Dokument

Jsme střední škola, příspěvková organizace zřízená Jihomoravským krajem. Současně jsme plátci DPH, takže většinu dokumentů archivujeme 10 let. Jak dlouho musíme archivovat v našem zařízení školní jídelny např. výdejky potravin, jídelníčky, příjemky potravin, kritické body apod.?

Důležitou součástí výuky cizích jazyků je možnost slyšet rodilé mluvčí v běžných situacích. Kromě samotného pobytu v zahraničí se mohou žáci a studenti setkat s běžnou konverzací třeba i ve filmech. Propojení výuky anglického nebo německého jazyka s tématy týkajícími se aktuálního dění ve světě a života mladých lidí nabízí portál s dokumentárními snímky a materiály pro vyučující JSNS.CZ vzdělávacího programu Jeden svět na školách organizace Člověk v tísni.

„Díky práci s filmem a reflexi dochází k něčemu mimořádnému, co běžný vzdělávací proces neumožňuje tak často: najednou tu nejsou na jedné straně ‚oni‘ (učitelé), kteří něco sdělují, a na druhé straně ‚oni‘ (žáci), kteří jsou poučováni. Najednou jsme tu ‚my‘ (všichni společně), kteří sledujeme často velmi osobní zpověď hrdinů dokumentárního filmu,“ říká Vlasta Urbanová, pedagožka a lektorka.

V předchozí části jsme si popsali, jak využít přechodné období, které poskytuje zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů (tzv. DEPO), abychom se řádně připravili na tzv. plnou digitalizaci a výkon spisové služby v plně elektronické podobě.

Jaký je formulář-vzor  "Vzdání se pracovního místa ředitele školy"?

Převod dokumentů z digitální podoby do listinné a naopak je běžnou součástí praxe škol. Dokument doručený v elektronické podobě jako příloha datové zprávy datovou schránkou nebo e-mailem se jednoduše vytiskne. Stejně tak originální dokument v listinné podobě lze jednoduše převést do digitální podoby jeho naskenováním. Výstupem takového převodu ale bude vždy pouze prostá kopie dokumentu, která nemá žádné právní účinky. Škole to v mnohých případech vůbec nemusí vadit, protože si takto převedený dokument pouze zaměstnanec školy založí pro svoje vlastní potřeby, např. že se s listinným dokumentem lépe pracuje.

Převod dokumentu do analogové podoby

Jaké dokumenty a po jak dlouhou dobu je třeba uchovávat po vícedenní (5denní) školní akci (výlet)?

Školský zákon v § 28 odst. 1 vymezuje poměrně rozsáhle, jaké dokumenty škola nebo školské zařízení musí vést. Vedení povinné dokumentace je jednou z mnoha povinností ředitele školy, která zvyšuje administrativní náročnost spojenou s výkonem této funkce.

Zápis změny v údajích zapsaných ve školském rejstříku upravuje § 149 školského zákona. Proces vyřizování žádostí se liší v závislosti na údaji, jehož se změna týká. Žádosti o zápis nového oboru vzdělání, navýšení počtu dětí, žáků nebo studentů ve škole a v oboru vzdělání a zápis nového místa poskytovaného vzdělávání, je nutné podat v zákonném termínu, tedy do 30. 9. na následující školní rok. 

Školy jsou jako povinný subjekt dle § 5 odst. 1 f) zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, povinny zveřejnit sazebník úhrad za poskytování informací každému, kdo o ně oficiální žádostí požádá. Jakým způsobem stanovit výši úhrad pak dále konkretizuje nařízení vlády č. 173/2006 Sb., o zásadách stanovení úhrad a licenčních odměn za poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím. 

MŠMT připravilo materiál pro ředitele škol v oblasti snižování administrativní zátěže s názvem „Informace MŠMT k vedení dokumentace o dětech, žácích a studentech a některé další dokumentace v elektronické a listinné podobě.

Základní vymezení spisové služby, legislativní ukotvení evidence, archivace dokumentů a definování základních pojmů v těchto oblastech.

Povinnosti škol a školských zařízení v oblastech vedení spisové služby a péče o dokumenty vyplývající z aktuálních právních předpisů. Vymezení nejdůležitějších zdrojů informací a stanovení organizačních opatření ve škole. Tvorba spisového řádu se spisovým a skartačním plánem.

Definování druhů a forem dokumentů. Způsoby příjmu dokumentu ve škole. Způsoby evidence dokumentů úředního charakteru a těch ostatních. Specifická evidence dokumentů dle právních předpisů. Náležitosti správné evidence dokumentů.

Stanovení místa a způsobu rozdělování dokumentů doručených do školy. Postupy oběhu dokumentů ve škole v závislosti na druhu dokumentu. Způsoby vyřizování doručených i vlastních dokumentů a přidělení spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt.

Možné způsoby zakládání spisu, jeho evidence a postup jeho uzavření. Zákonné náležitosti a označení spisu.

Místo, způsoby a náležitosti odesílání dokumentů ze školy. Přechodné a následné ukládání dokumentů ve škole. Postup ukládání dokumentů a spisů do spisovny školy a její zabezpečení a provoz.

Způsoby vyřizování doručených i vlastních dokumentů a přidělení spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt.

Vedení spisové služby v mimořádných situacích ve škole; spisová rozluka; kontrola plnění povinností vyplývajících z právních předpisů, sankce.