Praktické zkušenosti potvrzují, že vytvářet a zavádět personální informační systém vlastními silami je ekonomicky neefektivní a fakticky téměř neproveditelné. Zpravidla chybí nejen čas a peníze, ale především rozhodující znalosti a technologie. Jako výhodnější se proto jeví zavedení personálního informačního systému prostřednictvím služeb externího dodavatele.
Jak zavést personální informační systém?
Ing.
Martin
Šikýř
Ph.D.
odborný asistent, katedra personalistiky, fakulta podnikohospodářská, Vysoká škola ekonomická v Praze
Moderní
personální informační systém
bývá řešen jako počítačová aplikace umožňující
počítačové zpracování personálních údajů, které zaměstnavatel potřebuje k plnění povinností v pracovněprávních vztazích a zabezpečování personální práce v organizaci.
Dodavatelem počítačové aplikace
umožňující počítačové zpracování personálních údajů (standardně osobní a mzdové evidence) bývá
specializovaná softwarová firma, která nabízí na trhu informačních a komunikačních technologií vlastní řešení počítačového personálního informačního systému včetně řady souvisejících služeb (Řízení školy č. 5/2012).
Zavedení personálního informačního systému probíhá obvykle v rámci projektu, který je možné vymezit jako
množinu časově omezených činností realizovaných v rámci předem definovaných zdrojů
(lidských, finančních, materiálních, informačních) a směřujících k zavedení personálního informačního systému podle požadavků koncových uživatelů, zaměstnanců školy.Projektu se vždy účastní dvě strany –
objednatel a dodavatel. Objednatel požaduje zavedení personálního informačního systému. Cílem objednatele je
získat kvalitní personální informační systém
v co nejkratším čase a s co nejmenšími náklady. Úkolem objednatele je poskytnou dodavateli odpovídající součinnost a zajistit nutné organizační a technické změny.Dodavatel nabízí zavedení personálního informačního systému. Cílem dodavatele je
prodat vlastní řešení personálního informačního systému
za co nejvýhodnějších podmínek (dodavatel nezískává největší profit z vlastního zavedení personálního informačního systému, ale z prodeje souvisejících služeb).
Úkolem dodavatele je dodat objednateli klíčové znalosti a technologie. Vzájemné vztahy objednatele a dodavatele v rámci projektu obvykle upravuje tzv. implementační smlouva (smlouva o dílo).
Každý projekt má přesně vymezený začátek a konec, skládá se z časově ohraničených činností.
Celková doba trvání projektu
se pohybuje od několika měsíců až po několik let, záleží na komplexnosti řešení a míře technických a organizačních změn. Každý projekt má také své
specifické cíle, aplikační oblast i prostředí.
Rozhodovací procesy uskutečňované v rámci projektu jsou proto jedinečné, neopakují se. Lze jen omezeně sdílet a využívat znalosti a zkušenosti z jednotlivých projektů. Většinou tedy neexistují žádná obecná řešení vzniklých problémů, ale vždy je nutné hledat nové řešení pro konkrétní situaci. V neposlední řadě platí, že
projektu se účastní různé zájmové skupiny
s různými cíli, schopnostmi, motivací. To vše komplikuje jejich vztahy v rámci projektu.Každý projekt má svou
organizační strukturu, která spojuje zástupce objednatele a dodavatele. Zpravidla zahrnuje
řídící výbor, vedení projektu a projektové týmy.
Řídící výbor reprezentuje nejvyšší úroveň řízení projektu.
Jeho úkolem je strategické řízení projektu a řešení problémů ohrožujících jeho realizaci. Definuje strategické cíle, schvaluje rozpočet a harmonogram projektu, kontroluje a hodnotí výsledky, rozhoduje o zásadních změnách.
Členy řídícího výboru
jsou zástupci vedení objednatele a dodavatele (ředitel školy, vedoucí zaměstnanci nebo zaměstnanci odpovědní za personalistiku a informatiku ve škole, vedoucí projektu).Vedení projektu řídí práce na projektu v jeho jednotlivých etapách.
Má odpovědnost za sestavení a realizaci plánu včetně dodržení plánovaného rozpočtu a harmonogramu. Rovněž
přebírá odpovědnost za výsledek a kvalitu projektu, hodnotí výsledky jednotlivých etap a informuje o nich řídící výbor. Členy vedení projektu jsou vedoucí projektu a vedoucí projektových týmů.
Projektové týmy přebírají odpovědnost za realizaci dílčích činností
v jednotlivých etapách projektu. Mají svého vedoucího, který odpovídá za výsledek dané etapy a sestavuje hodnotící zprávu pro vedení projektu. Členy projektových týmů jsou informatici a klíčoví uživatelé, obvykle určení vedoucí zaměstnanci nebo zaměstnanci, kteří znají personalistiku i informatiku ve škole. Klíčoví uživatelé se účastní projektu jako odborní zástupci objednatele. Současně se školí v užívání personálního informačního systému a následně
přebírají odpovědnost za školení běžných uživatelů
personálního informačního systému, ostatních zaměstnanců školy.Garantem úspěšného zavedení
a využívání personálního informačního systému ve škole by měl být ředitel školy nebo jiný vedoucí zaměstnanec školy, který
reprezentuje klíčové uživatele
personálního informačního systému, zná potřeby a možnosti personalistiky i informatiky ve škole a je schopen definovat potřeby, požadavky uživatelů personálního informačního systému školy.Úspěšné zavedení a využívání personálního informačního systému vyžaduje, aby byl projekt
společným dílem objednatele a dodavatele.
Objednatel ví, co potřebuje. Dodavatel ví, jak toho dosáhnout. Pouze jejich spolupráce spojí potřeby objednatele se znalostmi a technologiemi dodavatele.Použité a doporučené zdroje
ARMSTRONG, M. Řízení lidských zdrojů. Nejnovější trendy a postupy. 10. vyd. Praha: Grada Publishing, 2007. 789 s. ISBN 978-80-247-1407-3.
BASL, J., BLAŽÍČEK, R. Podnikové informační systémy. Podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, 2008. 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5.
POUR, J., GÁLA, L., ŠEDIVÁ, Z. Podniková informatika. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, 2009. 496 s. ISBN 978-80-247-2615-1.
VYMĚTAL, D. Informační systémy v podnicích, teorie a praxe projektování. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2009. 144 s. ISBN 978-80-247-3046-2.
WALKER, A. J. a kol. Moderní personální management. Nejnovější trendy a technologie. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2003. 253 s. ISBN 80-247-0449-8.