Moderní personální informační systém bývá řešen jako počítačová aplikace umožňující počítačové zpracování personálních údajů, které zaměstnavatel potřebuje k plnění povinností v pracovněprávních vztazích a zabezpečování personální práce v organizaci.
Jak vybrat personální informační systém?
Ing.
Martin
Šikýř
Ph. D.
odborný asistent, katedra personalistiky, fakulta podnikohospodářská, Vysoká škola ekonomická v Praze
Dodavatelem počítačové aplikace umožňující počítačové zpracování personálních údajů (standardně osobní a mzdové evidence) bývá
specializovaná softwarová firma, která na trhu informačních a komunikačních technologií nabízí vlastní řešení počítačového personálního informačního systému včetně řady souvisejících služeb
(zavedení, správa, rozvoj, školení, poradenství, konzultace, aktualizace).Cílem výběru personálního informačního systému
je:získat
vhodný personální informační systém, který bude dlouhodobě vyhovovat potřebám a možnostem uživatelů (manažerů, personalistů) a organizace;
získat
spolehlivého, ekonomicky, organizačně a personálně stabilního dodavatele, který bude schopen a ochoten dlouhodobě spolupracovat při zavádění, využívání a rozvoji personálního informačního systému v organizaci.
Modelový postup
výběru personálního informačního systému, který vychází ze strategie organizace,
zahrnuje:
analýzu potřeb a možností organizace a uživatelů,
analýzu trhu informačních a komunikačních technologií,
oslovení vhodných dodavatelů a posouzení jejich nabídek,
rozhodnutí o nejvhodnější nabídce a dodavateli,
uzavření kontraktu s vybraným dodavatelem.
Analýza potřeb a možností
organizace a uživatelů umožňuje identifikovat, posoudit a specifikovat skutečné potřeby a možnosti zavedení, využívání a rozvoje personálního informačního systému v organizaci, přičemž odpovídá na řadu důležitých otázek:Jaký je současný stav a očekávaný vývoj organizace, včetně personálního a informačního zabezpečení, jaké personální činnosti organizace zajišťuje, jaké personální údaje organizace zpracovává, jaké informační a komunikační technologie organizace využívá?
Jaké jsou cíle, přednosti, nedostatky a alternativy zavedení, využívání a rozvoje vlastního personálního informačního systému, jaké personální údaje bude zpracovávat, jaké personální činnosti bude podporovat, s jakými informačními systémy bude spolupracovat?
Odpovědi na podobné otázky umožňují definovat jednotlivá
kritéria výběru
personálního informačního systému:Počet uživatelů.
Standardní počet uživatelů musí odpovídat požadovanému počtu uživatelů v organizaci.Funkce.
Personální informační systém musí mít všechny požadované funkce, které musí být možné přizpůsobit potřebám organizace.Uživatelské rozhraní.
Personální informační systém musí být uživatelsky přívětivý, ovládání musí být jednoduché, srozumitelné, osvojitelné.Programové a technické vybavení.
Kromě aplikačního softwaru (např. aplikace určená pro zpracování osobní a mzdové evidence) zahrnuje odpovídající základní software (operační systém, databázový systém, internetový prohlížeč) a hardware (osobní počítače, servery, sítě, periferní zařízení).Transformace personálních údajů.
Stávající personální údaje musí být možné převést do personálního informačního systému bez podstatnějších problémů a dodatečných nákladů. Ruční vkládání stávajících personálních údajů není optimální variantou, i když často jiná možnost není. Je však nutné předem dohodnout, jakým způsobem a s jakými náklady bude tato práce zajištěna.Integrace aplikací.
Personální údaje se běžně zpracovávají s využitím kancelářských aplikací (textových editorů, tabulkových kalkulátorů, prezentačních editorů, databázových systémů) a tyto aplikace mají být využívány také po zavedení personálního informačního systému (např. pro účely zpracování a prezentace dílčích výstupů). V takovém případě
musí personální informační systém spolupráci s kancelářskými aplikacemi umožňovat, podobně jako musí umožňovat integraci s ostatními informačními systémy, které organizace využívá.
Změny.
