Znáte aktuální situaci ve výběrových řízeních na dodávku vybavení škol? Patříte k zadavatelům výběrových řízení? Jste spokojeni s tím, co vysoutěžíte? Přemýšlíte, jak být v této oblasti efektivnější?
Jak si počínat s péčí řádného hospodáře a nenaletět ve veřejných zakázkách aneb Dokážu nakoupit vše potřebné ke své spokojenosti?
Ing.
Libor
Kožoušek
jednatel společnosti VMS VISION, tradičního výrobce školních tabulí
Tento článek není pro každého. Následující řádky jsou určeny pro lidi, kteří se nebojí překážek a svoji práci berou jako poslání a službu ostatním. Pro lidi, kteří chtějí ve své škole spokojené učitele a žáky. Pro lidi, kteří nelitují své energie a času, aby věci posouvali směrem, který považují za správný.
Asi jste zaznamenali, že v poslední době se do výběrových řízení na dodávky vybavení škol hlásí daleko větší počet uchazečů. Může to vypadat jako výhoda. Větší konkurence může znamenat nižší soutěžní cenu a úsporu finančních prostředků. Může však přinést i vrásky na čele, množství starostí a ve finále nespokojené kantory a podstatné zvýšení nákladů v budoucnu. Je-li základní povinností ředitele jednat „s péčí řádného hospodáře“, je velmi důležité tuto oblast zvládnout a věnovat jí potřebnou dávku péče a bohužel i času.
Aktuální stav mi připomíná roky 2011 a 2012, kdy nastala podobná situace. Větší počet uchazečů ve výběrových řízeních přinesl nižší soutěžní ceny a snížení marží dodavatelů. Na naše školy se velice rychle začaly dodávat produkty nižší kvality, aby potřebné marže dodavatelů zůstaly zachovány. Výsledkem byly sice levné, ale nekvalitní dodávky, které se staly noční můrou zadavatelů. Prostředky vynaložené na nákup nebyly investovány hospodárně. Nyní vše nasvědčuje tomu, že se situace bude opakovat. Vzniká stav, kdy nemůže být spokojená žádná ze zúčastněných stran – ani dodavatelé kvalitních řešení, ani zadavatelé.
Nakupování dle zákona o zadávání veřejných zakázek obsahuje několik fází a jejich úspěšné zvládnutí není vůbec jednoduché. Pro porozumění si definujme, co představuje „úspěšné zvládnutí nákupu“. V našem pojetí to je splnění podmínky: „Zadavatel nakoupil podle svého zadání a uživatelé jsou spokojeni s nakoupeným předmětem potřeby i po skončení záruční doby.“ Koupi tedy v takovém případě hodnotíme kladně i v době, kdy již s předmětem potřeby a jeho používáním máme dostatek zkušeností a zažili jsme i péči dodavatelské firmy.
První fází nákupu je nepochybně sestavení zadání a zadávací dokumentace pro vyhlášení výběrového řízení. Tomu samozřejmě předchází nějaká potřeba, kterou chceme nákupem vyřešit.
V první fázi se osvědčuje položit si upřímně pár otázek typu: Mám v oblasti, kterou budu řešit, dostatek informací? Orientuji se v aktuálních možnostech a trendech? Znám nějakou autoritu, o kterou se mohu opřít a má moji důvěru? Mám jasno nejen v parametrech, které moje potřeby vyřeší, ale i v těch, které mohu současně získat jaksi navíc a zvýší mi třeba spolehlivost, údržbu, komfort používání? Orientuji se v tom, co je kvalitní, dlouhodobé řešení s přidanou hodnotou a co je „výhodný“ výprodej? Podle rozsahu zamýšleného nákupu se vyplatí patřičně se porozhlédnout po trhu. Velmi vhodné je vzdělat se přímo u výrobců, dovozců, klíčových distributorů. Přímé oslovení výrobce či dovozce nejen doplní informace o produktu, ale hodně napoví i o tom, co mohu získat, aniž bych to původně předpokládal: Jaké služby a benefity mohu získat navíc a kam až se nákupem mohu kvalitativně posunout? Mohu být příjemně překvapen, co je možné. Když budu čerpat z těchto zdrojů, mám největší pravděpodobnost, že získané informace budou pravdivé a relevantní. Vývoj ve všech oblastech jde dopředu. Co bylo vhodné předloni, nemusí být optimální řešení pro další roky.
