Povinnosti podle zákona o ochraně osobních údajů vztahující se ke školské dokumentaci

Shrneme-li všechny povinnosti, je možné je zaznamenat takto:

Ve všech případech, kde neexistuje speciální právní úprava obsažená například v zákoně č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „školský zákon“), nebo dalších právních předpisech, je nutné respektovat

Školský zákon obsahuje na několika místech zvláštní úpravu informační povinnosti školy, obecně upravenou v § 11 ZoOU a s ním věcně spjatého přístupu subjektu údajů k osobním údajům a informacím o nich. Tato úprava je dále podrobněji upravena v několika prováděcích předpisech.

Školy jsou ze zákona oprávněny poskytovat údaje z dokumentace a údaje ze školní matriky osobám, které svůj nárok prokáží oprávněním stanoveným zákonem, včetně zákona školského, tedy mj. zletilým žákům a studentům, zákonným zástupcům dětí a nezletilých žáků a rodičům, popřípadě osobám, které vůči zletilým žákům a studentům plní vyživovací povinnost. Ustanovení jsou formálně zvláštní úpravou přístupu k informacím, obecně upraveného v ustanovení § 11 odst. 1 a 2 a § 12 odst. 1 a 2 ZoOU. Na první pohled nenese tato úprava žádný odlišný obsah; její základní výhodou je stanovení podstatně volnějšího režimu se všemi pozitivními důsledky pro obě strany.

Na rozdíl od obecné úpravy přístupu subjektu údajů k vlastním osobním údajům, obsažené v ustanovení § 12 odst. 1 a 2 ZoOU, navozuje úprava postulování práva žáků, studentů a zákonných zástupců dětí a nezletilých žáků, provedená školským zákonem, možnost naplňovat jedno ze základních práv při zpracování osobních údajů bez písemných formalit a jako zcela samozřejmou součást vzájemné komunikace školy a žáků a jejich rodičů, případně dalších osob vymezených zákonem. Tam, kde se objeví ve vzájemné komunikaci obou stran problémy, je na místě všechny kroky a v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, evidovat v rámci spisové služby. Zvláštní úprava přístupu k informacím a informací o zpracování nepředpokládá, že by škola mohla použít ustanovení § 12 odst. 3 ZoOU a požadovat za poskytnutí informace úhradu. Zvláštní úpravou k tomuto ustanovení ZoOU je v § 28 odst. 8 školského zákona.

Školský zákon naproti tomu neobsahuje ani nezakládá žádnou zvláštní úpravu informační povinnosti a přístupu subjektu údajů k osobním údajům a informacím o nich pro jiné kategorie subjektů údajů, tj. zejména pedagogické pracovníky a obecně zaměstnance školy.¹⁾

Potřeba ochrany údajů týkajících se dětí musí vzít v úvahu dva důležité aspekty. Těmi je za prvé různá úroveň vyspělosti, která určuje, kdy mohou děti začít samy nakládat se svými údaji, a za druhé rozsah, nakolik mají zástupci právo zastupovat nezletilé osoby v případech, kdy by sdělení osobních údajů poškodilo zájem dítěte.²⁾

Podle § 5 odst. 2 ZoOU může správce osobních údajů zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů. Bez tohoto souhlasu je může zpracovávat pouze v případech uvedených v § 5 odst. 2 písm. a) až g) ZoOU. Výše uvedené zpracování v rámci školské dokumentace spadá pod výjimku uvedenou v ustanovení § 5 odst. 2 písm. a) ZoOU, tedy zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce, a souhlasu není zapotřebí.