Newsletter - médium, které síťuje a prezentuje

Myšlenka síťování se rodila postupně. Síťování jsme si vyzkoušeli nejprve „ručně“ při odborné konferenci s názvem „Býti spolu v síti“, v rámci které jsme na reálnou síť zavěsili všechny organizace, které na konferenci participovaly. A právě v té době jsme si uvědomili, že jedinečným nástrojem, který může přinášet novinky a tím síťovat naši školu s okolím, by mohl být právě newsletter - elektronický zpravodaj. Lze ho totiž využít nejen ke komunikaci s odbornou veřejností, ale i jako marketingový prostředek, který může upoutat případné zájemce o studium.

Newsletter jsme začali vydávat na počátku školního roku 2013/2014, již dříve jsme však přemýšleli o tom, jakým způsobem školu zviditelnit a jak ji zasíťovat s okolím. Na začátku jsme zvažovali, že náš „časopis“ bude vydáván v listinné podobě, což jsme ale velmi brzy zavrhli vzhledem k tomu, že jsme chtěli oslovit velkou a různorodou skupinu čtenářů. Také jsme nevěděli, jaký formát zvolit, a nakonec jsme se inspirovali jedním z profesionálních newsletterů, který k nám přišel jako nevyžádaná pošta.

První číslo prvního ročníku Newsletteru jsme vydali u příležitosti 45. výročí založení školy. Měl tři strany a rozeslali jsme ho spíše intuitivně, zejména na všechny elektronické adresy pracovišť, kde naši studenti konají odbornou praxi, na různé školy a našim dalším partnerům. Poptávku jsme neanalyzovali - prostě jsme šli cestou experimentu. Ze zkušeností nabytých z dlouholeté spolupráce s různými subjekty z oboru, v němž naše škola poskytuje vzdělání, tj. ze sociální práce, jsme věděli, že by informace o naší škole, různých aktivitách a novinkách mohla odborná veřejnost z oboru přivítat. Koho by totiž nezajímala jeho „alma mater“?

Zpočátku jsme byli nesmělí, nevnucovali jsme se, byli jsme si vědomi toho, že nemáme žádný speciální software a jsme v této oblasti amatéry. Já sama jsem se do tvorby Newsletteru pustila z titulu své pozice ve škole a z povinnosti prezentovat školu na veřejnosti, ale také ze zvědavosti. Na „projektu“ jsem začala pracovat spolu s paní Marcelou Tomčíkovou z našeho informačního centra, která určité zkušenosti s úpravou textu, jeho zpracováním a editací měla z předchozího zaměstnání. Podotýkám, že tedy od počátku spolupracuji s člověkem kreativním, nekonfliktním a komunikativním při získávání kontaktů, zdrojů a potřebných materiálů - to jsou totiž potřebné vlastnosti k tomu, abyste došli k cíli.

Pokud někdo čeká, že jsme ve škole vytvořili redakční radu, získali na tvorbu Newsletteru prostory aj., např. finanční a materiální zázemí, tak se žádného speciálního přehledu nedočká. Školní IT specialista nám vytvořil jednoduchou šablonu a my dvě jsme do práce vložily holé nadšení. S paní Marcelou jsme se společně inspirovaly v každém zajímavém časopise, v novinách, na webu apod. Grafickou úpravu, rubriky i sloupky jsme si navrhly a odsouhlasily samy. Věděly jsme přitom, že nemáme takové podmínky jako např. střední školy, kde se na vydávání časopisu podílejí pedagogové i studenti, třeba v rámci projektů; naše škola je vyšší odborná škola a způsob studia je u nás spíše vysokoškolský, takže máme menší prostor pro kroužky, mimoškolní aktivity apod. Jádro práce spočívá ve vzdělávání, odborné praxi a případně v dobrovolnictví studentů.

Já jsem vytvořila rámec Newsletteru, který korespondoval a stále koresponduje s plánem práce školy a s akcemi, které jsou v něm pevně ukotvené, dále s naším vnitřním kalendářem vybraných významných dnů pro oblast sociální práce, které studentům v průběhu roku připomínáme, a také s plánem výstav, které organizujeme ve spolupráci se širokým spektrem organizací z oblasti sociální práce nebo jednoduše s těmi, kdo chtějí ukázat, že něco dovedou, a to v naší školní galerii Svět jako doplnění dalšího vzdělávání našich studentů. Paní Marcela se ujala práce editora, já jsem zajišťovala redakci a korektury, se kterými nám brzy začala pomáhat jazykově aprobovaná kolegyně. Už v úvodníku prvního čísla jsme věděly, koho oslovíme. Byli to naši studenti, a to budoucí, současní i bývalí, široká odborná veřejnost pracující v oblasti sociální práce, naši partneři, zřizovatel, MŠMT, partnerské školy v rámci Asociace vyšších odborných škol, Asociace vzdělavatelů v sociální práci a všichni ti, kteří si zrovna náš Newsletter rozkliknou buď proto, že k nim dorazí elektronicky, nebo ho najdou v archivu na webových stránkách školy (www.voss-ova.cz). Skupinu adresátů stále rozšiřujeme.

Z práce mimo hlavní pracovní program se pro nás vydání každého dalšího čísla stalo postupně koníčkem, otázkou prestiže, dnes bych řekla i posedlostí. Vydání čísla trvá třeba i dva měsíce, a když vydáváme nové číslo, máme už kostru dalšího čísla a základní materiál na něj. Zvláštní kapitolou jsou rubriky. V jejich případě jsme věděly, že musí být ukotvené, aby si je čtenář zapamatoval a v každém dalším čísle je znovu vyhledal. Také v grafické úpravě jsme příliš neexperimentovaly. Stále vycházíme z toho, že oko si obrázek vyfotí a buď ho zaujme a chce ho ještě vidět, nebo ne. Tak se z našich čtenářů, kteří si na rubriky a grafiku zvykli, stali postupně v některých případech i dopisovatelé. Psaly jsme úvodníky, vedly rozhovory, vkládaly stati o akcích školy pro studenty a veřejnost, a to nejen o chystaných, ale i o těch, které proběhly. Dopisovat do novin začali také vyučující a garanti akcí. Postupně se připojili prostřednictvím vyučujících i studenti, kteří mohou tímto způsobem trénovat písemný projev v rámci prezentačních a komunikačních dovedností.

Veřejnost si zvykla na téměř pravidelné čtvrtletní informace o činnosti, úspěších a výsledcích vzdělávání naší školy a na praktické informace o některých novinkách z oblasti sociální práce. Významnou informaci přinesly naše noviny třeba o Snoezelenu - místnosti sloužící ke stimulaci smyslů, která u nás vznikla v rámci koncepčních rozvojových záměrů. Snoezelen jsme prezentovali jako jedinečnou odbornou učebnu. Inspiraci pro noviny jsme hledali na všech frontách.

S paní Marcelou jsme si navzájem vyměňovaly nové myšlenky, byly jsme si oponenty. Samozřejmě přišly i krize, ale ty pramenily spíše z nedostatku času. S odstupem času musím říci, že to vlastně vůbec „nebolelo“. Na postupech a potřebě vydání každého dalšího čísla jsme se nakonec vždy shodly. Snad i proto, že nám oběma vždy šlo o dobrou věc, a to o propagaci školy.

Obzvlášť velkou radost jsme měly z rubriky Kaleidoskop sociální práce. Ta ještě více naplnila původní myšlenku síťování odborné veřejnosti s naší prakticky zaměřenou školou, jejíž vzdělávací program je z jedné čtvrtiny tvořen odbornou praxí, a sociální pracovníci v našem regionu se řadu let rekrutují právě z řad absolventů školy. Takže k nám de facto pořád patří, i když působí v různých institucích a organizacích. Stále se k nám vracejí na odborné konference, semináře, workshopy. Spolupracujeme s nimi v rámci odborných praxí studentů, při vedení absolventských prací, oponenturách, výuce některých odborných předmětů a při jiných příležitostech. Výčet by byl dlouhý. Obecně jim říkáme „naši partneři“. A právě oni využívají výše zmíněnou rubriku k bezplatné inzerci a propagaci některých svých aktivit či jen k prezentaci organizace. Obvykle proto, že na propagaci nemají právě kapacitu či finanční prostředky, ale i proto, že je naše škola zavedenou značkou v oblasti sociální práce v regionu, je na ni spolehnutí a náš Newsletter se dostane na hodně míst. Co je navíc důležité, tuto službu poskytujeme zcela zdarma.

Co říci závěrem? Pokud se chce někdo do tvorby newsletteru pustit, musí mít na paměti, že vydávat médium tak, aby bylo považováno za seriózní, není jednorázová aktivita. Jedná se o dlouhodobý závazek, který vyžaduje čas a vůli. Výsledek práce vidí mnoho lidí. Nezbytná je trpělivost, asertivita, koordinační schopnosti a poctivá práce. Jen tak si můžete vyšlapat cestičku a získat stabilní čtenářskou základnu. Vydání každého nového čísla se začne počítat a řadit v ročních a vy zjistíte, že vynaložený čas nebyl ztracený.

A pak už stačí zapnout počítač a pustit se do toho!