Spisová služba

Tento článek reaguje na změny zákona číslo 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s Další Elektronizací POstupů orgánů veřejné moci (dále „Depo“). Příspěvek, který byl uveřejněn v Řízení školy 11/2021, pozbyl v řadě skutečností svou platnost.

Existuje konkrétní právní úprava pro skartaci dotazníků, které jsou vyhotovovány v průběhu šetření šikany, které provádíme jako externí firma v rámci služby „Diagnostika, sociometrie a asistence při šetření šikany“? Toto šetření se provádí na objednávku konkrétních škol v jednotlivých třídních kolektivech, a je objednáváno jako dílčí služba v rámci celkové Rámcové smlouvy se školou. Zejména se nám jedná o to, zda existují v těchto případech konkrétní lhůty, do nichž dotazníky musí, respektive nesmí být skartovány (tedy „nejdříve X... po vyhotovení závěrečné zprávy“, „nejpozději X... po vyhotovení závěrečné zprávy“), a zda je zákonná povinnost vystavovat o takové skartaci protokol a opět, jak dlouho má být protokol uložen. V rámci těchto dotazníků nesbíráme osobní údaje žáků, jsou označeny pouze jejich křestními jmény. Nedomníváme se tedy, že by se na to vztahovala GDPR směrnice a zákon o ochraně osobních údajů. Procházeli jsme zákon č. 499/2004 Sb. , o archivační a spisové službě, kde se však o tomto typu dokumentů nehovoří. O konkrétních lhůtách se nevyjadřuje ani metodický pokyn MŠMT pro šetření šikany. 

Kdepak velký černý pes a mrtvý kostelník. Stačí nánosy prachu, spousta nahromaděných dokumentů třeba ještě z dob minulého režimu nebo časů císaře pána, počínající plíseň a věci, které tam ani nemají co dělat. A co je horší, teď jste ji dostali na starost vy, a aby toho nebylo málo, v poště vám přistál dopis z okresního archivu, protože jste dlouhou dobu neskartovali nebo ještě vlastně vůbec.

Prvního února nabyl účinnosti Postup atestačního střediska pro elektronické systémy spisové služby při provádění atestace elektronického systému spisové služby, podmínky provádění atestace a výše úplaty za provedení atestace1), vydaný v návaznosti na § 44 písm. v) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen „zákon“).

Podle archivního zákona mají školy povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií.

Normativní definicí spisové služby je, že „výkonem spisové služby [se rozumí] zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností“ [§ 2 písm. l) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „AZ“].

Text se zabývá uchováváním klasifikačních prací v prostředí škol.

Poslední ze série článků věnovaných tvorbě Spisového řádu. V minulém čísle jsme se věnovali obsahu úvodní kapitoly a dále kapitolám o příjmu dokumentů, evidenci a vyřizování. Nyní se podíváme na zbývající oblasti, které ve Spisovém řádu nemohou chybět.

V minulých číslech jsme popsali základní charakteristiky spisového řádu a probrali výchozí doporučení pro jeho tvorbu. Nyní se podívejme na obsah spisového řádu, na co byste neměli při jeho tvorbě zapomenout. Rozsah článků bohužel neumožňuje jít do všech detailů spisového řádu ani neumožňuje zmínit všechny oblasti. Věříme však, že alespoň základní kostra této velmi důležité směrnice vaší školy, kterou přinášíme, vám pomůže při její tvorbě.

V předchozí části jsme si popsali, jak využít přechodné období, které poskytuje zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů (tzv. DEPO), abychom se řádně připravili na tzv. plnou digitalizaci a výkon spisové služby v plně elektronické podobě.

V minulém čísle jsme psali o základních charakteristikách Spisového řádu. Je to jedna z nejdůležitějších interních směrnic, musí v rámci legislativních mantinelů popisovat skutečný výkon spisové služby a musí být vždy aktuální, kontrolovatelný a vymahatelný.

Nejedno školské zařízení (dále též „původce“) je v současné době vystaveno otázce tzv. digitalizace. Děje se tak různými formami. Stát prostřednictvím různých ministerstev (nejčastěji jde patrně o pokyny ministerstva vnitra) posílá orgánům veřejně moci (dále jen „OVM“), kterými jsou i všechny školy a školská zařízení, například sdělení o registraci agendy apod. Zástupci různých softwarových firem nabízejí své produkty, nejčastěji se zmínkou o plném výkonu spisové služby v elektronické podobě. Ideálně ihned. Podobnému tlaku jsou vystaveni i zřizovatelé škol a školských zařízení. Nabízí se zdánlivě banální otázka: co s tím?

Škola jako veřejná instituce se musí v rámci svého chodu řídit řadou právních předpisů. Jedním z nich je i archivní zákon a jeho hlavní prováděcí předpis – vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby. (podrobněji viz níže). Tyto právní předpisy dávají školám, mimo jiné, za povinnost mít vlastní interní normu, která upravuje oběh dokumentů v organizaci od jejich přijetí či vzniku až po likvidaci, tedy skartaci.

Jak postupovat při tvorbě spisového a skartačního řádu?

V posledních měsících uplynulého roku jste se mohli setkat s řadou informací o novele zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Počínaje 1. 2. 2022 se mezi původce, kteří jsou povinni vést elektronickou spisovou službu, řadí nově i školy. Pro splnění této povinnosti zároveň byla stanovena lhůta do konce roku 2024. Na první pohled je to dostatečně dlouhá doba. Ale je tomu opravdu tak?

Nejpozději do konce roku 2024 budou muset školy přejít z listinné podoby spisové služby na elektronickou. Pro některé školy to bude novinka, jiné už k elektronizaci spisové služby přistoupily s předstihem. Příkladem může být 4. základní škola Nerudova Říčany, kde tak učinili už v průběhu roku 2011, a to na doporučení zřizovatele školy, tedy města Říčany.

Bezplatný webinář o povinnosti vést spisovou službu v elektronické podobě pro orgány veřejné moci pořádá Gordic ve spolupráci s firmou Microsoft. 

Právní předpisy, formuláře, metodické materiály GDPR zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), v platném znění vyhláška č. 15/2005 Sb., kterou se stanoví náležitosti dlouhodobých záměrů a výročních zpráv, v platném znění poradna Úřadu pro ochranu osobních údajů. Poradna. Ze školství. Dostupné https://www.uoou.cz/ze%2Dskolstvi/ds-5088/archiv=0&p1=2611  

Převod dokumentu do analogové podoby

Používání „hlavičkového“ a „normálního“ papíru právní předpis neurčuje. Norma, která ve velké míře upravuje obsah „hlavičkového“ papíru, je ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem. Z obsahového hlediska se „hlavičkový“ papír nejvíce blíží obsahu tzv. obchodního dopisu (např. obchodní dopis s odvolacími údaji ve sloupci, obchodní dopis s odvolacími údaji v řádku).