Otázka:
Jak správně počítat pedagogickým pracovníkům odpracovanou dobu na sedmidenním výletě do zahraničí pro 22 žáků a 2 pedagogické dozory a na jaké cestovní náhrady a stravné mají nárok, když mají pedagogičtí pracovníci od cestovní kanceláře pobyt, stravování-polopenzi a cestu zdarma?
Odpověď:
Co se týká pracovní doby, je třeba vycházet především z těch ustanovení zákoníku práce, v nichž je definována pracovní doba, práce přesčas, pracovní pohotovost, a také z ustanovení upravujících překážky v práci. Základní pojmy v oblasti pracovní doby jsou vymezeny v § 78 zákoníku práce. Pracovní dobou je doba, v níž je zaměstnanec povinen vykonávat pro zaměstnavatele práci, a doba, v níž je zaměstnanec na pracovišti připraven k výkonu práce podle pokynů zaměstnavatele. V definici pracovní doby došlo k významné změně v tom směru, že dřívější pracovní pohotovost na pracovišti již není pracovní pohotovostí, ale výkonem práce. Pracovní pohotovost je nově upravena v § 95, podle kterého pracovní pohotovost může zaměstnavatel na zaměstnanci požadovat, jen jestliže se o tom se zaměstnancem dohodne. Jedná se přitom o pracovní pohotovost výhradně mimo pracoviště zaměstnance, na jiném dohodnutém místě.
Pracovní pohotovost, při které nedojde k výkonu práce, se do pracovní doby nezapočítává. Prací přesčas je práce konaná zaměstnancem na příkaz zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem nad stanovenou týdenní pracovní dobu vyplývající z předem stanoveného rozvržení pracovní doby a konaná mimo rámec rozvrhu pracovních směn. Co se bude považovat za odpracovanou dobu pedagogických pracovníků, závisí především na průběhu pracovní cesty. Podle § 42 odst. 1 zákoníku práce se pracovní cestou rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. Podle § 153 odst. 1 zaměstnavatel předem písemně určí podmínky pracovní cesty, zejména dobu a místo nástupu pracovní cesty a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování. V rámci stanovení podmínek pracovní cesty by měl zaměstnavatel kromě výše uvedených povinných náležitostí stanovit i bližší průběh pracovní cesty. Stanovení podmínek ovlivňuje sice především poskytování a výši cestovních náhrad, má však význam i pro řešení problematiky odpracované doby.
Týdenní pracovní doba pedagogických pracovníků (40 hodin - § 79 odst. 1 zákoníku práce) se podle § 23 zákona č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících, dělí na dvě části, na výkon přímé pedagogické činnosti a na výkon prací souvisejících s touto přímou pedagogickou činností. Výčet některých prací souvisejících s přímou pedagogické činností obsahuje pracovní řád pro zaměstnance škol a školských zařízení. Zaměstnanci často nemohou na pracovní cestě plnit pracovní úkoly v době k tomu určené. Podle § 210 zákoníku práce se doba strávená na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do pracovní doby, považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nebo plat nekrátí. Náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku náleží zaměstnanci pouze v případě, že mu v důsledku způsobu odměňování mzda nebo plat ušly. Na pracovní cestě je tak třeba vždy rozlišit dobu strávenou na této cestě celkem (tato doba má význam pro výši poskytnutého stravného), dále dobu strávenou vlastním výkonem práce, tj. plněním pracovních úkolů, pro které byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán a dobu strávenou jinak, například cestováním.
Dále má význam skutečnost, která z uvedených dob spadá do pracovní doby zaměstnance a která nikoliv. Pracovněprávní předpisy bližší podrobnosti nestanoví. Je především věcí příslušného vedoucího zaměstnance, tedy ředitele školy, aby stanovil, kdy zaměstnanec koná práce, ke kterým se zavázal v pracovní smlouvě. Musí posoudit, kdy jde o přímou pedagogickou činnost a kdy o činnosti další, v širším slova smyslu s touto činností související, které jsou nezbytné na pracovní cestě a velmi často nemusejí spadat do pracovní doby. V mnohých případech je obtížné určit, kdy se jedná o výkon práce a kdy nikoliv, například při dozoru nad žáky (studenty) během cestování, v jejich osobním volnu v noci apod. V obdobných případech se obvykle vychází z běžného rozvržení pracovní doby zaměstnance v zaměstnání v době, kdy nekoná pracovní cestu.
