Hodnocení zaměstnanců je jedním z důležitých úkolů ředitelů škol v oblasti personálního managementu a motivačně-hodnotící pohovory mají v systému hodnocení zaměstnanců nezastupitelné místo.
Motivačně-hodnoticí pohovory
PhDr. Bc.
Jana
Churáčková
ředitelka ZŠ Eden
Martin Šikýř se ve svém článku Jak vést hodnotící rozhovor? (Řízení školy č. 8/2011) zamýšlí nad tím, jaký význam mají hodnotící pohovory pro systematické řízení pracovního výkonu a hodnocení zaměstnanců. Využívá vedení škol tohoto důležitého nástroje personálního managementu?
Na základě výzkumného šetření1), které se věnovalo využívání motivačně-hodnotících pohovorů (dále jen „pohovorů“) v praxi základních škol v České republice, lze konstatovat, že:
vedení škol považuje pohovory za důležitý nástroj personálního managementu;
zavedení pohovorů u více než poloviny škol je plánováno a ve více než třetině škol se pohovory pravidelně konají (v 35,3 % škol, ve kterých proběhl výzkum, se pohovory pravidelně konají a v 60,3 % je plánováno pohovory zavést);vedení škol nedisponuje v dostatečné míře potřebnými inspirativními materiály, jako je záznam pohovoru a sebehodnotící dotazník (v 21,5 % škol má vedení školy vypracovanou metodiku vedení hodnoticích pohovorů a uvítalo by inspirativní materiály; v 78,5 % škol zatím není vypracována metodika vedení hodnotících pohovorů);
pedagogové považují pohovory za důležitou součást svého hodnocení
(34 % oslovených pedagogů vyjádřilo spokojenost s konáním pohovorů; 50 % pedagogů ze škol, kde se zatím pohovory nekonají, vyjádřilo svoje pozitivní očekávání).Z uvedených zjištění tedy vyplývá, že zájem o používání pohovorů v praxi škol lze podpořit potřebnými informacemi, a především inspirativními materiály, které by pomohly k širšímu využívání pohovorů managementem škol.
Motivačně-hodnotící pohovor je definován jako otevřený pohovor mezi hodnoceným a hodnotitelem, který má pevně danou strukturu a ve kterém si zúčastnění vyjasní svá vzájemná očekávání ohledně pracovních cílů a podmínek k plnění cílů a poskytnou si zpětnou vazbu. Jedná se tedy o hodnocení minulosti se zaměřením do budoucnosti.
Pohovor by měl:
zhodnotit výkon pracovníka,
formulovat plán rozvoje,
rozpoznat problémy nebo prozkoumat možné příležitosti týkající se práce,
orientovat pozornost pracovníka na práci a některé její aspekty,
zlepšit komunikaci mezi podřízeným a nadřízeným,
umožnit hodnocenému zaujmout stanovisko, formulovat názor,
zabezpečit podklady pro odměňování2).
Co se týče hodnocených, měl by se hodnotící pohovor týkat všech zaměstnanců. V případě školy to znamená nejen pedagogů, ale i nepedagogických pracovníků.
Hodnotitelem by měl být nadřízený, v prostředí školy je to ředitel nebo jeho zástupce. Nepovažuji za vhodné, aby byli hodnotitelé dva, protože hodnocený může pociťovat nevýhodu početní převahy hodnotitelů. Přítomnost více hodnotitelů je ale odůvodnitelná v situaci, kdy se např. hodnotí činnost pracovního týmu.
Nepostradatelným hodnotitelem hodnoceného je však hodnocený sám, neboť
sebehodnocení je nezbytnou součástí pohovoru a zároveň jednou ze základních podmínek efektivnosti pohovoru.
Hodnotitel stanoví termín pohovoru, tento termín konzultuje s hodnoceným. Stanovením termínu není myšlen jen den a hodina, ale i časové rozmezí. Odborná literatura uvádí časové rozmezí 30 až 60 minut. Pohovory by se měly konat minimálně jednou ročně, na základě zkušenosti doporučuji jarní měsíce, kdy závěry do budoucnosti směřují již také k následujícímu školnímu roku.
