Směrnice a informovanost o nich

Platnost nastává splněním těchto dvou úkonů, nelze ji posunout zpětně nebo odložit do budoucna. V dokumentu nemusí být výslovně uvedeno, kdy nabývá platnosti – stačí uvést datum obou podstatných aktů – podpisu a vydání předpisu. Způsob vyhlašování používaný organizací by měl být popsán, zakotven zpravidla v organizačním řádu. Nejčastěji je realizován vyvěšením dokumentu na místě v organizaci obvyklém, nebo projednáním na pedagogické či provozní poradě.

Nabytí účinnosti k určitému datu znamená, že od tohoto data se bude dokumentem organizace řídit.Účinnost může být tedy odložena k jinému, pozdějšímu datu než je datum platnosti. Může být účelné stanovit ji k termínu následujícím až za několik týdnů či měsíců po nabytí platnosti, až se zaměstnanci s novými změnami seznámí a připraví se na ně. Požadavek prokazatelného seznámení zaměstnanců znamená, že organizace musí být schopna prokázat, že zaměstnance se směrnicemi seznámila.

Optimální způsob představují podpisy zaměstnanců u každé směrnice, nebo u zápisu z porady, na které bylo seznámení provedeno. Jejich podpisy by měly být získány dodatečně. Tento způsob je vhodný i proto, že se k seznamům mohou postupně připojovat i podpisy nových zaměstnanců.

Směrnice lze zveřejňovat vyvěšením na nástěnce (v počítačové síti) s tím, že v organizaci zavedete pravidlo, že jsou zaměstnanci povinni seznamovat se průběžně se všemi materiály, které zde budou vyvěšeny. Aby bylo možné seznámení prokázat, opět by měli zaměstnanci seznámení potvrdit svým podpisem. Není dostačující rozesílání materiálů na e-mailové adresy zaměstnanců, protože tím lze prokázat pouze skutečnost, že byl zaměstnanci dokument zaslán, ale ne že s ním byl seznámen.

Seznamování zaměstnanců se směrnicemi a dalšími dokumenty až v případě potřeby není možné, z uvedeného je zřejmé, že takový dokument by vůbec nenabyl platnosti. Také by tím byla porušena řada ustanovení zákoníku práce, podle kterých je (§ 31, § 301 písm. b), § 305 odst. 2 zákoníku práce). Pokud by zaměstnanec s určitými skutečnostmi nebyl seznámen, těžko by mohl plnit svoji základní povinnost – plnit pokyny nadřízených (§ 301 zákoníku práce).