Personální evidence představuje souhrn personálních údajů, které zaměstnavatel potřebuje k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů a zabezpečování personální práce v organizaci.
Jak vést personální evidenci?
Ing.
Martin
Šikýř
Ph.D.
odborný asistent, katedra personalistiky, fakulta podnikohospodářská, Vysoká škola ekonomická v Praze
Plnění povinností vyplývajících z právních předpisů a zabezpečování personální práce v organizaci vyžaduje přesné, úplné a spolehlivé
personální údaje
o zaměstnancích, pracovních místech i personálních činnostech, které zaměstnavateli poskytuje odpovídající
personální evidence
v písemné i elektronické podobě. Přitom platí, že v písemné podobě se zpracovávají veškeré doklady, které musí být podle zákona zpracovány písemně, např. pracovní smlouvy.OSOBNÍ ÚDAJE
Základem personální evidence jsou osobní údaje zaměstnanců.
Zaměstnavatel zpracovává osobní údaje zaměstnanců před vznikem, při vzniku, za trvání, při skončení i po skončení pracovněprávního vztahu.
Zpracování osobních údajů zaměstnanců musí probíhat v souladu s právními předpisy, zejména v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, stejně jako se zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a s dalšími právními předpisy z oblasti pracovněprávní (zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů), daňové (zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů), sociálního pojištění (zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů) nebo zdravotního pojištění (zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů).
Osobní údaje zaměstnanců je možné zpracovávat vedením osobních spisů zaměstnanců.
OSOBNÍ SPIS
Osobní spis obsahuje
písemnosti s osobními údaji zaměstnanců, které zaměstnavatel potřebuje k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů (z oblasti pracovněprávní, daňové, sociálního pojištění, zdravotního pojištění) a zabezpečování personální práce v organizaci.
Používání osobního spisu upravuje zákoník práce (§ 312), podle kterého je zaměstnavatel oprávněn (nikoliv povinen) vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou
nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu
(v pracovním poměru nebo na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr), ovšem samotný obsah osobního spisu žádný právní předpis neupravuje.Osobní spis zaměstnance
zpravidla obsahuje
takové písemnosti jako
žádost o zaměstnání, životopis, osobní dotazník, kopie dokladů o dosaženém vzdělání a dosavadní praxi, potvrzení o zaměstnání
(zápočtový list), popř. pracovní posudek z předcházejícího zaměstnání, doklady o zdravotní způsobilosti, pracovní smlouvu, pracovní náplň, mzdový výměr, evidenci bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, pracovních úrazů, nemocí z povolání, evidenci pracovní doby, evidenci daní z příjmů ze závislé činnosti, sociálního pojištění, zdravotního pojištění, evidenci hodnocení, odměňování, vzdělávání apod.POČÍTAČOVÝ PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM
Počítačový personální informační systém je počítačová aplikace umožňující počítačové zpracování personálních údajů o zaměstnancích, pracovních místech i personálních činnostech, které zaměstnavatel potřebuje k plnění povinností v pracovněprávních vztazích a zabezpečování personální práce v organizaci.
Počítačový personální informační systém HRIS (Human Resource Information System) bývá řešen jako samostatná počítačová aplikace nebo jako součást systému plánování podnikových zdrojů, tzv. ERP (Enteprise Resource Planning) systému, který bývá jádrem podnikového informačního systému a podporuje logistiku, finance a personalistiku.
Standardní aplikace HRIS podporují tzv. personální administrativu, zpracování osobní a mzdové evidence, ovšem moderní aplikace HRIS podporují rovněž tzv. personální rozvoj, plánování, výběr, hodnocení, odměňování, vzdělávání apod. Podstatné rozšíření možností HRIS souvisí s využíváním služeb počítačové sítě internet, která HRIS propojuje s okolními informačními systémy a umožňuje realizovat on-line personalistikuneboli e-personalistiku.
Předností využívání HRIS je zabezpečení jedinečnosti pořizovaných personálních údajů, zefektivnění správy personálních údajů, zdokonalení personálních procesů, rozšíření a sdílení žádoucích znalostí, hodnot, norem a standardů, zlepšení komunikace, koordinace, kooperace apod. HRIS však musí být zaváděn, využíván a rozvíjen s ohledem na specifické podmínky organizace a v souladu se strategickými cíli organizace a musí být vnímán nejen jako nástroj automatizace personální práce, ale především jako nástroj strategického řízení organizace.
Problémem využívání HRIS je neschopnost a neochota uživatelů (personalistů, manažerů i zaměstnanců) systém aktivně využívat a rozvíjet, nevyjasněná odpovědnost za rozvoj systému, nenaplnění očekávání ze zavedení, využívání a rozvoje HRIS, podobně jako řada technických problémů, např. opakovaná nebo nahodilá poruchovost, příliš dlouhá časová odezva, nemožná transformace stávajících personálních údajů, nevhodné uživatelské rozhraní, obtížná spolupráce s ostatními interními a externími informačními systémy apod.
ON-LINE PERSONALISTIKA
On-line personalistika (e-personalistika) znamená využití
služeb počítačové sítě internet
pro zabezpečení personální práce v organizaci. Prostřednictvím služeb počítačové sítě internet,
webových stránek a elektronické pošty
je možné využívat
personální portál
(společné uživatelské rozhraní pro HRIS organizace a okolní informační systémy),
manažerský a zaměstnanecký samoobslužný systém
(zapojení manažerů a zaměstnanců do personalistiky v organizaci),
elektronické získávání zaměstnanců
(e-recruitment),
elektronické vzdělávání zaměstnanců
(e-learning) nebo
poskytování aplikačních služeb
(Application Service Providing).Problematika zavedení, využívání a rozvoje počítačového personálního informačního systému
(HRIS) a
on-line personalistiky
(e-personalistiky) bude
obsahem následujících částí seriálu
Personalistika v řízení školy.Použité a doporučené zdroje
ARMSTRONG, M. Řízení lidských zdrojů. Nejnovější trendy a postupy. 10. vydání. Praha: Grada Publishing, 2007. 789 s. ISBN 978-80-247-1407-3.
DVOŘÁKOVÁ, Z. a kol. Management lidských zdrojů. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2007. 485 s. ISBN 80-7179-893-2.
CHLÁDKOVÁ, A. a P. BUKOVJAN. Personalistka. Dvanáctero správného vedení personální agendy. 3., rozšířené a aktualizované vydání. Praha: ASPI, 2012. 504 s. ISBN 978-80-7357-726-1.
KOUBEK, J. Personální práce v malých a středních firmách. 4. aktualizované a doplněné vydání. Praha: Grada Publishing, 2011. 261 s. ISBN 978-80-247-3823-9.
WALKER, A. J. a kol. Moderní personální management. Nejnovější trendy a technologie. 1. vydání. Praha: Grada Publishing, 2003. 253 s. ISBN 80-247-0449-8.