Tvorba spisového řádu pro školy, 19. část

Vydáno: 4 minuty čtení

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy, týkajícího se vyřazování dokumentů. Dnes se budu věnovat závěrečným částem spisového řádu, které se dotýkají novinek vyplývajících z novely zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, která nabyla účinnosti 1. 7. 2012.

Tvorba spisového řádu pro školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
 
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V MIMOŘÁDNÝCH SITUACÍCH
Jedenáctou částí spisového řádu pro školy je
vedení spisové služby v mimořádných situacích.
Tato část spisového řádu se týká pouze škol, které vedou spisovou službu v elektronické podobě. V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace
vedou školy spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku.
Bezodkladně po ukončení mimořádné situace dojde k uzavření náhradní evidence. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně školy společně s ostatními dokumenty.
SPISOVÁ ROZLUKA
Dvanáctou částí spisového řádu pro školy je
spisová rozluka.
Spisová rozluka je proces práce s dokumenty. Provádí se při zrušení školy. Před zahájením spisové rozluky zpracuje rušená škola plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu. Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušená škola, dokončuje ji právní nástupce rušené školy, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušená škola do skartačního řízení. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nástupnické školy.
Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušená škola nástupnické škole pomocí předávacího seznamu. Nástupnická škola je převezme a zaeviduje, jako by pro ni byly nově doručené. Postup při provádění spisové rozluky musí být popsán ve spisovém řádu školy.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Třináctou částí spisového řádu pro školy jsou
závěrečná ustanovení.
V poslední části spisového řádu doporučuji napsat, že byl řád konzultován s místně příslušným archivem, pod který škola spadá. Výhodou kontroly ze strany archivu je to, že archiváři řád zkontrolují a případné chyby opraví nebo doporučí jejich opravu. Škola bude mít jistotu, že při postupování podle zkontrolovaného spisového řádu neporuší právní předpisy.
V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat dopady, jež má pro školy nová legislativa v oblasti archivnictví a spisové služby, která nabyla účinnosti od 1. 7. 2012 a od 1. 8. 2012.
ZDROJE:
 
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
 
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

VZOR

11. Vedení spisové služby v mimořádných situacích
11.1
V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace je spisová služba vedena náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku.
11.2
Bezodkladně po ukončení mimořádné situace bude náhradní evidence uzavřena.
11.3
Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci budou uloženy ve spisovně školy společně s ostatními dokumenty.
12. Spisová rozluka
12.1
Je to proces práce s dokumenty, který se provádí při zrušení nebo jiné reorganizaci školy.
12.2
Před zahájením spisové rozluky zpracuje rušená škola plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu.
12.3
Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušená škola, dokončuje ji právní nástupce rušené školy, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor.
12.4
Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušená škola do skartačního řízení.
12.5
Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nástupnické školy.
12.6
Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušená škola nástupnické škole pomocí předávacího seznamu.
12.7
Nástupnická škola je převezme a zaeviduje, jako by pro ni byly nově doručené.
13. Závěrečná ustanovení
13.1
Spisový řád byl konzultován s………………..(doplňte místně příslušný archiv, pod který škola spadá) dne……………… pod č.j.....................
13.2
Nabývá účinnosti dnem.....................

Související dokumenty

Pracovní situace

Klasifikační práce ve školství a spisová služba
Vnitřní předpis o spisové službě pro školy
Jak na spisový a skartační řád?
Výroční zpráva o činnosti školy
Uložení dokumentace spojené s maturitní zkouškou
Úvod ke spisové službě
Spisová služba ve školách a školských zařízeních
Příjem a evidence dokumentů ve škole
Rozdělování, oběh a vyřizování dokumentů ve škole
Odesílání a ukládání dokumentů
Základní momenty novely zákona o pedagogických pracovnících a novely školského zákona
Pedagogičtí pracovníci a pracovní poměr na dobu určitou od 1. 9. 2023 (1. část)
Školský zákon a jeho vyhlášky
2022/2023: Činnosti mateřské školy v 1. pololetí školního roku
Malotřídní základní škola - legislativa
Pravidla rozpočtové odpovědnosti
Kdy použít hlavičkový papír
Shrnutí základních legislativních změn ovlivňujících činnost škol a školských zařízení ve školním roce 2017/2018
Novela maturitní vyhlášky
Osobní spis zaměstnance

Poradna

Povinnost archivace dokumentů školní jídelny
Jmenování ředitele
Pracovní náplň
Nekomunikace
Zřizovatel
Doplňková činnost
Zástup
Pracovnělékařské služby
Jmenování ředitelky
Poplatky školní družina
GDPR
Vychovatelka ŠD
Pracovní neschopnost
Škola v přírodě
Střet zájmů
Doprovod do školy
DPČ
Zákoník práce
Výpověď
Úvazky

Články

Tvorba spisového řádu pro školy, 18. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 2. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 14. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 13. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 12. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 11. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 10. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 9. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 15. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 17. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 16. část

Zákony

499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Vyhlášky

259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby