Rozdělování a oběh dokumentů ve škole, 4. část

Vydáno: 3 minuty čtení

V předchozích číslech tohoto časopisu jsem vysvětlila první dvu fáze životního cyklu dokumentu – jeho příjem a evidenci. Objasnila jsem samotný pojem dokument, jeho druhy a formy. Dále jakým způsobem se ve škole dokumenty přijímají, jak vznikají a jak se evidují. Upozornila jsem na druhy dokumentů, které se evidují specifickým způsobem, příp. vůbec. V dnešním článku vysvětlím třetí fázi životního cyklu dokumentu, jeho rozdělování a oběh.

Rozdělování a oběh dokumentů ve škole
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
ROZDĚLOVÁNÍ DOKUMENTŮ
Dokumenty jsou do školy doručovány různým způsobem – poštou, e-mailem, datovou schránkou, faxem, osobně. Evidenci a následné
rozdělování doručených dokumentů provádí „podatelna“
podle spisového řádu, ve kterém musí být jednotlivé fáze životního cyklu dokumentu specifikovány dle podmínek dané školy.
Podatelna
je místo, kde se přijímá pošta doručená z venku a odkud zároveň směrem ven odchází, ať už poštou, e-mailem nebo datovou schránkou. Ve škole je takovým místem
sekretariát nebo kancelář školy.
Zaevidovaný dokument se předává osobě určené k jeho vyřízení.
Každý dokument má jednoznačně určeného aktuálního vlastníka (příjemce).
Způsob předávání dokumentů, včetně potvrzení jejich převzetí, stanoví
spisový řád školy. Jméno zpracovatele dokumentu se zapíše do podacího deníku.
Každá změna vlastníka dokumentu
(přidělení, předání, převzetí, odmítnutí)
musí být přesně zaznamenána.
OBĚH DOKUMENTŮ
Škola zajistí oběh dokumentůzpůsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.
Škola je povinna sledovat proces oběhu dokumentu, tj. především jeho případné předávání a přebírání mezi osobami určenými k jeho vyřízení. Důvodem je nutnost být v každém okamžiku výkonu spisové služby jednoznačně informován o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá a kdo je určen k jeho vyřizování. Tyto údaje se zaznamenávají v evidenci dokumentů vedené v analogové podobě (podací deník) ve sloupci
„Vyřizuje“.
Elektronický systém spisové služby sloužící k vedení evidence dokumentů v digitální podobě musí mít část nazvanou většinou
„Záznam o historii“
, příp.
„Historie dokumentu“
apod.
Tzv.
tok dokumentů přes školu a přidělení vlastníka, příp. zpracovatele,
je v souladu s organizační strukturou školy. Jakmile jsou všechny záznamy uzavřeny a ukončeny, dochází k vyřízení celého spisu, za které je zodpovědný tzv.
zpracovatel.
Spisová služba umožňuje průběžné sledování, kontrolu jednotlivých dílčích úkolů nad záznamy a vyřízení spisu.
ZÁVĚR
Všechny dokumenty úřední povahy doručené škole musí být neprodleně zaevidovány v základní evidenční pomůcce a dále rozděleny a předány příslušné osobě k vyřízení. Povinností školy je sledovat proces oběhu dokumentu, tj. především jeho případné předávání a přebírání mezi osobami určenými k jeho vyřízení. Důvodem je nutnost být v každém okamžiku výkonu spisové služby jednoznačně informován o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá a kdo je určen k jeho vyřizování.
V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat čtvrtou fází životního cyklu dokumentu –
vyřízení a uzavření dokumentů ve škole.
ZDROJE
 
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
 
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Související dokumenty

Pracovní situace

Úvod ke spisové službě
Spisová služba ve školách a školských zařízeních
Příjem a evidence dokumentů ve škole
Rozdělování, oběh a vyřizování dokumentů ve škole
Odesílání a ukládání dokumentů
Vnitřní předpis o spisové službě pro školy
Jak na spisový a skartační řád?
Klasifikační práce ve školství a spisová služba
Uložení dokumentace spojené s maturitní zkouškou
Spisová služba v listinné podobě a přihláška ke vzdělávání v digitální podobě
Interní dokumentace
Výroční zpráva o činnosti školy
Kdy použít hlavičkový papír
Tvorba spisu
Vyřazování dokumentů
Další postupy ve spisové službě
Základní momenty novely zákona o pedagogických pracovnících a novely školského zákona
Školský zákon a jeho vyhlášky
Poskytování školního stravování z pohledu zákazu diskriminace
Souhlas se zpracováním osobních údajů ve školách - nejčastější situace

Poradna

Povinnost archivace dokumentů školní jídelny
Jmenování ředitele
Uchovávání dokumentu - odborná poradna, odpověď na dotaz
Cestovní náklady v případě cesty na soutěž - odborná poradna, odpověď na dotaz
Zahraniční výjezd ředitele školy - odborná poradna, odpověď na dotaz
Cestovní náhrady při cestě na školení - odborná poradna, odpověď na dotaz
Čipy ve školní jídelně - odborná poradna, odpověď na dotaz
Volby do školské rady
Dohoda o výkonu práce z domova
Úplata za zájmové vzdělávání
Směrnice
Pracovní náplň
Nekomunikace
Zřizovatel
Doplňková činnost
Zástup
Pracovnělékařské služby
Jmenování ředitelky
Poplatky školní družina
GDPR

Články

Skartační řízení a vyřazování dokumentů, 8. část
Ukládání dokumentů ve škole a jejich archivace, 7. část
Odesílání dokumentů ze školy, 6. část
Vyřízení dokumentů a uzavření spisů ve škole, 5. část
Evidence dokumentů ve škole, 3. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 2. část
Spisová služba ve školách a školských zařízeních, 1. část

Zákony

499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Vyhlášky

191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby