Jak si zřídit a nastavit datovou schránku ve škole?

Odpověď na první otázku zní NE! Školy totiž mají na výběr ze dvou způsobů elektronické komunikace, buď datovou schránkou, nebo e-mailem za pomoci uznávaného elektronického podpisu. V případě e-mailové komunikace by to pro školy neměl být vůbec žádný problém, neboť by už měly vlastnit od roku 2010, kdy Česká školní inspekce přišla s požadavkem zasílat záznam o úrazu elektronicky, včetně uznávaného elektronického podpisu. Co se týká komunikace prostřednictvím datové schránky, tak školy zapsané v obchodním rejstříku ji mají ze zákona zřízenou povinně. A jak musí postupovat škola, která si chce datovou schránku zřídit na žádost, si vysvětlíme na následujících řádcích.

Datové schránky vznikly zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, jako další v řadě informačních systémů veřejné správy. Ostrý provoz byl spuštěn 1. 11. 2009. Díky novým informačním a komunikačním technologiím Primárně slouží pro komunikaci s úřady a mezi úřady, které musí přednostně doručovat jejím prostřednictvím, pokud ji má adresát zpřístupněnou a nejde o dokumenty obsahující utajované informace, nedoručuje se vyhláškou nebo na místě. Jejím cílem je Zřizovatelem a správcem informačního systému datových schránek je Ministerstvo vnitra ČR, provozovatelem je držitel poštovní licence, v současné době Česká pošta, s. p.

Informační systém datových schránek obsahuje informace nejen o datových schránkách, ale i o jejich uživatelích a funguje s výjimkou plánovaných odstávek. Hlavním zdrojem informací je v samotné datové schránce a dále internetová stránka www.datoveschranky.info. Datovou schránku musí mít v současné době orgány veřejné moci (státní orgány, orgány územních samosprávných celků, státní fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři), insolvenční správci, advokáti, daňoví poradci, právnické osoby zřízené zákonem, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Co se týče škol, tak Pokud si chce škola zřídit datovou schránku dobrovolně na žádost, stačí, aby ředitel školy navštívil nejbližší pobočku pracoviště Czech POINT a prokázal se občanským průkazem a jmenovacím dekretem. Pak už bude jen vyčkávat doručení přístupových údajů v obálce se žlutým pruhem, a jeho prvním přihlášením bude datová schránka školy zpřístupněna.

Od listopadu 2011 vede Ministerstvo vnitra ČR veřejný na internetové stránce http://seznam.gov.cz. K její identifikaci slouží identifikátor datové schránky, který se tvoří automatizovaně s využitím algoritmů pro generování náhodných čísel a slouží jako další kontaktní údaj na danou instituci. Datová schránka je elektronické úložiště, které slouží k ukládání datových zpráv, ale ne trvalým způsobem (po 90 dnech od doručení se datové zprávy trvale mažou, pokud není napojena na aplikaci třetí strany, např. spisovou službu, Outlook apod.). Datová schránka slouží k doručování dokumentů orgány veřejné moci (bezplatná datová zpráva), provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci (bezplatná datová zpráva) a od roku 2010 také k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob (poštovní datová zpráva – placená služba).

Mezi datové schránky patří garance doručení, rychlost (úspora času oproti chození na poštu), nemožnost vstupovat do datových schránek jiných subjektů (ani Ministerstvo vnitra ČR, ani Česká pošta, s. p., z důvodu zachování listovního tajemství), přístup do datové schránky kdykoliv a odkudkoliv (internetová kavárna, zahraničí). V nastavení datové schránky je možné aktivovat buď prostřednictvím e-mailu (zdarma), nebo pomocí SMS (3 Kč/SMS).

Ze statistik Ministerstva vnitra ČR vyplývá, že průměrná úspěšnost doručení přihlášením je 97,4 %, což dokládá, že většina uživatelů se do datových schránek pravidelně přihlašuje, pracuje s nimi a nenechává dokumenty doručit fikcí.

Z výše uvedeného plyne, že povinností škol, které mají zřízenou datovou schránku ze zákona nebo si ji zřídí sami na žádost, je hlídat, zda jim jejím prostřednictvím neposílá nějaký úřad dokument. Kvůli tomu však nemusí do datové schránky vstupovat každý den, stačí si nastavit notifikaci neboli upozornění. Další povinností je ukládat si doručené datové zprávy do nějakého úložiště, ať už garantovaného (např. datový trezor) nebo negarantovaného (v počítači, na externím disku apod.). Odesílání datových zpráv datovou schránkou je pro školy dobrovolné, nicméně vzhledem k tomu, že zavedení povinné elektronické komunikace s ČSSZ je prvním krokem k tomu, že začnou tento způsob komunikace využívat další instituce, je jen otázkou času, kdy budou datové schránky hromadně využívány i k odesílání datových zpráv, protože si uživatelé uvědomí, že šetří čas, peníze a jsou spolehlivé při doručování.