Povinnost vést evidenci pracovní doby vyplývá z § 96 zákoníku práce. Zaměstnavatel je povinen vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci odpracované pracovní doby, práce přesčas, noční práce, doby v době pracovní pohotovosti a také evidenci pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel. Pokud jde o přestávky v práci, zákoník práce stanoví povinnost je poskytovat, nikoliv evidovat. Tomu odpovídají i skutkové podstaty přestupku nebo správního deliktu na úseku pracovní doby [§ 15 odst. 1 písm. g) a m), popřípadě § 28 odst. 1 písm. g) a m) zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce]. Těchto přestupků či správních deliktů se zaměstnavatel dopustí, pokud „neposkytne zaměstnancům přestávky v práci na jídlo a oddech nebo bezpečností přestávku“, popřípadě „nevede evidenci pracovní doby, ačkoliv k tomu má povinnost podle zvláštního předpisu“. Zákoník práce účinný od 1. 1. 2007 již na zaměstnavateli ani nevyžaduje, aby stanovil začátek a konec přestávek v práci.
To samozřejmě neznamená, že by stanovení a evidence přestávek v práci neměly význam, například z hlediska určení, kdy se jedná u zaměstnance o pracovní úraz. Tento význam však nemá evidence přestávek v práci na pracovní cestě, kdy je průběh výkonu práce zcela jiný než na obvyklém pracovišti zaměstnance. Podle § 88 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci nejdéle po 6 hodinách nepřetržité práce přestávku v práci na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut. Jde-li o práce, které nemohou být přerušeny, musí být zaměstnanci i bez přerušení provozu nebo práce zajištěna přiměřená doba na jídlo a oddech, která se započítává do pracovní doby. Předpokládám, že v uvedeném případě přichází v úvahu toto řešení. Čerpání doby odpočinku se bude řídit průběhem pracovní cesty a danými pokyny zaměstnavatele. Také celková evidence pracovní doby podle § 96 musí vycházet z těchto pokynů a samozřejmě také z evidence pedagogických pracovníků o průběhu pracovní cesty. Vzhledem k tomu, že neuvádíte žádné podrobnosti týkající se pracovní cesty, mohu podat jen obecnou informaci.
Dotaz neposkytuje dostatek údajů potřebných k podání přesné informace ani v druhém případě, kdy se týká nároku zaměstnanců na cestovní náhrady a stravné. Při poskytování cestovních náhrad zaměstnanci zaměstnavatelem, který je uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce (patří sem i školy), postupuje zaměstnavatel podle části sedmé hlavy II, která se vztahuje na podnikatelskou sféru, ovšem s odchylkami stanovenými pro nepodnikatelskou sféru v hlavě III. Zaměstnavatel je povinen při zahraniční pracovní cestě poskytnout zaměstnanci při splnění stanovených podmínek náhradu jízdních výdajů, náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, náhradu výdajů za ubytování, náhradu nutných vedlejších výdajů a náhradu stravovacích výdajů v cizí měně (zahraniční stravné). Zahraniční stravné se poskytuje podle § 170 a § 179.
Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout podle § 180 kapesné do výše 40 % zahraničního stravného. Kapesné slouží k úhradě nutných vedlejších údajů osobního charakteru. Vedle toho zaměstnanci přísluší i náhrada nutných vedlejších výdajů (§ 171), pokud mu vznikly (například různé poplatky, vstupenky apod.) a pokud jejich existenci prokáže. V uvedeném případě je pedagogickému doprovodu zajištěna bezplatná doprava a ubytování. V úvahu tedy přichází pouze náhrada nutných vedlejších výdajů, které by měli zaměstnanci pokud možno doložit (v opačném případě je možné postupovat podle § 185), zahraniční stravné a kapesné.
Při poskytování zahraničního stravného se postupuje podle § 170, je však vyloučeno použití ustanovení § 170 odst. 2 věty první o možnosti snížení základní sazby zahraničního stravného. Podle § 179 odst. 1 zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši základní sazby zahraničního stravného stanoveného prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189 (o tomto předpisu se zmiňuji dále). Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.
