Autorizovaná konverze z moci úřední: možnost bezplatného převodu elektronických dokumentů do papírové podoby

Školy mohou stejně jako jiné právnické a fyzické osoby využít tzv. , prováděnou na pracovištích Czech POINT. Za každou takto převedenou stránku je však nutné platit poplatek ve výši 30 Kč.

Z ekonomického hlediska je pro školy mnohem výhodnější využívat tzv. . Spolu se získáním statusu orgánu veřejné moci (OVM) a souvisejícího typu datové schránky mohou školy pro svoji potřebu konverzi provádět bezplatně, a to jak z elektronické do listinné podoby, tak obráceně. Po úvodním nastavení systému se autorizovaná konverze z moci úřední škole vyplatí i časově, neboť odpadne nutnost pro jednotlivé dokumenty chodit na nejbližší pracoviště Czech POINT. Prostřednictvím účtu lokálního administrátora (LA) je zároveň možné zaregistrovat tzv. působnost k agendě dle zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech.

Cílem tohoto článku je shrnout všechny kroky, které škola musí udělat k tomu, aby mohla autorizovanou konverzi prostřednictvím tzv. CzechPOINT@office provádět.

V prvním kroku je nutné, aby škola měla v systému Czech POINT a jeho Jednotném identitním prostoru (JIP) (LA). S ohledem na skutečnost, že lokální administrátor se bude v dalších krocích muset přihlašovat nejen prostřednictvím uživatelského jména a hesla, ale rovněž tzv. OTP²(jednorázového hesla) nebo certifikátu, je vhodné, aby se jednalo o a je případně schopen si samostatně instalovat různé programy či jejich doplňky.

Při vytváření (delegování) lokálního administrátora³ je nutné nejdříve stáhnout a vyplnit příslušný formulář pod názvem Správa lokálních administrátorů⁴a následně jej odeslat do zvláštní datové schránky Ministerstva vnitra ČR s identifikátorem .

V dalším kroku se lokální administrátor musí na adrese přihlásit k rozhraní, kde definuje novou osobu (např. asistentku či hospodářku), případně ji tzv. ztotožní a přiřadí jí roli "Přístup do CzechPOINT@office: Konverze z moci úřední". Takto vytvořená osoba následně obdrží do datové schránky přístupové údaje.

Pro přihlášení k rozhraní CzechPOINT@office pak musí pověřená osoba disponovat tzv. komerčním certifikátem pro přihlášení a certifikátem pro vytváření uznávaného elektronického podpisu. S ohledem na další povinnosti vyplývající z nařízení eIDAS je pak vhodné rovnou uložit tyto certifikáty na tzv. bezpečný prostředek, tj. vybrané typy USB tokenu či čipovou kartu. Především pro menší školy tak bude lepší, aby administrátor byl zároveň pověřenou osobou.

Pro provádění vlastní autorizované konverze z moci úřední je nutné se nejdříve přihlásit ke službě CzechPOINT@office, dostupné na adrese

Po úspěšném přihlášení se v levé části zobrazí nabídka formulářů. Ve skupině CzechPOINT@office stačí vybrat položku Konverze  . V pravé hlavní části okna se zobrazí seznam tzv. šablon. V našem případě je nutné vybrat a poklepat myší na odkaz , umístěný vpravo od zeleného indikátoru (kolečka) dostupnosti služby. Následně se otevře automatický formulář (průvodce). Při výběru elektronického dokumentu je třeba mít na paměti, že konvertovat lze pouze dokumenty PDF ve verzi 1.3 a vyšší a např. dokumenty, které obdržíte ve Wordu, nelze takto převést.

Po ověření podpisů (ideálně v programu Adobe PDF Reader) je možné  . Následně je ve výchozím formuláři (průvodci) nutné potvrdit ověření podpisu. K dokončení autorizované konverze je však nutné ještě k dokumentu , kdy je zapotřebí slovně popsat konvertovaný dokument. Nepovinným údajem je pak datum vytvoření původního dokumentu (pokud je uvedeno). Vytištěnou ověřovací doložku pak neoddělitelným způsobem (např. pomocí sešívačky) připojte k vytištěnému dokumentu.

V případě, že byste při vytváření účtu lokálního administrátora či vytváření autorizované konverze narazili na nějaký problém, je možné kontaktovat helpdesk Czech POINT, a to buď na telefonním čísle 222 13 13 13 (v provozu ve všední dny od 8:00 do 18:00), nebo na e-mailu

V případě spojení funkce administrátora a pověřené osoby doporučujeme pořízení kvalifikovaného certifikátu pro uznávaný elektronický podpis a zároveň tzv. komerčního certifikátu nutného pro přihlášení. Tyto dva certifikáty budou postačovat pro přihlášení jak k rozhraní pro správu dat na Portálu veřejné správy, tak následně k práci v CzechPOINT@office. Tyto certifikáty si můžete pořídit od I.CA ( ), certifikační autority České pošty ( ) nebo společnosti eIdentity ( ).

U I.CA za pořízení dvojice certifikátů, čipovou kartu a čtečku zaplatíte 1 800 Kč (bez čtečky 1 212 Kč), u České pošty pak za oba certifikáty a USB token 1 038 Kč.