace byl stanoven na 1. 1. 2013, ale v průběhu roku 2013 se dvakrát změnil. Aktuální datum je stanoveno na 1. 1. 2015! Znamená to, že si školy musí k tomuto datu povinně zřídit datovou schránku?

Musí mít školy a školská zařízení datovou schránku?
RNDr. Ing.
Eva
Urbanová
 
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
Povinnost elektronické komunikace s ČSSZ od 1. 1. 2013 vyplývá z § 123e zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, z § 162 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, a ze zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů. Na základě výše uvedených ustanovení mají zaměstnavatelé, osoby samostatně výdělečně činné (dále jen OSVČ) a ošetřující lékaři povinnost od 1. 1. 2013 činit podání pouze elektronicky. Z důvodu nepřipravenosti svých klientů umožnila ČSSZ činit podání předepsaných tiskopisů do 31. 12. 2013 též v písemné podobě s tím, že
od 1. 1. 2014
už tato komunikace bude probíhat
výhradně elektronicky.
V průběhu roku 2013 došlo na základě mnoha jednání k posunutí termínu pro výhradní elektronickou komunikaci s ČSSZ.
V případě lékařů
byl tento termín posunut na 1. 1. 2016,do té doby budou lékaři neschopenky posílat stále v papírové podobě.
OSVČ bez zaměstnanců
budou moci v letošním roce podávat Přehled o příjmech a výdajích za rok 2013, oznámení o zahájení činnosti či přihlášky k účasti na důchodovém a nemocenském pojištění také ještě v klasické papírové podobě. Jim povinnost podávat tyto formuláře pouze elektronicky ČSSZ odložila na 1. 1. 2015. V případě zaměstnavatelů bylo na základě monitorovací zprávy mapující jejich připravenost komunikovat s ČSSZ pouze elektronicky zjištěno, že především skupina zaměstnavatelů s malým počtem zaměstnanců není prozatím připravena na povinné zavedení elektronické komunikace. Ze zprávy vyplývá, že jsou patrné velké rozdíly mezi malými zaměstnavateli (do 10 zaměstnanců) a velkými zaměstnavateli.
Malí zaměstnavatelé ČSSZ zpravidla zasílají své dokumenty v listinné podobě, velcí zaměstnavatelé v naprosté většině případů využívají elektronickou komunikaci. Proto byla na konci roku 2013 zveřejněna zpráva, že těm zaměstnavatelům, kteří se nestihli dostatečně připravit na elektronické předávání tiskopisů od 1. 1. 2014, ČSSZ ještě v tomto roce umožní splnit tuto povinnost i prostřednictvím tiskopisů v papírové podobě. Tím jim byla
udělena roční výjimka
vztahující se na všechny tiskopisy podávané ze zákona zaměstnavateli. Dříve udělené výjimky pro lékaře a osoby samostatně výdělečně činné samozřejmě zůstávají v platnosti.
ČSSZ bude nadále monitorovat vývoj spojený s elektronickým podáním zákonem stanovených formulářů a průběžně vyhodnocovat přechodné období, zda jej povinné subjekty využívají efektivně k přechodu na elektronickou komunikaci.
Mezi formuláře pro elektronickou komunikaci zaměstnavatelů s ČSSZ patří:
 
Přehled o výši pojistného
 
Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)
 
Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění
 
Evidenční list důchodového pojištění
 
Potvrzení o studiu (o teoretické a praktické přípravě) pro účely důchodového pojištění.
Z výše uvedeného vyplývá, že školy musí začít s ČSSZ výhradně elektronicky komunikovat od 1. 1. 2015!
Jaké podmínky musí školy splnit, aby mohly s ČSSZ komunikovat elektronicky, tzn. využívat tzv. e - Podání? Základním předpokladem je vlastnictví počítače s připojením na internet. Pokud vlastní škola mzdový a/nebo personální software podporující službu e – Podání, může s ČSSZ komunikovat prostřednictvím něj. Pokud tento software nevlastní, lze pro vytvoření a odeslání e- Podání zdarma využít interaktivní formuláře, které jsou volně ke stažení na internetové stránce http://www.cssz.cz/cz/e-podani/interaktivni-formulare.htm. Aby bylo možné v počítači s těmito formuláři, které jsou ve specifickém formátu ZFO, pracovat, je třeba si nejdříve nainstalovat do počítače program Software602 Form Filler, který je volně ke stažení například přímo z internetových stránek výrobce tohoto softwaru:
V případě použití interaktivních formulářů při komunikaci s ČSSZ lze
e
– Podání učinit příslušným tlačítkem v tomto formuláři buď
 
s uznávaným elektronickým podpisem na Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP), nebo
 
do datové schránky ČSSZ (ID 5ffu6xk).
V případě komunikace s ČSSZ prostřednictvím datové schránky
to znamená, že škola musí mít datovou schránku zřízenou a zpřístupněnou. Povinně ze zákona musí mít datovou schránku orgány veřejné moci (státní orgány, orgány územních samosprávných celků, státní fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři), insolvenční správci, advokáti, daňoví poradci, právnické osoby zřízené zákonem, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Co se týče škol, tak povinně ze zákona mají datovou schránku zřízenou pouze školy zapsané v obchodním rejstříku. Pokud si chce škola zřídit datovou schránku dobrovolně na žádost, stačí, aby ředitel školy navštívil nejbližší pobočku pracoviště Czech POINT a prokázal se občanským průkazem a jmenovacím dekretem.
V případě e-mailové komunikace s ČSSZ
je potřeba pořídit si uznávaný elektronický podpis, který je zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném osobním certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňují jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. Lze si ho pořídit u jedné ze tří certifikačních autorit:
 
PostSignum (Česká pošta, s. p.): http://www.postsignum.cz/
 
První certifikační autorita, a. s.: http://www.ica.cz/
 
eIdentity a. s.: http://www.eidentity.cz
Pro pořízení výše uvedeného certifikátu je nutná
osobní návštěva
příslušné certifikační autority. Platnost certifikátu je jeden rok a cena se pohybuje v rozpětí 400–500 Kč/rok. Jeho prodloužení je možné učinit elektronicky bez další osobní návštěvy.
Pro elektronickou komunikaci s ČSSZ pomocí elektronického podpisu je třeba si certifikát, na kterém je elektronický podpis pověřené osoby založen, u ČSSZ nejprve zaregistrovat. Ředitel školy může pověřit k elektronické komunikaci s ČSSZ buď svého zaměstnance, nebo třetí osobu (např. externí účetní). V obou případech musí dodat ČSSZ vyplněný tiskopis Oznámení o pověření k zajištění všech úkonů souvisejících s e–Podáním ČSSZ. V případě pověření třetích osob je navíc nutné doložit
plnou moc.
Registraci osoby je možné uskutečnit
elektronicky
bez osobní návštěvy správy sociálního zabezpečení za předpokladu, že vyplněný tiskopis, podepsaný platným kvalifikovaným certifikátem ředitele školy, případně jiné oprávněné osoby, bude zaslán elektronicky do e-podatelny příslušné OSSZ nebo datové schránky příslušné OSSZ. V případě zastupujících osob je třeba připojit příslušnou plnou moc. Tiskopis je třeba zaslat správě sociálního zabezpečení, ke které škola věcně a místně přísluší. V případě externího pracovníka (zástupce) je třeba tiskopis zaslat ke správě sociálního zabezpečení, ke které věcně a místně přísluší zaměstnavatel, u kterého pracuje, popř. ke kterému je věcně a místně příslušný jako fyzická osoba (nemusí tedy registraci provádět na každé správě, která je ve vztahu k zaměstnavateli, za kterého je vedeno účetnictví, místně příslušná).
V případě osobní návštěvy se pracovník školy dostaví na příslušnou správu sociálního zabezpečení, ke které škola věcně a místně přísluší. Externí pracovník (zástupce) se dostaví na správu sociálního zabezpečení, ke které věcně a místně přísluší zaměstnavatel, u kterého pracuje, popř. ke kterému je věcně a místně příslušný jako fyzická osoba (nemusí tedy registraci provádět na každé správě, která je ve vztahu k zaměstnavateli, za kterého je vedeno účetnictví, místně příslušná).
Správa sociálního zabezpečení eviduje tyto údaje:
 
jméno, příjmení, rodné číslo
 
e-mailová adresa pověřeného pracovníka
 
variabilní symbol školy, pro kterou pověřený pracovník zajišťuje všechny úkoly související s předkládáním zákonných formulářů
 
variabilní symbol zastupující organizace vztahující se k externímu pracovníkovi v případě, že pověřený pracovník je externím pracovníkem ze zastupující organizace
 
údaje z kvalifikovaného certifikátu („Sériové číslo“ a „Vystavitel certifikátu“)
V prosinci 2013 byl spuštěn ePortál ČSSZ, který má zajistit rychlejší a flexibilnější veřejné služby poskytované klientům elektronickou cestou. Bylo vytvořeno bezpečné a unifikované informační a komunikační rozhraní pro styk s klienty. Vybrané služby a informace, které si
klient
opatří elektronicky prostřednictvím ePortálu ČSSZ, byly dosud dostupné jen při osobním kontaktu s pracovníky úřadu nebo korespondenčně. Nahlédnout na údaje o důchodovém či nemocenském pojištění evidované v ČSSZ, online vyplnit a podat některé typy žádostí mohou
fyzické osoby
(pojištěnci, důchodci)
i zaměstnavatelé
nebo subjekty oprávněné vyžadovat od ČSSZ informace. ePortál ČSSZ je určen prakticky pro všechny občany, kteří chtějí zjistit, jaké údaje o nich samých ČSSZ eviduje, popřípadě získat konkrétní výpis nebo podat žádost. Prostředí, ve kterém se elektronická komunikace odehrává, je chráněno bezpečnostními prvky a vstup k osobním či jiným informacím je umožněn jen na základě přísně ověřeného oprávnění.
Z výše uvedeného vyplývá, že povinná elektronická komunikace s ČSSZ školám nastane od 1. 1. 2015.Zda k ní využijí datovou schránku nebo e-mailovou komunikaci za použití uznávaného elektronického podpisu, je jejich volba. Rozhodně to neznamená, že si všechny školy musí zřizovat datovou schránku (pokud ji již nemají zřízenou ze zákona). Je třeba si ale uvědomit, že její zřízení a používání směrem k úřadům je na rozdíl od pořízení elektronického podpisu zcela zdarma. Nehledě na to, že zavedení povinné elektronické komunikace s ČSSZ je prvním krokem k tomu, že začnou tento způsob komunikace využívat další instituce, což vyplývá
z postupné elektronizace veřejné správy
v České republice.
V příštím čísle časopisu Řízení školy rozebereme postup zřízení datové schránky na žádost, nastavení jejích funkcionalit a komunikaci s úřady jejím prostřednictvím.

Související dokumenty

Pracovní situace

Maturita - právní předpisy, pokyny, informace, výklady, zdroje informací
Maturita - přehledy obsahu právních předpisů
Informace o zkušebních předmětech profilové části maturitní zkoušky - příklad
Školská rada - základní údaje
Účetní závěrka vybraných (příspěvkových) organizací
BOZP - přehled základní legislativy
Vlastní hodnocení školy - právní úprava
Školní psycholog na základní škole
Právní předpisy týkající se žáků-cizinců
Voucher místo zrušeného zájezdu
Co mění lex voucher pro školní zájezdy?
Založení, vznik právnické osoby a zápis školy a školského zařízení do rejstříku škol a školských zařízení
Výroční zpráva o činnosti školy
Nové právní předpisy a novely právních předpisů účinné v roce 2020
Legislativní vymezení činnosti České školní inspekce
Leden 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Novela školského zákona
Jak „číst“ nový občanský zákoník – povaha jeho právních norem
Jak si zřídit a nastavit datovou schránku ve škole?
Shrnutí změn školského zákona k 1. 9. 2015

Poradna

Šablony
Cestovní náklady v případě cesty na soutěž - odborná poradna, odpověď na dotaz
Zahraniční výjezd ředitele školy - odborná poradna, odpověď na dotaz
Cestovní náhrady při cestě na školení - odborná poradna, odpověď na dotaz
Čipy ve školní jídelně - odborná poradna, odpověď na dotaz
Volby do školské rady
Dohoda o výkonu práce z domova
Úplata za zájmové vzdělávání
Směrnice
Pracovní náplň
Nekomunikace
Zřizovatel
Doplňková činnost
Zástup
Pracovnělékařské služby
Jmenování ředitelky
Poplatky školní družina
GDPR
Vychovatelka ŠD
Pracovní neschopnost

Zákony

582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
187/2006 Sb. o nemocenském pojištění