Jste pedagogický pracovník a potřebujete snadno a rychle vytvářet vlastní formuláře, zejména dotazníky, průzkumy, registrace na různé akce, kvízy či didaktické testy? Pak je tu pro vás nová, respektive inovovaná online služba od Microsoftu. Je zdarma a nově přináší některé zajímavé možnosti.
Nový nástroj pro tvorbu online formulářů
PhDr.
Ondřej
Neumajer,
Ph.D.,
lektor a didaktik ICT, katedra informačních technologií a technické výchovy PedF UK v Praze
V dubnu 2016 oznámil Microsoft na svém blogu uvedení nového nástroje do své cloudové služby Office 365 Education, který označuje jako Microsoft Forms, v češtině se někde objevuje název Formuláře, česká nápověda pak o službě hovoří trochu krkolomně jako o průzkumových formulářích. Zatím je služba označena pouze jako preview a v době psaní tohoto článku ji ještě neměli aktivní všichni uživatelé Microsoft Office 365. Služba je dostupná na intuitivní adrese https://forms.office.com.
Není bez zajímavosti, že se jedná o službu, která je pouze součástí edice Education, nikoli placených firemních (např. Office 365 Business) či zdarma nabízených (např. Office Online) edicí. Podobný postup uplatnil Microsoft i v nově uvedeném nástroji Microsoft Classroom (který by rozhodně také stál za prozkoumání v samostatném článku). Tyto nové nástroje tedy mohou využívat pouze uživatelé vzdělávací edice cloudových služeb Office 365 Education, tedy především školy.
Průzkum sice byl již dříve součástí služby Excel Online, nyní se osamostatnil a je nabízen v přepínači aplikací Office jako svébytná aplikace (Forms). Obdobný přístup uplatňuje největší konkurent na poli cloudových služeb pro školy Google ve svém balíku Google Apps for Education, kde analogický nástroj označuje jako Formuláře Google. Microsoft nyní formuláře z pohledu uživatelů odpojil od Excelu Online, čímž jejich tvorbu značně zjednodušil, nadále lze s výsledky získanými v Microsoft Forms v Excelu ale pracovat.
A k čemu že by mohl být v praxi tento nástroj užitečný pedagogickým pracovníkům? Rychlé ankety mezi žáky, zjišťování názorů od rodičů, hlasování pedagogického sboru, přihlašování na akce, dotazníková šetření pro potřeby studia (školský management, ICT koordinátor atp.), jednoduché soutěže a hry a samozřejmě didaktické testy. Využití je velmi univerzální.
TVORBA FORMULÁŘE
Tvorba formuláře je jednoduchá a především značně intuitivní. Vše probíhá v prostředí internetového prohlížeče v režimu WYSIWYG, tedy takovým způsobem, že se formulář edituje přímo v zobrazení, v jakém jej uvidí respondenti. Formulář se vytváří z položek dotazníku, tedy jednotlivých otázek. Ty mohou být pěti základních typů (viz obrázek č. 1):
Obrázek 1 Tvorba dotazníku – k výběru je pět typů otázek.
-
Volba - s výběrem z více odpovědí, je možné nastavit, že jednotlivé možnosti (v případě didaktického testu správně označované jako správná odpověď a distraktory) se zobrazují v náhodném pořadí i to, zda má respondent možnost označit více odpovědí.
-
Kvíz - je vlastně speciální varianta předchozí volby, která navíc umožňuje zobrazit respondentům předem napsanou zprávu ke každé jejich volbě. Po odeslání formuláře tak získá respondent bezprostřední zpětnou vazbu, třeba o správnosti svých voleb, dokonce se mu zobrazí hláška o celkovém skóre správných odpovědí (v absolutních počtech i procentech). U správných odpovědí se zobrazí zelené značky zaškrtnutí, u nesprávných text zadané zprávy červeným písmem. Tím se z tohoto nástroje stává užitečný didaktický prostředek na ověřování vědomostí, který umí poskytovat základní zpětnou vazbu (viz obrázek č. 2).
Obrázek 2 Speciální typ otázky kvíz umožňuje u odpovědi zobrazit respondentovi zprávu pro každou jeho volbu.
-
Text - slouží pro zadání textového pole či čísla, je možné nastavit, zda má respondent možnost vkládat pouze jednořádkový vstup nebo více řádků. Aplikace umí pohlídat, aby uživatel skutečně zadal číslo, a případně, aby toto číslo bylo v nějakém autorem formuláře nastaveném intervalu, např. rok narození dítěte v intervalu od 1999 do 2016.
-
Hodnocení - se dobře hodí na zjišťování mínění, názorů a postojů lidí. Ti vybírají z pěti- nebo desetistupňové škály. Škála může být vyjádřena čísly nebo hvězdičkami (viz obrázek č. 3).
