Intranet aneb centrální mozek školy

Vydáno:

Určitě jste to také zažili - já už několikrát: jako nový zaměstnanec jsem vstoupil do budovy školy se stísněnými pocity a v hlavě mi běžela jedna otázka za druhou. Jací jsou lidé, se kterými budu spolupracovat? Kdo se o co stará? Kdo mi poradí, jak se v budově orientovat? Kde si vyzvednu klíče, čip, kartu? Komu a kde mám odevzdat dokumenty, které se po mně požadují? Kdy a kde se koná první porada předmětové komise? Které formuláře musím vyplnit a proč? Kde najdu informace o suplování? Není někomu nepříjemné, že se pořád na něco ptám? A tak bych mohl ve výčtu otázek pokračovat ještě dlouho.

 

 

 

 

Intranet aneb centrální mozek školy
Mgr.
Petr
Žák,
ředitel Karlínské obchodní akademie a VOŠE, Praha 8
Naposledy jsem měnil působiště před dvěma lety a onen pocit stísněnosti jsem prožíval ještě intenzivněji, protože jsem do budovy školy vstupoval jako nový ředitel. Postupně jsem se seznamoval se svým novým týmem, našimi žáky a studenty, dokumentací školy a místními zvyklostmi. Některé základní informace jsem nalezl na školním intranetu, o který se staral náš učitel a metodik pro informační technologie. Většina učitelů ale intranet nevyužívala a spoléhala se na informační nástěnku před sborovnou. Když jsem potřeboval rychle sdílet nějaké informace, byl jsem odkázán na osobní kontakt, telefon, e-mail, nástěnku, případně školní rozhlas. Začal jsem přemýšlet o možnostech zefektivnění vzájemné komunikace a rozhodl se pro širší využití intranetu. Velkou radost mi udělala názorová shoda se zástupkyněmi ředitele, metodikem IT a sekretářkou, se kterými jsme se vydali na třídenní pracovní cestu, abychom společně od rána do večera vymýšleli budoucí podobu našeho školního intranetu.
Díky intranetu nám zbývá více času na osobní neformální popovídání.
Cíl jsme měli jasný: chceme zpřístupnit na jednom místě, přehledně a rychle co možná nejvíce informací jak žákům a studentům, tak i učitelům a ostatním zaměstnancům školy. Informace a soubory jsou samozřejmě určeny různým adresátům, a proto se v tomto informačním systému zobrazují v závislosti na zařazení a funkci přihlášeného uživatele. Každý uživatel si může u každého bloku vytvořit upozornění na změny, které mu pak přijdou na školní e-mail, který si navíc může přesměrovat i na svůj soukromý telefon, tablet či počítač.
Žáci a studenti mají k dispozici základní informace o škole, školní dokumenty (školní řád, učební plány, rozvrhy, organizaci školního roku apod.), zápisy ze zasedání rady žáků a studentů, informace ze školní jídelny, aktuální školní oznámení a různé soubory jednotlivých učitelů, které se vztahují k jejich výuce.
Zaměstnanci kromě aktuálních oznámení, která může na intranet vkládat kdokoli z nich, najdou přehledně seřazené odkazy na příkazy ředitele, měsíční plány, dokumenty a používané formuláře, s nimiž mohou rovnou pracovat (například různé žádosti, hospitační protokoly, propustky, dokumenty potřebné pro pořádání školních a mimoškolních akcí; zpřístupňujeme zde i různé směrnice, řády a nařízení, ale také odkazy na důležité vyhlášky a zákony), přípravy na aktuální suplování vložené kolegou, za kterého se supluje, zápisy z pedagogických rad a porad, aktuální informace o příchozích a odchozích žácích a studentech, ale i zaměstnancích, informace o tom, kdo a za co ve škole odpovídá, tabulku pro rezervaci místností nad rámec rozvrhu, přehled vyučovaných předmětů a předmětových komisí apod.
Vedení školy a administrativa mají přístup k zápisům z porad vedení, k návrhu výroční zprávy, k různým dokumentům a formulářům, k přehledu úkolů a jejich plnění. K dispozici máme také sekce: virtuální porada, poštovní schránka a kalendář.
Všichni zaměstnanci mají také přístup do zvláštní sekce nazvané Inspirace. Tu jsme rozdělili do různých bloků podle předmětových komisí. Umísťujeme sem nabídky kurzů a školení, ale i všeobecné nápady, názory a události. Všichni uživatelé zde mohou vytvořit a spravovat své příspěvky i komentáře k nim.
V tomto školním roce jsme přijímali několik nových zaměstnanců. Jejich stísněným pocitům z nového prostředí jsme se snažili předejít přidělením uvádějících učitelů, kteří si je přebírají hned první den na recepci školy a věnují se jim celý přípravný týden a pak samozřejmě i v průběhu školního roku. Hned na začátku je seznamují s naším intranetem, který obsahuje i „Manuál pro nového zaměstnance“, v němž naši noví kolegové naleznou veškeré potřebné vstupní informace, důležitá jména a telefonní čísla, návod k obsluze při vyplňování třídní knihy, informace o systému značení učeben a personálním boxu s elektronickými výplatními páskami, IT informace o nastavení zaměstnaneckého intranetu apod.
Každá změna je náročná a někteří lidé ji nepřijímají rádi. Začátky zavedení intranetu na naší škole rozhodně nebyly tak jednoduché, jak se může zdát. Dnes už s úsměvem vzpomínám na reakci zástupkyně ředitele, která prohlásila: „To jsem zvědavá, jak některé učitele přesvědčíme, aby místo nástěnky používali intranet.“ Reakce na sebe nenechala dlouho čekat - v diskusi intranetového informačního kanálu se objevila věta jedné z kolegyň: „Zařekla jsem se, že na intranetu nebudu komunikovat, dávám přednost osobnímu jednání.“
Snažili jsme se všechny přesvědčit, že intranet rozhodně nemá nahradit osobní kontakt, ale má nám urychlit a zjednodušit práci. I díky němu nám zbude více času na osobní neformální popovídání. Dnes už můžu říct, že si na něj všichni zvykli a někteří i přiznali, že jejich prvotní obavy byly zbytečné.