Jakmile jste získali aktuální informace z řešené oblasti, jste schopni bez problémů popsat svoje potřeby a sestavit zadání pro výběrové řízení. Právě vy víte nejlépe, co potřebujete, a v úvodní fázi jste si zjistili, co je možné reálně získat. Nikdo jiný nezná potřeby vaší školy lépe než vy a vaši kantoři. Je třeba nelitovat času a zadání pečlivě sepsat – ideálně v týmu se skutečnými uživateli potřebného produktu či služby. To podle mého názoru představuje základní kámen úspěšného nákupu. Pak je ovšem na splnění takového zadání potřeba trvat – když nenakoupím, co jsem si v parametrech zadání popsal, není možné považovat nákup za úspěšný.
Další fází nákupu je uspořádání samotného výběrového řízení při dodržení zákonných požadavků. Na tento krok je často vhodné najmout vhodnou agenturu, která je znalá a schopná výběrové řízení uspořádat a administrovat. I v této fázi je dobré si položit několik otázek: Jakou motivaci má najatá agentura? Zajistit, abych jako zadavatel vysoutěžil požadované dle mého zadání, nebo rychle a bez sebemenších problémů vyhlásit a vyhodnotit výběrové řízení a vyfakturovat dodanou službu? Může mi agentura mluvit do mého zadání? Proč bych se měl zabývat tím, zda zadání je, nebo není diskriminační? Jak to mohu vědět? Zadání jsem vytvořil podle svých potřeb, popsal jsem požadované vlastnosti řešení, produktu, služby, které potřebuji a usnadní mi život. Teprve ve výběrovém řízení se ukáže, kolik dodavatelů je umí splnit. Předem to nedokáže určit nikdo. Co platilo včera, nemusí platit dnes. Proč se mám omezovat?
V druhé fázi řešíme také kvalifikační předpoklady, jejichž splnění budeme požadovat od uchazečů. Některé kvalifikační předpoklady musejí uchazeči splnit ze zákona, jiné si můžeme definovat sami a použít je jako nástroj pro zajištění kvalitních účastníků výběrového řízení. S tímto nástrojem se vyplatí pracovat. Chceme vybrat spolehlivého a stabilního dodavatele, který má dostatek zkušeností v oboru a bude garantovat záruční a pozáruční servis. K čemu je dlouhá záruka, když dodavatel již nebude existovat?
Po vyhlášení výběrového řízení následuje fáze podávání nabídek. V ní uchazeči zpracovávají nabídky a mají možnost podávat dotazy, aby měli jasno, že zadání chápou správně, případně namítat, že odporuje nějakému zákonu, zvyklosti apod. Z této fáze mají zadavatelé – či spíše agentury pořádající výběrová řízení – obavy. Podle mého názoru jsou však zbytečné, jde o regulérní součást výběrového řízení. Solidní a znalý uchazeč má právě v této chvíli možnost se zadáním pracovat. Může pomocí dotazu upozornit zadavatele, že něco důležitého v zadání neřeší a měl by řešit, nebo skutečně požádat o upřesnění nejednoznačností v zadávací dokumentaci. Je v zájmu obou stran, aby bylo vše jasné a předešlo se nedorozuměním při dodávce. Zadavatel popsal v zadání svoje potřeby a uchazeči je převádějí do formy konkrétních produktů a služeb a musejí je přesně „naladit“. Uchazeč, který chce dodat kvalitní produkty a vyřešit potřeby zadavatele, se většinou ptát musí.