V dotaze uvádíte, že na pracovní cestě je vašim zaměstnancům zajištěna cestovní kanceláří polopenze, bude proto přicházet v úvahu krácení stravného stanoveného podle § 170 odst. 3. Pokud doba strávená mimo území ČR trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin, zaměstnavatel poskytuje zahraniční stravné ve výši základní sazby. Trvá-li tato doba déle než 6 hodin a nejvýše 12 hodin, poskytuje se zahraničí stravné ve výši poloviny základní sazby. Ve čtvrtinové výši této sazby náleží zahraniční stravné v případě, trvá-li doba strávená mimo území ČR 6 hodin a méně, alespoň však 1 hodinu. Předpokládám, že v případě polopenze se bude zřejmě jednat (alespoň v celé kalendářní dny pracovní cesty) o snídani a večeři. Nevím však, jak dlouho bude trvat pracovní cesta a prvý a poslední den zahraniční pracovní cesty mimo území ČR a zda i v tyto dny bude poskytnuto jedno či dvě jídla, která mají charakter snídaně, oběda nebo večeře. Při krácení stravného postupuje zaměstnavatel podle § 170 odst. 5.
Zahraniční stravné ve výši základní sazby je zaměstnavatel oprávněn krátit až o 25 % za každé jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře a na které zaměstnanec finančně nepřispívá, nebo až o 35 %, jde-li o zahraniční stravné v poloviční výši základní sazby, anebo až o 70 %, jde-li o zahraniční stravné ve čtvrtinové výši základní sazby. Míru krácení musí zaměstnavatel se zaměstnancem sjednat nebo mu ji určit před vysláním na pracovní cestu. Pokud tak neučiní, přísluší zaměstnanci plné stravné, tj. v závislosti na délce pobytu mimo ČR v kalendářním dni ve výši základní sazby stravného, poloviční výši základní sazby, popřípadě čtvrtinové výši základní sazby. Ve dny kdy bude poskytnuta polopenze, tedy dvě jídla mající charakter snídaně, oběda nebo večeře, může krátit stravné až o 50 %, pokud tak stanovíte před vysláním na pracovní cestu.
Výše základních sazeb stravného stanoví pro rok 2008 příloha k vyhlášce č. 338/2007 Sb., o stanovení základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2008. Pro Chorvatsko je stanovena základní sazba 40 EUR. Podle § 183 odst. 1 je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovanou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Z ustanovení odstavce 2 vyplývá, že poskytovaná záloha se skládá ze dvou částí - zálohy na stravné a zálohy na ostatní případné výdaje, přičemž je pro zahraniční pracovní cesty stanovena výše a měna pouze pro zálohu na stravné. Předpokládá se však, že i druhá část zálohy na případné další náklady bude poskytována ve stejné měně v zájmu bezproblémového vyúčtování. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na stravné (lze vyložit, že i na poskytnutí zálohy na ostatní případné výdaje) v české měně nebo v jiné měně, než stanoví vyhláška (tj. v jiné volně směnitelné měně než euro), pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Při určení výše stravného v dohodnuté měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se přepočítá na dohodnutou měnu. Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy.
Zákoník práce řeší i situace, kdy není záloha poskytnuta. Podle § 184 se při poskytování cestovních náhrad, na které nebyla záloha poskytnuta, přiměřeně použije § 183 s tím, že pro přepočet měn se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty.
Závěrem se vracím k jedné z cestovních náhrad, kterou zaměstnavatel zaměstnanci zpravidla při zahraniční pracovní cestě poskytuje, a to kapesnému. Jak jsem již uvedla, kapesné lze poskytnout až do výše 40 % zahraničního stravného poskytnutého zaměstnavatelem podle § 170 odst. 3 a § 179. Z odkazu na ustanovení § 170 odst. 3 vyplývá, že pokud se zaměstnavatel rozhodne poskytnout zaměstnanci kapesné v případě, kdy se stravné krátí (§ 170 odst. 5), při stanovení jeho výše vychází z té částky zahraničního stravného, na kterou by zaměstnanci vznikl nárok v případě, kdy by ke krácení nedošlo. Kapesné se tedy vždy stanoví ze stravného ve výši základní sazby (pokud doba strávená mimo území ČR trvá v kalendářním dni více než 12 hodin), ze stravného v poloviční výši základní sazby (pokud doba zahraniční pracovní cesty trvá déle než 6 a maximálně 12 hodin) nebo ze stravného ve čtvrtinové výši sazby (pokud doba strávená mimo území ČR trvá v kalendářním dni 6 hodin a méně, alespoň však 1 hodinu). Kapesné poskytnuté do výše 40 % zahraničního stravného je daňově uznatelným výdajem (nákladem) podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů.