Současná situace je nepříjemným připomenutím toho, že ač jsme jako lidstvo ušli v oblasti technologií a zdravotnictví stěží uvěřitelnou cestu vpřed, přece jen jsme stále zranitelní a závislí na vnějších faktorech. Zároveň nás ale nouze naučila, že cesta se dá vždy najít.
Několikaměsíční online výuka prokázala, že se české školy dokáží adaptovat a využít informační technologie způsobem, který nedegraduje školu na místo, kam si chodí rodiče pro domácí úkoly a čísla stránek v pracovním listě, ale instituci, která dokáže – tu lépe, tu hůře – vzdělávat české děti i na dálku. Z pozice ředitelů a ředitelek škol je ale zajištění online nástroje pro výuku jen prvním krokem. Školu je třeba řídit, komunikovat s učiteli, spolupracovat na dokumentech, zajistit výkazy, schvalovat žádosti, pořádat online pedagogické rady atd. V tomto článku se společně podíváme na několik nástrojů, které má vedení pro online řízení školy v rámci Office 365 k dispozici a které vám mohou usnadnit každodenní práci.
V týmu jde všechno lépe
Pokud máte Office 365 a Teams (obě služby jsou pro školy zcela zdarma), pak by vaším prvním krokem mělo být vytvoření týmu pro váš pedagogický sbor. Tento krok máte hotový během pár minut a získáte jím téměř vše, co pro začátek potřebujete. V kartě Příspěvky můžete zveřejňovat oznámení nebo diskutovat o provozních záležitostech. Na kartě Soubory můžete mít pohromadě všechny dokumenty, které dříve byly na školním síťovém disku – směrnice, formuláře, plány, šablony, výkazy, zprávy třídních učitelů, zprávy vedoucích předmětů a seznam by mohl dále pokračovat. Možná vás napadne, že toto mohu stejně dobře poslat kolegům e-mailem. A máte pravdu, můžete. Chvíli to i může fungovat, ale jakmile budete potřebovat dokumenty pro učitele třídit, narazíte na zásadní omezení e-mailu – je to jen služba pro posílání zpráv. Naopak v souborech v týmu učitelů můžete vytvářet složky, podsložky, archivy a dát tím všem školním dokumentům jasnou strukturu. Představte si, o co snazší by bylo mít dokumenty na jednom jediném místě, vždy aktuální, vždy strukturované, s přístupem k nim odkudkoliv, třebai z mobilního telefonu.
Práce s dokumenty v Teams má ještě jednu výhodu, aplikace „chodí“ za vámi. Nemusíte tedy dokumenty stahovat nebo otevírat v nových a nových oknech, stačí na soubor kliknout a můžete jej upravit přímo v Teams.
Dokumenty to ale samozřejmě nekončí. V minulých měsících školy často řešily, jak na pedagogické rady v případě, kdy nejsou všichni pedagogové fyzicky ve škole. Naplánování online pedagogické rady můžete v Microsoft Teams realizovat přes pár kliknutí. Pokud máte vytvořený tým pedagogického sboru, stačí jen zvolit tlačítko Naplánovat schůzku. Tato schůzka se následně zobrazí na kartě Příspěvky pro všechny členy týmu.
Pokud je vaším záměrem uspořádat online setkání s rodiči či den otevřených dveří a potřebujete získat odkaz na online schůzku, pak otevřete v kalendáři detaily schůzky a zkopírujete text „Kliknutím sem se připojíte ke schůzce“. Tento odkaz následně můžete poslat jako pozvánku komukoliv dalšímu e-mailem či jakýmkoli jiným způsobem. Pokud nemáte přístup hosta v rámci správcovského nastavení vyloženě zakázaný, pak se ke schůzce, resp. jejímu předsálí bude moci připojit kdokoli, komu daný odkaz pošlete.
A co školní projekty?
Zadávání a sledování stavu vypracování úkolů v rámci nějakého školního projektu může být náročnou činností. Je jistě možné vést si vlastní tabulku v Excelu a ručně do ní zapisovat stav plnění, ale zbytečně budeme ztrácet čas přepisováním informací, které mohou kolegové zapojení do projektů zapsat sami.
Pro řízení projektů a sledování stavu úkolů je ve vašich týmech k dispozici aplikace Tasks, která představuje kombinaci aplikací Planner a To Do, které budou někteří čtenáři jistě znát. Kartu s úkoly přidáte do vašeho týmu jednoduše kliknutím na tlačítko „+“ (Přidat kartu). Následně můžete vytvořit pro plánované úkoly různé kontejnery (oddíly) a přepínat mezi několika zobrazeními: seznam úkolů, grafický přehled úkolů, časový plán, počty úkolů u jednotlivých kolegů atd. Při vytváření úkolu můžete nastavit termín splnění, poznámky, připojit k úkolu soubor, vytvořit přímo v úkolu aktivní kontrolní seznam a především můžete úkol přiřadit jednomu či více kolegům a kolegyním. Aplikace vám pak díky přehledům umožňuje sledovat stav plnění úkolů a ihned reagovat na problémy, např. nedokončené úkoly po termínu.
Přidám ještě jeden tip: aplikaci Tasks si můžete kromě karty v konkrétním týmu přidat také do levého panelu aplikací, do míst, kde najdete tlačítka Chat, Týmy, Kalendář atd. Když tak učiníte, získáte tím kompletní přehled úkolů ze všech týmů. Pro řízení více školních projektů a udržení si celkového přehledu o jejich stavu je toto zobrazení ideální.
Schválit, nebo neschválit?
Aplikace, která do Teams dorazila poměrně nedávno, se jmenuje Schválení. Jak už název napovídá, tato aplikace vám umožní schvalovat (či neschvalovat) žádosti o studijní volna, cestovní náhrady, vzdělávací kurzy apod. Ke každé žádosti je možné připojovat přílohy. Samozřejmě si i u této aplikace můžete říci, že schvalování lze řešit přes e-mail,a opět to bude pravda. Aplikace Schválení vám však nabídne jednu podstatnou výhodu a tou je přehled všech žádostí na jednom místě. Navíc se v případě drobných schválení není třeba rozepisovat s odpovědí, ale jednoduše stačí kliknout na tlačítko Schválit. Pokud je naopak potřeba schválení či neschválení komentovat, stačí vyplnit příslušné pole.
Na závěr máme pro vedení škol malý dárek – připravili jsme pro Vás na adrese aka.ms/vedeni speciální stránku, kde naleznete mnoho dalších tipů a triků, které souvisí s řízením škol pomocí technologií společnosti Microsoft.