Obrázek 3 Hodnocení prostřednictvím hvězdiček je známé z internetových diskuzí.
-
Datum - respondentovi se zobrazí kalendář, ze kterého vybírá konkrétní datum.
Oproti původní verzi Průzkumu v Excelu Online zde nenajdeme samostatnou možnost otázky na čas či dichotomickou volbu Ano/Ne. Obě tyto možnosti jde ale vytvořit jiným z výše uvedených způsobů, takže to zásadní problém nikomu asi nezpůsobí.
U každé otázky je možné nastavit, zda se má jednat o povinnou položku a respondent ji musí vyplnit, nebo je její vyplnění ponecháno na vůli respondenta. Otázky formuláře jsou zobrazeny v pořadí, jaké určí jeho autor nebo v náhodném pořadí, což například v případě didaktického testu (snad) může komplikovat opisování při jeho skládání. Termín dotazníkového šetření je také možné omezit časově, určením konkrétního dne a času, do kterého formulář přijímá odpovědi. Po uplynutí tohoto termínu formulář hlásí „Odpovědi se už pro tento formulář přestaly shromažďovat“.
Na internet přistupují stále více uživatelé z mobilních zařízení, jakými jsou chytré telefony nebo tablety. Podle očekávání odborníků bude jejich poměr vůči návštěvníkům webu ze stolních počítačů dále stoupat. Microsoft jde tomuto trendu naproti a umožňuje si prohlédnout náhled, jak bude formulář vypadat v mobilním provedení.
ZPŘÍSTUPNĚNÍ FORMULÁŘE
Poté, co je formulář sestavený a připravený pro respondenty, je nutné se rozhodnout, jakým způsobem jim o jeho existenci dát vědět. Microsoft Forms nabízejí čtyři způsoby. Nejjednodušší je možnost získání odkazu, tedy jedinečné URL adresy, na které je formulář dostupný. Vygenerovaná adresa začíná https://forms.office.com/..., takže zkušený uživatel hned pozná, jakou službou je formulář realizován. Adresa je ale enormně dlouhá (více než 130 znaků), o jejím zapamatování nemůže být řeč. Autor formuláře může poslat odkaz e-mailem, systém daný e-mail i sám vytvoří, resp. připraví kostru pozvánky k účasti na dotazníkovém šetření. Další možnosti je vložit odkaz prostřednictvím HTML značky vnořeného rámu
VYHODNOCENÍ DAT ZÍSKANÝCH Z FORMULÁŘE
Výsledky dotazníkového šetření jsou zaznamenávány do excelové tabulky. Každý odeslaný formulář odpovědí tvoří jeden řádek tabulky, sloupce jsou jednotlivé otázky formuláře s tím, že systém ke zvoleným volbám každého respondenta automaticky doplní i datum a čas vyplnění formuláře. Pokud autor využije výhodu školní cloudové služby a nastaví, že dotazník není anonymní a mohou jej vyplňovat pouze přihlášení uživatelé s osobním účtem v Office 365, doplní se automaticky i uživatelský účet (e-mailová adresa) a jméno respondenta.
Výhodou jednoho integrovaného rozhraní pro tvorbu formuláře (záložka Otázky) a výsledků dotazníkového šetření (záložka Odpovědi) je i průběžné a hlavně bezprostřední vyhodnocení, které je na stránce formuláře pro jeho autora kdykoli k dispozici. Aktuální výsledky se zobrazují formou interaktivních grafů, například koláčových, které po najetí kurzoru myši aktivně zobrazují informace o výsledcích dané otázky. Jak je vidět z obrázku č. 4, je možné si vše stáhnout ve formátu pro tabulkový procesor Excel, ve kterém je možné nad daty dělat pokročilejší analýzy. Microsoft Excel sám uživatelům nabízí stažení softwarového doplňku, který umožňuje práci s daty s tím, že se data po 30 vteřinách sama ze služby Microsoft Forms aktualizují. Uživatel tak pracuje stále s aktuálními daty.
Microsoft Forms jsou jednoduchým a bezpochyby užitečným nástrojem, který vhodně doplňuje sadu aplikací Office 365 Education. Inovované zjednodušené prostředí je intuitivní a vytvořit s ním formulář je záležitost skutečně jednoduchá, která zabere jen pár minut a nejvíce z tohoto času bude autor stejně věnovat formulacím konkrétních dotazníkových položek. A jak je známo, celý balík online aplikací Office 365 Education je pro školy a školská zařízení k dispozici zdarma.
Obrázek 4 Integrované prostředí pro tvorbu a vyhodnocení dat získaných z formuláře
