Instalace a provoz kamerového systému se záznamem ve školní jídelně

K provozování kamerového systému musí mít každý správce (školní jídelna, která je samostatným subjektem; resp. právnická osoba, která vykonává činnost školy a školní jídelny) právní důvod. Proto by měl každý správce důkladně zvážit, proč chce kamery se záznamem instalovat, resp. čeho chce jejich instalací dosáhnout. Důvodem pro instalaci kamer se záznamem je zpravidla ochrana majetku školní jídelny a žáků či ochrana bezpečnosti a zdraví strávníků. V tomto případě, vyjádřeno v terminologii GDPR, je právním základem pro zpracování osobních údajů oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Druhým krokem v činnosti správce je určení prostor, které má kamera se záznamem snímat, a to společně s vyvozením skupiny osob, které se mohou v daných prostorách vyskytovat.

Obecně lze říci, že kamery se záznamem lze nainstalovat na takových místech, ve kterých objektivně převáží zájem školní jídelny na sledování konkrétního místa nad právem na ochranu soukromí člověka. Z rozhodovací praxe Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) vyplývá, že bude zpravidla obhajitelné umístit kameru se záznamem u vchodu do školní jídelny a u odkládacích skříněk (tedy v prostoru, ve kterém strávníci odkládají tašky a oblečení). Naopak zapovězená by měla být instalace kamer se záznamem na toaletách či zaměřená na prostor, ve kterém se strávníci shromažďují a odebírají oběd.

Pro školní jídelnu je dále významné omezení obsažené v § 316 odst. 2 zákoníku práce, podle kterého nemůže zaměstnavatel bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování. To pro provoz běžné školní jídelny znamená, že nemůže nainstalovat kameru se záznamem do prostoru kuchyně či výdeje jídel, ve kterém by sledovala zaměstnance jídelny.

Pokud správce uvážil, koho a co chce kamerami bránit, a zvolil správné prostory, které bude monitorovat, může se přesunout k dalšímu kroku, a tím je zajištění zabezpečení kamerového systému se záznamem. Ten musí odpovídat specifikaci uvedené v čl. 25 GDPR a podmínkám zakotveným v čl. 32 GDPR. To znamená, že správce by měl určit oprávněnou osobu, která bude mít přístup k záznamům z kamer, a naopak zajistit, aby se do záznamů nedostala žádná neoprávněná osoba. Samozřejmostí by mělo být logování (tj. pořizování elektronických záznamů, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány), alespoň do té míry, aby bylo zřejmé, jaký uživatel se na daný záznam podíval či s ním nakládal. Na druhou stranu není bezpodmínečně nutné tyto záznamy šifrovat²⁾.

Při pořízení kamerového systému se záznamem je nutné určit dobu, po kterou bude záznam z kamer uchován. Doba uchování záznamů se u škol a školských zařízení pohybuje v rámci několika dnů, jako bezpečnou dobu lze uvést tři dny. Po uplynutí doby uchování má být kamerový záznam smazán, což se většinou bude dít automaticky. V případě delšího časového horizontu je nutné, aby správce dokázal toto počínání obhájit. Obhajitelná bude např. situace, kdy kamerový systém reaguje na pohyb, a snímá tedy pouze v případě, že pod ním někdo projde. V případě hlavních prázdnin tak může dojít k situaci, že záznam bude přepsán až po dvou měsících, a přesto tato situace nebude v rozporu s požadavky GDPR.

Záznamy z kamer by měly být používány pouze v odůvodněných případech, např. krádež, napadení atp. V takových případech lze poskytnout záznamy příslušným orgánům (Policie ČR, pojišťovna...) a uchovat je po dobu nezbytně nutnou např. k prošetření krádeže (tj. déle než např. výše uvedené tři dny).

GDPR upravuje v článku 13 informační povinnost správce v případě, že získává osobní údaje od subjektu údajů. V souladu s uvedeným ustanovením GDPR by měl správce osobám, jejichž osobní údaje zpracovává, sdělit mimo jiné své identifikační údaje, dále informaci o tom, zda jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů a kdo jím je, pro jaký účel osobní údaje zpracovává a na jakém právním základě. Dále by měl subjekty údajů informovat o případných příjemcích či kategoriích příjemců osobních údajů a o případném úmyslu předat osobní údaje do třetí země a o existenci či neexistenci rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně.

Částečně lze informační povinnost správce splnit řádným označením monitorovaného prostoru piktogramem kamery s uvedením kontaktních údajů správce osobních údajů. Piktogram by se měl nacházet na viditelném místě před vstupem do monitorovaného prostoru. Jak je však zřejmé z výše uvedeného neúplného výčtu informací, které správce sděluje v souladu s čl. 13 GDPR, pouhým vyvěšením piktogramu s uvedením identifikačních údajů správce a kontaktních údajů na správce nesdělí správce všechny informace vymezené v čl. 13 GDPR. Proto musí správce věnovat dostatečnou pozornost plnění informační povinnosti (nejčastěji zveřejněním informací na webových stránkách správce).

Provozování kamerového systému se záznamem není příležitostnou aktivitou správce. Proto tato činnost musí být uvedena v záznamech o činnostech zpracování³⁾ (viz čl. 30 GDPR). Záznamy o činnosti zpracování se vyhotovují písemně, přičemž za písemnou formu se považuje i elektronická forma (čl. 30 odst. 3 GDPR).

Je vhodné, aby byla, ať již prostřednictvím pokynu zaměstnavatele, či v interním předpise, stanovena osoba, která má přístup k záznamům z kamerového systému, a dále případné další podrobnosti technických a organizačních bezpečnostních opatření spojených s činností kamerového systému se záznamem.

Pro ujasnění dodáváme, že oznamovací povinnost vůči Úřadu byla s účinností GDPR, tzn. od 25. 5. 2018, zrušena. Nicméně ty školní jídelny, které měly provozování kamerového systému „posvěceny“ Úřadem, se budou moci i do budoucna spolehnout, že provoz jejich kamerového systému se záznamem je v souladu s požadavky GDPR.

Instalace kamerového systému se záznamem není z úhlu pohledu GDPR snadnou záležitostí. Školní jídelny si musí nejprve ujasnit, čeho chtějí instalací kamer docílit, poté zvolit vhodné místo, které nezasahuje přespříliš do soukromí subjektů údajů, zvolit správnou dobu uchování záznamu a zabezpečit záznamy proti jejich zneužití. Dále je třeba připravit pro kamerový systém záznam o činnostech zpracování osobních údajů. Nově však již není nutné (a ani možné) ohlašovat toto zpracování Úřadu.