Mohou být v osobních spisech zaměstnanců uloženy žádosti soudu, aby škola podala informaci o výši platu a pracovní hodnocení + odpovědi školy na tyto žádosti? Jedná se například o situace, kdy soud rozhoduje o svěření dětí do péče zaměstnance v souvislosti s rozvodem manželů.
Může osobní spis obsahovat kopii OP a průkazu zdravotní pojišťovny?
SOUVISEJÍCÍ PŘEDPISY:
§ 312 až 316 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění p. p.
§ 15a zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, ve znění p. p.
§ 4, 5, 9 až 12, 20, 21 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění p. p.
Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce) stanoví v § 312 oprávnění zaměstnavatele vést osobní spis zaměstnance, který smí obsahovat jen
písemnosti nezbytné pro výkon práce
v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3. Při zpracování materiálů vedených v osobním spise zaměstnance je zaměstnavatel povinen
zabezpečit ochranu osobních údajů
podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Osobní spis zaměstnance obsahuje jeho
osobní údaje
(žádost o zaměstnání, zápočtový list, životopis, kopie dokladů o nejvyšším dosaženém vzdělání, doklady o dalším vzdělání apod. včetně změn osobních údajů),
smlouvy a jejich změny
(pracovní a další smlouvy či dohody),
hodnocení zaměstnance, změnu jeho pracovního zařazení, mzdový či platový výměr, informace o příjmech, daních, pojistném, evidenční list důchodového zabezpečení, evidenci pracovní doby, dovolené
apod. Pokud zaměstnavatel na základě žádosti příslušného soudu vypracuje pracovní hodnocení zaměstnance a sdělí výši platu, informace a žádost o ně založí do osobního spisu zaměstnance s tím, že v případě skončení pracovního poměru tyto údaje ze spisu vyjme stejně jako další údaje, které
není důvod po skončení pracovního poměru archivovat.
Obecně platí zásada zákazu kopírování občanského průkazu. Zákon č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, v § 15a, který upravuje nakládání s občanským průkazem, v odstavci 2 stanoví: „Je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana (zákon odkazuje na § 5 zákona č. 101/2000 Sb.), kterému byl občanský průkaz vydán, pokud zvláštní právní předpis nebo mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána, nestanoví jinak.“ Zaměstnavatel tedy musí mít
výslovný souhlas svého zaměstnance s pořízením kopie občanského průkazku i s tím, že si tuto kopii ponechá.
Souhlas spolu s kopií založí do osobního spisu. Pořízení kopie občanského průkazu může pro zaměstnavatele představovat určitý problém vzhledem k tomu, že bude mít o zaměstnanci citlivý údaj, tj. kopii fotografie z občanského průkazu. Ochrana citlivých údajů je upravena v § 9 zákona č. 101/2000 Sb. a je mnohem přísnější než ochrana ostatních (necitlivých) údajů.Pokud jde o průkaz pojištěnce, zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, nestanoví výslovný zákaz pořízení kopie zdravotního průkazu pojištěnce, kterou může se souhlasem zaměstnance pořídit a založit do osobního spisu. Stejně jako v případě pořízení kopie občanského průkazu tento postup považuji za nadbytečný. Zaměstnavateli
stačí ověřit totožnost zaměstnance
(občana ucházejícího se o zaměstnání) podle občanského průkazu a tuto skutečnost se jménem toho, kdo totožnost ověřil, zaznamenat do osobního spisu. Stejným způsobem je možné postupovat v případě ověření, které zdravotní pojišťovny je zaměstnanec pojištěncem.Závěrem upozorňuji na to, že do osobního spisu nelze ukládat kopie veškerých dokladů, pouze těch, které obsahují jen osobní údaje zaměstnance nezbytné pro zaměstnavatele. Především
nelze pořídit a založit do spisu kopie dokladů, které obsahují údaje o třetích osobách
(například nelze pořídit kopii rodného listu).