Směrnice stanovující vnitřní kontrolní systém vychází z požadavků zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), v platném znění, a vyhlášky č. 416/2004 Sb.1) a je zásadním dokumentem upravujícím hospodaření školy a školského zařízení (dále jen „škola“) s veřejnými prostředky.
Směrnice stanovující vnitřní kontrolní systém školy a školského zařízení
Mgr. et PhDr.
Monika
Puškinová
Ph. D.
specialista na školskou problematiku
Cílem článku je vyčlenit základní momenty uvedené směrnice a upozornit na další dokumenty, které školy v návaznosti na vnitřní kontrolní systém používají.
Vzor směrnice
najdete v aplikaci Magistr.POVINNOST VYPRACOVAT SMĚRNICI
Povinnost vypracovat směrnici upravující
vnitřní kontrolní systém
vyplývá z následujících skutečností:škola je zřízena státem nebo územním samosprávným celkem (obcí, krajem, dobrovolným svazkem obcí) a je příjemcem veřejných prostředků od státu nebo územního samosprávného celku,
povinnosti zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém.
V praxi to znamená, že povinnost vypracovat směrnici upravující vnitřní kontrolní systém mají školy, které jsou organizačními složkami státu a jsou účetní jednotkou; školy, které jsou zřízeny jako příspěvkové organizace státu nebo územního samosprávného celku; nebo školské právnické osoby, které jsou zřízeny ministerstvem či územním samosprávným celkem.
Povinnost zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém má ředitel veřejné školy na základě ustanovení
§ 25 odst. 1 zákona o finanční kontrole.
Povinnost vypracovat směrnici upravující vnitřní kontrolní systém nemají školy soukromé a církevní.
FINANČNÍ KONTROLA, VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM, ŘÍDÍCÍ KONTROLA A INTERNÍ AUDIT
Vztah finanční kontroly, vnitřního kontrolního systému, řídící kontroly a interního auditu lze vyjádřit schématem, které vychází z ustanovení § 3 zákona o finanční kontrole.
Obsah směrnice v návaznosti na cíle finanční kontroly
Obecné
cíle finanční kontroly
jsou vymezeny ustanoveními § 4 odst. 1 zákona o finanční kontrole. Není nutné tyto cíle do směrnice přepisovat. Směrnice bude funkční a smysluplná, pokud ředitel školy (který směrnici vydává) ve směrnici dle svého uvážení některé obecné cíle dále konkretizuje v návaznosti na podmínky školy.Např. zákon o finanční kontrole uvádí, že cílem finanční kontroly je prověřovat zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností. Proto by měla směrnice obsahovat definici těchto rizik a určitá kritéria, podle kterých jsou rizika analyzována.
Dále dle zákona o finanční kontrole je jedním z hlavních cílů finanční kontroly prověření včasného a spolehlivého informování ředitele školy o nakládání s veřejnými prostředky. Směrnice by měla způsob informování konkretizovat (např. povinné písemné informování statutárního orgánu školy v určité lhůtě).
Obsah směrnice v návaznosti na průběh řídící kontroly
Časový průběh řídící kontroly
(předběžná, průběžná a následná) je uveden v § 3 odst. 4 písm. a) zákona o finanční kontrole.Ustanovení vyhlášky č. 416/2004 Sb. podrobně vymezují osoby, které zajišťují předběžnou kontrolu, a činnosti, které vykonávají. Pro názornost lze tyto vztahy vyjádřit schématem na str. 6.
Ředitel školy má kromě povinnosti zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém také povinnost
jednoznačně určit, kdo je příkazcem operace, správcem rozpočtu a hlavním účetním.
Vymezení těchto osob je nutnou součástí směrnice upravující vnitřní kontrolní systém školy.Základní pravidlo je dáno ustanoveními § 26 odst. 1 zákona o finanční kontrole:
příkazce operace je ředitel školy nebo jím pověření vedoucí zaměstnanci,
správce rozpočtu je vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za správu rozpočtu nebo jiný ředitelem pověřený zaměstnanec,
hlavní účetní je zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za vedení účetnictví nebo jiný ředitelem pověřený zaměstnanec.
