Interní složky PR

Není náhoda, že začínám právě věcmi zaměřenými dovnitř instituce. Začít by odtud měl i každý, kdo se pustí do koncepčního zlepšování školního PR. Nejprve je třeba si udělat pořádek na vlastním dvorku, pak je teprve možné vyběhnout ven do ulic.

Kdo tento krok vynechá, riskuje, že škola nebude mluvit stejnou řečí, že zákazníci odhalí nesourodost a přetvářku. Nejčastěji se to stává, když ředitel – nositel nějaké vzletné vize – nezíská nebo se ani neobtěžuje získat pro svoji myšlenku členy pedagogického sboru či provozní zaměstnance. Potom si občas připadá (a vcelku oprávněně) jako samotný voják v poli.

Jednak vedení vůči podřízeným, pochopitelně ale i naopak. Pokud si lidé věří, jednají spolu na kvalitativně zcela jiné úrovni než bez důvěry. To je jednoduché konstatovat, ale té mravenčí práce toho docílit ve skutečnosti... Chce to moře času a také pár krizových momentů, kdy se láme chleba a lidé si mohou navzájem otestovat své spontánní chování ve vypjatých situacích.

Spadají sem zdánlivé maličkosti, které neradno podceňovat. Třeba zdravení. Je prima, pokud muž zdraví automaticky první ženu, ač je ona třeba služebně níže nebo mladší. Okolí to jistě ocení, určitě to nebude bráno jako výraz slabosti, nýbrž upřímného zájmu a gentlemanství. Pozor i na tón hlasu a výraz tváře. Pokud máte špatnou náladu, spolupracovníci to nemusí rozklíčovat a celý den si lámou hlavu, co provedli tak špatného, že se na ně šéf mračí. Jak často si najde vedoucí pracovník čas na pohovor nebo neformální rozhovor se zaměstnanci? Mají prostor se vyjádřit? Je on skutečně nastaven na příjem, tedy naslouchání?

Každá škola má svůj vnitřní informační systém. Podle úrovně organizační vyspělosti se však od sebe liší. Rozdíl je především v míře jeho systematičnosti, komplexnosti a aktuálnosti. Třeba takový plán práce. Dostávají ho zaměstnanci pravidelně? A včas? A kompletní? Nebo se pravidelně stává, že si učitel připraví demonstrační pokus a na druhou polovinu hodiny cvičný test a přiběhne s tím do prázdné učebny, protože jeho třída odešla před hodinou na návštěvu divadelního představení a jeho o tom nikdo neinformoval? Každý si dovedeme představit pocity tohoto vyučujícího, zvlášť když se to za týden opakuje u jiné třídy. Připravovali byste se v takovém prostředí s pokusy? Pozor na frustraci z chaosu. Dokáže rozklížit i jinak velmi nadějné a kompaktní sbory.

Proto věnujeme vybudování systému oběhu informací náležitou pozornost. Sestavíme jasná pravidla a informační kanály. Nezapomeneme udělit jasnou odpovědnost za jednotlivé segmenty konkrétním lidem. A celý kolektiv o struktuře vyrozumíme. V dnešní době už jsou nástěnky vytlačovány firemním intranetem, kde informace obíhají v elektronické podobě. Buď prostřednictvím zabezpečených informačních systémů (svůj modul mají i nejrozšířenější Bakaláři), nebo alespoň prostřednictvím služebních e-mailů.

Nejdůležitější je pečlivě vyladit dvě položky: zaručený přenos těch nejaktuálnějších zpráv a za druhé pravidelné zveřejňování průběžných informací o chodu školy (plán práce, rozpis suplování, jídelníček školní jídelny atd.). Všichni by měli mít jistotu, že další díl těchto nekonečných seriálů obdrží včas, v dostatečném předstihu, aby se stihli podle toho zařídit.

Novou možností, jak pěstovat sociální vztahy v duchu doby, je sociální síť Yammer. Je to jakýsi „firemní Facebook“, kde si v podobném prostředí mohou kolegové navzájem sdělovat informace. Z angličtiny přeložený název je sice , tedy jakási Zeď nářků, ale v podtitulu u vkládání nového příspěvku je otázka: Slouží to tedy k vzájemnému informování o postupu prací, o tom, co kdo dělá, a daří/nedaří-li se mu to.

Systém má vlákna konverzací podobná jiným sítím nebo např. prostředí Gmailu, umožňuje ostatním váš příspěvek „lajkovat“. Vkládání multimediálních příloh je samozřejmostí. Yammer je vhodný například pro větší školy, kde o sobě jednotliví zaměstnanci ztrácejí přehled. Správný ředitel právě v takovéto platformě nezapomíná zaměstnancům za jejich dobré výkony.