Je potřeba rozlišit, zda dotaz uchazeče míří k tomu, aby bylo zadání pochopeno a ujasněno, nebo spíše k tomu, že uchazeč není schopen požadované dodat, a proto se pokouší dotazem či námitkou změnit zadavatelovo zadání. Zadavatel, který si sestavil zadání a přesně ví, proč potřebuje to, co uvádí v zadání, nemá sebemenší problém na položené dotazy odpovědět. Je schopen reagovat na námitky. Zjistí si v klidu fakta a odpoví v souladu se svým zadáním a záměrem. Nikdo nemá šanci rozumět všemu a ve všem se orientovat. Ani zadavatel, ani uchazeč. Proto existuje možnost podávat dotazy a námitky. Slouží jako nástroj, který pomáhá oběma stranám a předchází problémům při dodávce již vysoutěžených produktů. Není třeba se ho bát.
Fáze hodnocení nabídek je pomyslným lámáním chleba – zúročí se v ní všechny předchozí fáze. Je potřeba se jednoznačně přesvědčit, že podané nabídky splňují kvalifikační předpoklady. Nezřídka se stává, že realita je jinde, a proto je třeba důsledně všechna tvrzení ověřit – zadavatel na tom má koneckonců hlavní zájem. Jak se asi bude spolupracovat s dodavatelem, který již ve výběrovém řízení uvádí nepravdivé informace? Je potřeba si nedělat iluze. Skener, barevná tiskárna a grafické programy jsou běžně dostupné technologie a zvládnou mnohé. Klidně vytvoří produkt a reference, které nikdy neexistovaly. Vyplatí se v zadání uvést možnost dodání vzorků na požádání, stejně jako zatelefonovat a ověřit si reference. Doporučuje se najít si kontakt na referenci z veřejných zdrojů a doptat se na kontaktní osobu. Jen tak máte jistotu, že nevoláte nastrčenému „příteli na telefonu“, který má instrukce. Divíte se? Ano, skutečně jde o příklad z praxe.
Ověřte si, kdo je uchazeč. Je z oboru, nebo jen zkouší v soutěži štěstí? Má nejnižší cenu? Pak je potřeba mít skutečně jistotu, že je schopen splnit zadání a plnit dodávku. Mám vyhodnocené výběrové řízení a nejsem si jistý, jaké produkty vlastně dostanu? Neznám značku produktů, nemám obrázek, katalogový list, pouze ujištění dodavatele, že splní bezezbytku moje zadání, a podepsanou smlouvu? Není to divné? Pořekadla „Papír snese vše“ a „Slibem neurazíš“ platí stále.
Co chci nakoupit? „Nějaký produkt“, nebo produkt s konkrétními vlastnostmi, které chci a vím proč? Sdílejte informace spolu s dalšími řediteli, nejen o tom, kdo nejlevněji nakoupil, ale i o tom, kdo je jak spokojený po dvou a více letech.
Ředitel školy a kvalitní dodavatel mají společný cíl – vybavit školu potřebnými, funkčními a spolehlivými produkty, které učitelé a žáci rádi používají při výuce. Záleží jen na tom, zda najdete energii a čas na kvalitní zadání a budete si užívat kvalitní dodávku, nebo vše necháte plynout a budete si muset najít čas na řešení problémů po dodání. V takovém případě je v ohrožení reputace, důvěra kantorů, spokojenost žáků a rodičů. Pro náročné prostředí školy je vhodné jen kvalitní a spolehlivé profesionální řešení, které nezklame. Nemohu očekávat, že jeho pořízení bude nejlevnější. Odměnou mi bude finanční úspora při provozu, spokojení kantoři a kvalitní výuka. Nic z toho se penězi nahradit nedá.
Přeji vám úspěch ve vaší práci a co nejvíce bezproblémových nákupů podle vašich zadání.