Cestovní náhrady

Právní úprava poskytování cestovních náhrad obsažená v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen „ZP“) uvádí dvě možnosti použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, na pracovní cestě. Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu podle § 157 odst. 2 ZP náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Podmínky pracovní cesty minimálně v rozsahu uvedeném v § 153 ZP určuje zaměstnavatel zpravidla na cestovním příkazu. Pokud je jako způsob dopravy určen hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy, je třeba na cestovním příkazu výslovně uvést, že zaměstnavatel souhlasí s tím, aby zaměstnanec použil silniční motorové vozidlo za cenu jízdného určeného hromadného dopravního prostředku. Druhá možnost předpokládá, že zaměstnanec použije na pracovní cestě silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, na žádost zaměstnavatele a náleží mu podle § 157 odst. 3 za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Skutečnost, že zaměstnanec použil na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo za výše uvedenou náhradu, se uvede opět na cestovním příkazu. Jiný způsob použití soukromého silničního motorového vozidla zákon neupravuje.

Jsem si vědoma toho, že v praxi se pravidelně vyskytují případy zaměstnavatele, který poté, co zaměstnanec použil silniční motorové vozidlo místo určeného hromadného dopravního prostředku, mu proplatí cenu jízdenky. Zaměstnavatel tak v podstatě obchází zákon, protože pokud nedá předem souhlas k použití silničního motorového vozidla, neodpovídá v případě dopravní nehody za škodu na vozidle. Podle § 265 odst. 3 ZP zaměstnavatel neodpovídá zaměstnanci za škodu na dopravním prostředku, kterého použil při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti a ním bez jeho souhlasu. Podle § 157 odst. 1 ZP náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy poskytne zaměstnavatel v prokázané výši. Požaduje-li se pro poskytnutí cestovních náhrad prokázání příslušných výdajů a zaměstnanec je neprokáže, může mu zaměstnavatel podle § 185 poskytnout tuto náhradu v jiné uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám.

Zaměstnanec, kterému zaměstnavatel určil jako způsob dopravy autobus a který bez jeho souhlasu použil soukromé silniční motorové vozidlo, by zásadně neměl mít nárok na úhradu ve výši ceny jízdného za určený dopravní prostředek. Postup zaměstnavatele, který vědomě poskytl zaměstnanci při použití silničního motorového vozidla náhradu ve výši ceny jízdenky bez předloženého dokladu, tedy za použití § 185 ZP, je problematický. V případě daňové kontroly by tato náhrada jízdních výdajů nemusela být uznána jako výdaj vynaložený na dosažení, zajištění a udržení příjmů ve smyslu § 24 odst. 2 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Zaměstnavatel by měl pečlivě zkoumat důvody, které zaměstnanec k použití silničního motorového vozidla měl, a pokud možno každý případ s uvedením konkrétních podrobností konzultovat s příslušným správcem daně před tím, než zaměstnanci náhradu jízdních výdajů poskytne. Pokud zaměstnanec použil bez souhlasu zaměstnavatele své vozidlo místo určeného hromadného dopravního prostředku bez vážného důvodu, neměla by mu být náhrada jízdného za určený autobus proplacena.

Zákon v souvislosti s použitím soukromého vozidla pro služební účely neukládá povinnost uzavřít havarijní pojištění, i když je to s pochopitelných důvodů výhodné jak pro zaměstnance tak pro zaměstnavatele. Existence či neexistence havarijního pojištění nemá vliv na poskytnutí náhrady jízdních výdajů, rozhodující je skutečnost, zda zaměstnavatel dal na cestovním příkazu výslovný souhlas k použití jiného dopravního prostředku včetně silničního morového vozidla za úhradu ceny jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.