Praktické dopady novely archivního zákona účinné od 1. 7. 2012 a jeho nové prováděcí vyhlášky do škol

Základním právním předpisem v oblasti archivnictví a spisové služby je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“). Archivní zákon byl již jedenáctkrát novelizován a jeho poslední novela, zákon č. 167/2012 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, a další související zákon, nabyla účinnosti 1. 7. 2012.

K archivnímu zákonu byly vydány dvě prováděcí vyhlášky. Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, která nabyla účinnosti 1. 8. 2012, ruší předchozí vyhlášku č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, a je pro školy důležitá, protože Druhou je vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, jež byla již dvakrát novelizována týká se archivů. Její poslední novela, vyhláška č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., nabyla účinnosti 1. 7. 2012.

Pro školy a školská zařízení stále platí buď v listinné (podací deník), nebo elektronické podobě (software). Avšak platí pro školy, které vedou spisovou službu v elektronické podobě, že jejich elektronický systém spisové služby musí splňovat požadavky archivního zákona v platném znění a zároveň tzv. Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, který stanovuje technické požadavky na příslušný software a byl 11. 7. 2012 novelizován.

Očekávanou změnou je informace týkající se skenování dokumentů. Vyhláška říká:

V předchozí vyhlášce bylo slovo „zpravidla“ ve vztahu ke skenování kontroverzním, neboť si jej každá organizace vykládala po svém. Některé instituce tvrdily, že zpravidla znamená spíše ano, a skenovaly, jiné neskenovaly. Čekalo se tedy na novou vyhlášku, která měla tento rozpor vyřešit. Nevyřešila, neboť slovo zpravidla bylo zachováno. Na základě toho jsem si vyžádala od Ministerstva vnitra ČR stanovisko k tomuto spornému bodu vyhlášky. Koncem srpna 2012 mi přišla odpověď, že Co to znamená pro školy? Záleží pouze na nich, zda se rozhodnou skenovat či nikoliv.

Další změna se týká ukládání dokumentů. Všechny vyřízené dokumenty a uzavřené spisy jsou po dobu trvání skartační lhůty dle spisového a skartačního plánu školy, a to zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle. Tato nová povinnost ukládání dokumentů podle spisového a skartačního plánu vznikla pod hrozbou pokuty do výše až 200 000 Kč.

Pozitivní novinkou je v procesu skartačního řízení!

je povinnou směrnicí ve školách. Od 1. 7. 2012 si musí školy tuto směrnici rozšířit o informaci týkající se spisové rozluky, která se provádí při (např. sloučení škol).

Rušená (slučovaná) škola zpracuje včetně časového rozvrhu, který zašle místně příslušnému archivu, pod který spadá. Připravuje ji a provádí před datem svého zrušení (sloučení) rušená (slučovaná) škola, dokončuje ji její právní nástupce, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušená (slučovaná) škola do skartačního řízení.

Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušená (slučovaná) škola pomocí nástupnické škole, která si je zaeviduje do své evidence dokumentů jako nově doručené. V případě úplného zániku školy bez nástupce, přejdou dokumenty A do místně příslušného archivu, pod který škola spadá, a dokumenty S, u kterých ještě neuplynuly skartační lhůty, si převezme do své spisovny zřizovatel.

Školy, které vedou spisovou službu v elektronické podobě, musí navíc doplnit do svého spisového řádu informaci o vedení spisové služby v mimořádných situacích. V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace přechází škola na vedení spisové služby náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci méně než 48 hodin, škola zaeviduje dokumenty evidované v náhradní evidenci v elektronickém systému spisové služby nebo samostatné evidenci dokumentů. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci déle než 48 hodin, škola je ponechá zaevidované v náhradní evidenci. Náhradní evidence je bezodkladně po ukončení mimořádné situace uzavřena. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci jsou uloženy ve spisovně společně s ostatními dokumenty.

Novou povinností škol je zaslání spisového a skartačního plánu příslušnému archivu bezodkladně po jeho vydání nebo změně, který si ho uloží.