Důležité je, aby se pohovor konal v takovém prostředí, které umožní jeho nerušený průběh.Takovým místem může být domácí prostředí hodnotitele, domácí prostředí hodnoceného či neutrální půda. Domácí prostředí hodnotitele, tedy kancelář nadřízeného (v praxi školy obvykle ředitelna), je ve srovnání s domácím prostředím hodnoceného (v praxi školy obvykle kabinet) pozitivní ve smyslu
zajištění potřebného klidu, různých souvisejících materiálů a možnosti přípravy občerstvení; negativem je formalizace vztahu hodnocený-hodnotitel, kdy je hodnocený vlastně „předvolán“ k nadřízenému.
Neutrální půda
znamená jednací místnost, v praxi školy obvykle konzultační místnost pro jednání s rodiči.
Výhodou je skutečnost, že tu nikdo není „doma“, nevýhodou nebezpečí, že se jedná o neosobní prostředí.
Výběr místa pro pohovor je v kompetenci hodnotitele. Měl by být podle mého názoru zvážen nejen v souvislosti se zmíněnými výhodami a nevýhodami, ale i podle konkrétní situace. Při přípravě místa setkání je třeba využít znalostí o vhodném rozsazení a uspořádání – co nejméně bariér. Vhodné uspořádání je takové, kdy
hodnotitel a hodnocený mají k sobě blízko přes roh stolu. Toto rozsazení označuje Hroník jako „nejbezpečnější“3). Někdy je třeba zvolit pozici proti sobě u delších stran jednacího stolu, a to v situaci, kdy je pohovor třeba výrazně orientovat na zlepšení práce hodnoceného. Toto hodnocení považuje Hroník za „konfrontační“4).
Hodnotící pohovor má čtyři fáze:
zdvořilostní a rozehřívající část, zpětnou vazbu, formulaci cílů a závěr se sdělením dalších informací5).
Obě zúčastněné strany by se na pohovor měly zodpovědně připravit.
Hodnotitel by měl především shromáždit a prostudovat
podklady k hodnocení:
Obecně platné dokumenty školy, které souvisí s hodnocením práce zaměstnanců a se kterými jsou učitelé seznámeni. Seznámení s takovými dokumenty, jako jsou např. Kritéria hodnocení pedagogů či Profesní standard učitele by rozhodně nemělo proběhnout způsobem pouhé prezentace hodnoticích kritérií či obsahu Profesního standardu, ale vysvětlením, diskuzí, zvnitřněním obsahu těchto dokumentů.
V ideálním případě se jedná o dokumenty, na jejichž tvorbě se sami učitelé podíleli.
Je totiž účelné, aby se hodnotitel (a hodnocený) mohl na tyto závazné dokumenty odvolávat, aby byly skutečným návodem pro hodnocení. V situaci, kdy nejsou tyto dokumenty vytvořeny, doporučuji odložit pohovory a dříve se věnovat týmovému úkolu – vytvoření kompetenčního modelu hodnocení.Ze strany hodnoceného –
Sebehodnoticí dotazník, příp. také
Portfolio učitele.
Ze strany hodnotitele – různé
záznamy z kontrolní činnosti, zejména hospitační záznamy.
Způsoby zaznamenávání různých zjištění, majících vztah ke kontrolní činnosti, jsou velmi individuální. Důležité je, aby se jednalo o
záznamy rovnoměrně rozložené do celého zpětně hodnoceného období.
Tyto podklady by měl hodnotitel prostudovat tak, aby byl na průběh pohovoru připraven, včetně případných citlivých míst pohovoru, aby předem formuloval, čeho chce dosáhnout. K tomu dopomáhá předvyplnění záznamu z pohovoru v této navrhované podobě, poznámky v závorkách jsou dále komentovány.
Návrh záznamu pohovoru je návrhem v pravém smyslu slova. Je možno jej upravovat tak, aby co nejvíce vyhovoval nejen hodnotitelům, ale především záměrům pohovorů.
Mimořádný význam má volba stylu rozhovoru. Za nejvhodnější typ rozhovoru označuje Koubek „plně participativní rozhovor vytvářející z hodnotitele a hodnoceného rovnoprávné partnery společně hledající řešení“6)a zároveň připomíná zásady7)
,
které by měl hodnotitel uplatňovat:
zdůraznit, co je účelem pohovoru – snaha pomoci hodnocenému,
nechat hodnoceného mluvit,
povzbuzovat jej k sebehodnocení,
zabývat se výkonem během celého hodnoceného období,
nepřekvapovat – nezačínat s kritikou,
všude, kde je to možné, uplatňovat pochvalu,
zaměřit se na práci, ne na osobnost hodnoceného,
být pozitivní, kritizovat konstruktivně,
považovat případné obranné postoje hodnoceného za normální,
na obranu hodnoceného neútočit přímo,
někdy je vhodné odložit konečné rozhodnutí,
uvědomit si vlastní omezení, vlastní hranice.
Také hodnocený by se měl věnovat přípravě na pohovor. Pokud vlastnímu pohovoru předchází vyplnění sebehodnoticího dotazníku, je tím příprava hodnoceného poněkud usnadněna.
Hodnocený
(podobně jako hodnotitel)
by si měl být vědom svých cílů, kterých chce dosáhnout.
Sebehodnoticí dotazník považuji za velmi důležitý nástroj přípravy na hodnocení pro obě strany, pro hodnotitele i pro hodnoceného. Hodnocený se jeho prostřednictvím orientuje v očekávaném obsahu rozhovoru. Hodnotitel po přečtení odpovědí na položené otázky může plánovaný způsob vedení rozhovoru upřesnit.
Z toho zároveň vyplývá, že je vhodné, aby mezi odevzdáním vyplněného dotazníku hodnoceným měl hodnotitel dostatek času na seznámení se s odpověďmi a zpřesněním své přípravy na pohovor.
Sebereflexe je také jedním ze způsobů sebevzdělávání a seberozvoje.
Po vyplnění a odevzdání (resp. odeslání) dotazníku je třeba dotazníky pozorně pročíst a připravit si doplňující dotazy či komentář k uváděným sdělením – to už je část přípravy hodnotitele na vlastní hodnoticí pohovor. Přestože u pohovorů je obvykle jeden hodnocený a jeden hodnotitel,
prostudování vyplněných dotazníků by mělo být záležitostí vedení školy, ředitele a jeho zástupců, a to z mnoha důvodů. Zástupci musí být jednak s poskytnutými sděleními seznámeni, jednak by se měli spolupodílet na přípravě podkladů pro vlastní hodnocení.
Pohovory
mají svůj nezastupitelný význam v personální práci vedení školy, protože
pomáhají rozvoji jednotlivců i celé organizace.
Důležitým úkolem pro management školy je shrnutí poznatků získaných během pohovorů s jednotlivými zaměstnanci školy a jasná formulace úkolů pro management v oblasti personalistiky. Mohou se otevřít i problémy, na jejichž existenci teprve pohovory upozorní. Jako příklad uvádím okruhy problémů, které se objevily ve výzkumu8):Rozumí učitelé kompetencím učitele?
Věnují učitelé dostatečnou pozornost vlastní organizaci práce?
Není hledání cest ke zvýšení kvality školy jen výsadou vedení školy?
VZOR
(pozn. 1)
---------------------------------------------------------------------
ZÁZNAM Z POHOVORU konaného dne:
---------------------------------------------------------------------
Jméno a příjmení, titul:
Náplň práce: (pozn. 2)
Pracuje ve škole od ..... na dobu určitou – neurčitou (pozn. 3)
SDĚLENÍ ZAMĚSTNANCE
Sebehodnoticí dotazník – příloha č. 1 (pozn. 4)
Prezentováno portfolio ano – ne (pozn. 5)
SDĚLENÍ ZAMĚSTNAVATELE
Pozitivní hodnocení: (pozn. 6)
Rezervy: (pozn. 7)
PLÁN OSOBNÍHO ROZVOJE (pozn. 8)
1. Přínos pro pedagogický sbor – pro tým: (pozn. 9)
2. Oblast ke zlepšení, ke změně: (pozn. 10)
3. Rozvojový cíl: (pozn. 11)
4. Další vzdělávání: (pozn. 12)
PŘEDPOKLÁDANÁ SPOLUPRÁCE V NÁSLEDUJÍCÍM ŠKOLNÍM ROCE (pozn. 13)
Podpis hodnoceného: ..... Podpis hodnotitele: .....
---------------------------------------------------------------------
Poznámka 1:
Hodnotitelé si samozřejmě mohou navrhovaný záznam upravit i po grafické stránce tak, aby vyhovoval jejich představám. Rozhodně doporučuji opatřit záznam záhlavím s logem školy.Poznámka 2:
Tím myslím, jaké všechny funkce učitel ve škole zastává – třídní učitel, vedoucí pracovního týmu, koordinátor školního vzdělávacího programu, školní metodik prevence atp. Sdělení o těchto funkcích skýtá příležitost pro poděkování v první (rozehřívací) části pohovoru.Poznámka 3:
Zajímá nás zároveň, zda má učitel zájem o pokračování práce ve škole. Pokud zaměstnanec uvažuje o ukončení svého pracovního poměru, je možné, ale nikoli potřebné, v pohovoru pokračovat. Pokud o ukončení pracovního poměru zaměstnanci uvažuje zaměstnavatel, je vhodné toto zdůvodnit obvykle právě při hodnoticím pohovoru.Poznámka 4:
Při pročítání sebehodnoticího dotazníku si hodnotitel předem poznamenává sdělení, ke kterým se chce vyjádřit, a sdělení, která potřebuje konzultovat.Poznámka 5:
Portfolio považuji za velmi přínosný, nikoli však zcela nezbytný, zdroj informací pro hodnocení; k jeho založení by měli být učitelé postupně motivováni.Poznámka 6:
Nic není samozřejmé, něco je výjimečné, pochvala je výrazným motivátorem.Poznámka 7:
To, co hodnotíme u učitele jako rezervy, je potřeba určitým způsobem zobecnit, není vhodné zabývat se přesným popisem problému, jeho detaily. Zde platí teoretické východisko: nepopisujeme partnera, ale jeho pracovní chování.Poznámka 6 + 7:
Není nutné a z časových důvodů v podstatě ani možné probírat při kompetenčním modelu hodnocení všechna jednotlivá sdělení ke všem kritériím u všech kompetencí. Proto si vybíráme jen důležitá (a pro cíle pohovoru zásadní) sdělení, ve smyslu pozitiv i ve smyslu rezerv, příp. s využitím předchozího záznamu. Pokud hodnotitel předpokládá v následujícím období změnu, např. osobních příplatků, je vhodné to v této souvislosti sdělit.Poznámka 8:
Zatímco u části, kdy hodnotitel sděluje své hodnocení ve smyslu pozitiv a rezerv a kdy je aktivita projevu na straně hodnotitele, je u části plánovaného osobního rozvoje třeba, aby hodnotitel dbal na aktivní přístup hodnoceného, nejdříve vyslechl jeho vyjádření a to pak konzultoval či konfrontoval se svým názorem.Poznámka 9:
Další ze silných momentů motivace a zároveň otevřená možnost využití schopností jednotlivce pro pedagogický sbor, pro rozvoj školy.Poznámka 10:
Vždy je (ještě) co zlepšovat, vždy je co měnit – v zájmu organizace a v zájmu jednotlivce.Poznámka 11:
Zatímco zlepšování a změna se vztahují k poučení z minulosti pro budoucnost, rozvojový cíl je zcela orientován na budoucnost a je dalším významným motivátorem.Poznámka 12:
Zde jde o sladění představ hodnoceného a jeho osobního zájmu s představami hodnotitele v souladu s aktuálními prioritami školy v této oblasti.Poznámka 13:
Podle uvážení hodnotitele včetně informace o osobním, specializačním a zvláštním příplatku.Vážená kolegyně, vážený kolego, žádám vás o vyplnění dotazníku, který bude jedním z podkladů pro náš plánovaný (motivačně-hodnotící – pozn. 1) pohovor. Dotazník vyplňte do (termín – pozn. 2) a odevzdejte jej (komu, jak – pozn. 3).
Za vyplnění dotazníku vám předem děkuji.
za vedení školy (podpis ředitele)
Datum odeslání dotazníku
Otázky:
Co považujete za své silné stránky v oblasti naplňování profesních kompetencí učitele? (pozn. 4)
Co považujete v této oblasti naopak za své slabé stránky?