Je velmi žádoucí dát čas od času vědět zaměstnancům, že stojíme Je to pro ně důkaz, že nám nejsou jako lidé lhostejní. Pečlivě naslouchejte jejich potřebám. A pokud to jen trochu jde vykonat a pomoci, udělejte to. Někde mají problémy s parkováním u školy, jinde sedí na rozvrzaných židlích v kabinetu a bolí je z toho záda.

Velmi pečlivě sledovaným okamžikem je, pokud si někdo zvenku stěžuje na nějakého vyučujícího. Jak se stížností ředitel naloží, zastane se vyučujících? Dnes se to stalo kolegovi, zítra se to může stát mně. Na tomto místě je ovšem potřeba připomenout, že nejste automaticky advokáti svých zaměstnanců. Pokud někdo neprávem obviňuje vašeho podřízeného, braňte ho se vší razancí. Pokud je ale vina na straně vyučujícího, nezapomínejte, že nejste ředitelé pouze učitelů, ale i rodičů a žáků. Být vám v konečném výsledku přinese zasloužený respekt.

patří k těm nejúčinnějším, oceňují je především ženy. Přemýšlejte, zda je umožněna neformální komunikace mezi lidmi na pracovišti. Učitelství je velmi sólová disciplína. Mají v pauzách a po práci učitelé možnost spolu poklábosit, vyměnit si dojmy? Je k dispozici sborovna?

Tam, kde je sbor rozmístěn po kabinetech, vymyslete její alternativu. Vyplatí se i nějaký menší prostor věnovat zaměstnancům jako klubovnu, čajovnu, relaxační kout. Pokud sboru umožníte, aby v takovém prostoru byl výkonný kávovar, který doma pravděpodobně nikdo nemá, budou mít o důvod víc místnost navštěvovat a potkávat se. A pokud se seženou prostředky na erární kávu a čaj, každodenně vám budou blahořečit skoro všichni spokojení konzumenti.

Hezkým rituálem jsou společné obědy. Podobně jako v rodině, i na pracovišti se u jídla může leccos důležitého probrat. Na některých školách je zavedena tradice přát každému k jeho narozeninám, zejména k těm kulatým.

Maximálně podporujte alespoň občasné vašich pracovníků. Někde se večer chodí hrát volejbal či kulečník, jinde se jezdí o víkendech na kole, chodí pěšky nebo sjíždí voda. Tohle vše utužuje kolektiv a zaměstnancům dává možnost se vám přibližovat, namísto přirozeného formálního odcizování z důvodu odlišné role na pracovišti. I vy poznáte své podřízené v neformálních situacích, což vám pomůže i při řešení pracovních úkolů.

Vybavuji si příklad kolektivního rituálu na jedné základní škole. Skupina vyučujících si tam uspořádala takovou malou loterii. Každý měsíc dal z výplaty každý ze zapojených lidí stokorunu do banku. A měsíc co měsíc se losoval výherce, který celou sumu inkasoval. Ten byl následně z osudí vyjmut, i když dále přispíval, takže na každého vyšla výhra právě jednou. Tedy vlastně taková hodně dětinská forma spoření, říkáte si. Jenže u toho byla zábava s losováním a navíc nepsané pravidlo, že dotyčný by měl výhru použít na vlastní přilepšenou, nikoliv ji utopit v rodinném rozpočtu. Zkrátka roztomilý únik z každodenní reality, který držel partu lidí pohromadě a v měsíčních intervalech někomu přinášel radost.

Jedna pedagogická mantra říká chválit, chválit, chválit. Nesměřuje pouze k žákům, vztahuje se pochopitelně i na dospělé. Každému z nás dělá dobře, když nás někdo čas od času ocení. Vedení školy by mělo vytvořit systém odměňování a pochval, který bude funkční a umožní ušít ocenění každému na míru jeho osobnosti. Zatímco jeden se v záři reflektorů a pozornosti vyhřívá velmi rád, pro druhého (introverta) je to jedna z nejnenáviděnějších situací.

Ocenit bychom měli každého tak, abychom u něj docílili maximálního pozitivního efektu. Někomu přijdou vhod finance, jinému nějaké veřejné ocenění nebo gesto. Dobrý ředitel se ale nachomýtne ke každému úspěchu a autora ocení. Škála odměn je velice široká, existují dokonce manažerské publikace typu 100 + 1 druhů ocenění pro vaše zaměstnance. Může jít o formu peněžní, materiální i nemateriální. Nápaditosti se meze nekladou.

Na závěr připomínám: nejprve zajistěte spokojenost uvnitř organizace, pak se teprve vydejte ven. A Dokáže napáchat velmi mnoho škody, jeden takový otrávený hlas překryje mnoho spokojených. Pomluvy se šíří snadněji a rychleji než pozitivní zprávy. Velmi často se takovýto jedinec nerekrutuje z učitelů, ale z provozních pracovníků. Bohužel čím méně má o věci informací, tím je většinou jasnější a nezvratnější názor, který šíří dál. Čelme tomu intenzivním a komplexním interním public relations.