Vymezení osob příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního tak nejčastěji vyplývá z organizačního řádu školy, ve kterém jsou vymezeny organizační útvary školy a vedoucí organizačních útvarů. Kromě toho může ředitel školy
pověřit
jiného zaměstnance jako příkazce operace, správce rozpočtu nebo hlavního účetního. Pravomoci a odpovědnosti příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního je vhodné zanést i do
pracovní náplně
konkrétního zaměstnance.Dále je nutné, aby ředitel školy zabezpečil předávání informací mezi příkazcem operace, správcem rozpočtu a hlavním účetním, např.
interní směrnicí o oběhu účetních dokladů.
S určitým zjednodušením lze vyčlenit základní činnosti v rámci schvalovacích postupů předběžné kontroly:
příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní prověřují skutečnosti určené vyhláškou č. 416/2004 Sb.,
příkazce operace vystavuje pokyn k plnění veřejných příjmů a výdajů opatřený svým podpisem,
správce rozpočtu případně přerušuje schvalovací postup, vrací svým podpisem potvrzený podklad k připravované operaci příkazci,
hlavní účetní případně přerušuje schvalovací postup, předává pokyn k plnění veřejných příjmů potvrzený svým podpisem k zajištění výběru konkrétního příjmu ve výši splatného nároku, předává příkaz k platbě potvrzený svým podpisem k zajištění platby ve výši splatného závazku.
Směrnice
konkretizuje způsob, kterým se vedou písemné záznamy
o provedených kontrolách, přerušení schvalovacího postupu, uskutečňují pokyny opatřené podpisy odpovědných osob. Může se jednat o záznamy přímo provedené na existujícím dokumentu (např. na smlouvě), nebo o samostatný písemný formulář. V souvislosti s tím směrnice také obsahuje přílohu s
podpisovými vzory
odpovědných osob.Na základě ustanovení § 26 odst. 3 zákona o finanční kontrole lze v malých organizacích z důvodu malých rizik spojit funkce správce rozpočtu a hlavního účetního. Je však nutné, aby je vykonávali zaměstnanci školy. Podle ustanovení § 5 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, může účetní jednotka vedením svého účetnictví pověřit i jinou právnickou nebo fyzickou osobu, ale nezbavuje se tím odpovědnosti za vedení účetnictví.
Obsah směrnice v návaznosti na průběžnou a následnou kontrolu
Průběžnou řídící kontrolou se zajišťuje úplný a přesný průběh operací v návaznosti na smluvní nebo jiné podmínky až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování. Následná řídící kontrola je kontrolou po ukončení a následném vyúčtování finančních operací.
Průběžná a následná kontrola je rámcově vymezena ustanoveními § 27 zákona o finanční kontrole. Směrnice by měla obsahovat konkretizovaná
pravidla průběžné a následné kontroly
v návaznosti na podmínky činnosti školy.Interní audit
Školy většinou nestanoví svého interního auditora a funkce útvaru interního auditu je nahrazena výkonem veřejnosprávní kontroly (§ 29 odst. 5 zákona o finanční kontrole).
SHRNUTÍ
Pro školu, která je zřízena státem nebo územním samosprávným celkem a je příjemcem veřejných prostředků od státu nebo územního samosprávného celku, je směrnice stanovující vnitřní kontrolní systém směrnicí povinnou.
Vnitřní kontrolní systém obsahuje řídící kontrolu a interní audit. Ve školách je většinou funkce útvaru interního auditu nahrazena výkonem veřejnosprávní kontroly.
Ředitel školy je povinen zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém, určit (pověřit) zaměstnance vykonávající činnost příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního.
Právními předpisy je podrobně stanovena činnost v rámci předběžné kontroly; průběžnou a následnou kontrolu, které jsou právními předpisy vymezeny obecněji, je vhodné směrnicí konkretizovat.
Interními předpisy školy a dokumenty, které souvisejí se směrnicí stanovující vnitřní kontrolní systém, je zejména organizační řád, pověření zaměstnance, pracovní náplň zaměstnance, směrnice o oběhu účetních dokladů.
Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění zákona č. 309/2002 Sb., zákona č. 320/2002 Sb. a zákona č. 123/2003 Sb.