Jak si představujete své působení na naší škole v příštím školním roce – jaké jsou vaše profesní cíle, jaká je vaše představa dalšího vzdělávání? (pozn. 5)
Co potřebujete k naplnění těchto cílů?
Co považujete za silné a co naopak za slabé stránky naší školy? (pozn. 6)
Co byste na škole změnil/a jako první? (pozn. 7)
Co byste změnil/a v organizaci své práce, co vás nejvíce brzdí? (pozn. 8)
Co vás v naší škole „drží“ a co by se muselo stát, abyste uvažoval/a o odchodu?
Poznámka 1:
Je na zvážení vedení školy, zda použije pojem „motivačně-hodnotící pohovor“ nebo „hodnotící pohovor“ nebo jen „pohovor“. Doporučuji prostý termín „pohovor“, protože není nutné, aby motivace byla znesnadněna tím, že hodnocený předem předpokládá, že bude během pohovoru motivován, a není ani nutné, aby se svého hodnocení obával.Poznámka 2:
Hodnocení by na vyplnění dotazníku měli mít přiměřený čas, doporučuji týden. Dotazník by neměl přicházet v době, kdy jsou termínované jiné významné úkoly.Poznámka 3:
Doporučuji elektronickou formu, a to mimo jiné z toho důvodu, že hodnotitel může při přípravě na hodnotící pohovor s dotazníkem dále pracovat.Poznámka 4:
Považuji za důležité nejen to, aby měl hodnocený možnost připomenout si kompetence učitele, např. prostřednictvím zveřejněných kritérií hodnocení, ale aby si byl hodnotitel jistý, že obsahu jednotlivých kompetencí hodnocený skutečně rozumí. To vyžaduje určitou přípravu, rozhodně nutnou za situace, kdy se ve škole konají pohovory poprvé. Tehdy je vhodné spojit otázku obsahu kompetencí i s vysvětlením účelu a významu pohovorů.Poznámka 5:
U učitelů, kde hodnotitel předpokládá vyšší aspirace ve smyslu profesního růstu, může otázku upřesnit v následujícím pohovoru.Poznámka 6:
V odpovědích na tuto otázku se někdy objevují diskutované slabiny školství a vzdělávacího systému v obecné rovině. Z vlastní zkušenosti si dovolím poznamenat, že věnovat se při následujícím pohovoru takovým odpovědím je ztrátou času, který si zasluhují konkrétní informace a konkrétní problémy k řešení.Poznámka 7:
Pozor na rozpor komentovaný ve výsledcích dotazníkového šetření. Odpovědi hodnoceného z předchozí otázky se teprve v této otázce odhalí v tom smyslu, zda se jedná o obecnou kritiku či kritiku s návrhem řešení.Poznámka 8:
Tato otázka je zásadní pro strategii motivačně-hodnotícího pohovoru. Jestliže dosud probíhal rozhovor hodnotitele a hodnoceného tak, že obsahem byly některé v dotazníku uváděné skutečnosti, tato otázka je v podstatě přechodem k vlastní fázi hodnocení, kdy hodnotitel sděluje své závěry.1 CHURÁČKOVÁ, J.
Motivačně hodnotící pohovor jako důležitý prostředek vedení lidí
. Praha, 2011. Bakalářská práce. Univerzita Karlova v Praze. Pedagogická fakulta. Centrum školského managementu.2 KOUBEK, J.
Řízení lidských zdrojů
. Praha: Management Press, 2007. s. 225. ISBN 978-80-7261-168-3.3 HRONÍK, F.
Hodnocení pracovníků
. Praha: Grada, 2007. s. 105. ISBN 80-247-1458-2.4 tamtéž
5 HRONÍK, F.
Hodnocení pracovníků
. Praha: Grada, 2007. s. 106. ISBN 80-247-1458-2.6 KOUBEK, J.
Řízení lidských zdrojů
. Praha: Management Press, 2007. s. 226. ISBN 978-80-7261-168-3.7 tamtéž
8 CHURÁČKOVÁ, J.
Motivačně hodnotící pohovor jako důležitý prostředek vedení lidí
. Praha, 2011. Bakalářská práce. Univerzita Karlova v Praze. Pedagogická fakulta. Centrum školského managementu. s. 51, 52.