Osobní spis zaměstnance bývá založen současně s přijetím nového zaměstnance do pracovního poměru. O rozsahu a druhu materiálů v personální evidenci rozhoduje zaměstnavatel podle uvážení a s ohledem na své povinnosti. V souladu se zákoníkem práce však spis může obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu.
Zákoník práce nestanoví způsob vedení tohoto spisu. Ten proto může být veden v listinné podobě nebo elektronicky, nebo kombinací obojího, zcela dle uvážení a potřeb zaměstnavatele.