Zavést, využívat a rozvíjet personální informační systém znamená provést řadu organizačních, technických a jiných změn, na které je nutné se připravit. Většina změn přitom souvisí se změnami podmínek pracovních míst a požadavků pracovních míst na zaměstnance, jejich znalostí, dovedností a chování, a proto jejich prosazování nebývá jednoduché.Bezpečnost.
Personální informační systém musí být chráněn proti ztrátě, zničení, zneužití a nežádoucím změnám personálních údajů, stejně jako programového a technického vybavení.Legislativa.
Aplikace personálního informačního systému musí být v souladu s právními předpisy a dodavatel musí garantovat aktualizace při každé změně právních předpisů.Cena, náklady.
Jde jak o náklady spojené se zavedením personálního informačního systému (programové a technické vybavení, transformace personálních údajů, integrace aplikací), tak o náklady spojené s využíváním a rozvojem personálního informačního systému (školení, poradenství, konzultace, aktualizace).Reference, kontrakt.
Personální informační systém posuzujeme na základě referencí stávajících uživatelů nebo informací o jiných podobných instalacích. Chceme fungující personální informační systém jak v podmínkách dodavatele, tak v podmínkách jiné organizace, která využívá podobnou instalaci. Dodavatele posuzujeme podle dosavadního působení v oblasti informačních a komunikačních technologií. Hodnotíme úroveň poskytovaných služeb a přístup k zákazníkovi.
Dodavatel musí nabízet komplexní řešení personálního informačního systému, a to jak požadovanou aplikaci, tak i profesionální služby spojené se zavedením, využíváním a rozvojem personálního informačního systému.
Znalost dílčích kritérií výběru personálního informačního systému umožňuje analyzovat trh informačních a komunikačních technologií, oslovit vhodné dodavatele, posoudit jejich nabídky a rozhodnout
o nejvhodnější nabídce a dodavateli.
Prostřednictvím
analýzy trhu informačních a komunikačních technologií
identifikujeme a posuzujeme aktuální nabídku dodavatelů personálního informačního systému. Analýzu provádíme s využitím jednotlivých kritérií výběru a údajů z veřejně dostupných zdrojů (internetu, odborných časopisů, doporučení). Během analýzy verifikujeme jak vlastní potřeby a možnosti zavedení, využívání a rozvoje personálního informačního systému, tak jednotlivá kritéria výběru personálního informačního systému. Výstupem analýzy je
seznam vhodných dodavatelů, které oslovíme s požadavkem a žádostí o zaslání nabídky.
Posouzení nabídek
dodavatelů provádíme opět s využitím jednotlivých kritérií výběru personálního informačního systému. Očekávaným výsledkem je
rozhodnutí o nejvhodnější nabídce a dodavateli, s nímž uzavřeme smlouvu o zavedení, provozování a rozvoj personálního informačního systému, zpravidla jednak tzv. implementační smlouvu, jejímž předmětem je zavedení personálního informačního systému, a jednak tzv. licenční a servisní smlouvu, jejímž předmětem je provoz a rozvoj personálního informačního systému.
Uvážlivý postup výběru personálního informačního systému zaručuje návratnost vynaložené investice v podobě spokojených uživatelů
(manažerů a personalistů) a dosažení očekávaných přínosů spojených se zavedením, využíváním a rozvojem personálního informačního systému.POUŽITÉ A DOPORUČENÉ ZDROJE
ARMSTRONG, M. Řízení lidských zdrojů. Nejnovější trendy a postupy. 10. vydání. Praha: Grada Publishing, 2007. 789 s. ISBN 978-80-247-1407-3.
BASL, J. a R. BLAŽÍČEK.
Podnikové informační systémy. Podnik v informační společnosti.
2., výrazně přepracované a rozšířené vydání. Praha: Grada Publishing, 2008. 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5.POUR, J., L. GÁLA a Z. ŠEDIVÁ.
Podniková informatika.
2., přepracované a aktualizované vydání. Praha: Grada Publishing, 2009. 496 s. ISBN 978-80-247-2615-1.VYMĚTAL, D. Informační systémy v podnicích, teorie a praxe projektování. 1. vydání. Praha: Grada Publishing, 2009. 144 s. ISBN 978-80-247-3046-2.
WALKER, A. J. a kol.
Moderní personální management. Nejnovější trendy a technologie
. 1. vydání. Praha: Grada Publishing, 2003. 253 s. ISBN 80-247-0449-8.